Проверка иностранных работников перед проверкой МВД: чек-лист для компании

Миграционные проверки МВД — не просто формальность. Мы подготовили небольшой чек-лист, какие документы подготовить, когда можно ждать проверку и как можно быстро проверить данные об иностранных работниках, чтобы уменьшить риски.

Миграционные проверки МВД

МВД в рамках миграционного контроля проводит документарные и выездные проверки работодателей, устраивающих иностранных граждан.

Как и в случае с другими службами, проверки у МВД и плановые, и внеплановые, выездные и документарные (пункт 5.1 Приказа МВД России от 28.06.2022 № 468, пункт 2 статьи 29.2 Федерального закона от 25.07.2002 № 115 ФЗ). Разве что очередность и сроки плановых проверок устанавливаются не федеральным законом, а территориальными органами полиции (пункт 87

Значит работодателю лучше заранее ознакомиться с регламентами МВД по месту своей регистрации, где и будут проводить выездные проверки. А вот когда — неизвестно точно, да и внеплановая может нагрянуть в любой момент.

Внеплановую проводят без предупреждения по жалобам граждан, в случае потокового найма иностранцев или по данным мониторинга — информация не сходится или сотрудники попали в РКЛ.

Да, с 2025 года в РФ действует реестр контролируемых лиц (РКЛ), куда вносят данные о любых иностранцах и лицах без гражданства, которые нарушают правила пребывания и въезда в страну (Федеральный закон от 08.08.2024 № 260-ФЗ). Аннулированы разрешительные документы, запрет на въезд, нарушения срока пребывания или закона — все, включая персональные данные, вносят в реестр и потом высылают.

Работодатели не обязаны его проверять, но это бывает полезно. 

Стоит быть готовым к проволочке: выездная проверка по юридическому адресу компании может длиться около 7 рабочих дней, дольше еще на 7 рабочих дней — только при особых обстоятельствах (пункт 21.2 Приказа МВД России от 28.06.2022 № 468). Просто документы могут смотреть аж 20 рабочих дней (21.1 Приказа МВД России от 28.06.2022 № 468).

МВД для внеплановой проверки обязательно вынесет решение о проведении. Они вправе заходить внутрь, но обязаны показать удостоверение и копию решения.

По итогу проверки работодатель получит один из экземпляров акта. К нему приложат и заключения экспертов, и протоколы об исследовании и опросах сотрудников, и предписания (что устранить и в какой срок). Конечно же, приложат и протокол, если будет состав нарушения.

Как всегда быть готовым

Главное, что смотрят, — разрешительные документы, хотя могут проверить и компьютеры. Потому нужно заранее (и регулярно) проводить аудит всей документации, не только договоров, но и уведомлений, патентов, полисов и всего, что бухгалтерия и HR-отделы обрабатывают.

Общие документы по сотрудникам

Собираем документы: копии паспорта, миграционные карты, временные регистрации, медицинские полисы (ДМС), а также трудовые или ГПХ договоры.

Что проверять: сначала соответствие сведений, чтобы каждый реквизит совпал. Затем — сроки действия страховок, регистраций и договоров.

Разрешительные миграционные документы

Собираем документы: Патенты на работу (для граждан стран с безвизовым въездом в РФ) или разрешения на работу. Не касается граждан стран ЕАЭС, у них только договоры посмотрят. К патентам — обязательно квитанции об оплате за все месяцы.

Что проверять: очень внимательно — сроки и оплату. На каждом документе должны быть отметки о сроке действия. Патенты нужно оплачивать регулярно. Смотрим, продлены ли разрешения на работу, когда истекают их сроки. Совпадают ли в разрешительных документах и в документах работника данные по адресу регистрации и месту работы — все должно быть в одном регионе.

Уведомления МВД

Собираем документы: отрывная часть уведомлений о постановке на миграционный учет и копии уведомлений МВД о заключении договоров (статья 13 Федерального закона от 25.07.2002 № 115 ФЗ). Если подавали очно, на документе будет отметка о принятии. Если через Госуслуги — можно и скриншот предоставить.

Что проверяем: факт наличия уведомлений, отсутствие просрочек, что нет оснований уведомлять о расторжении договоров и соответствуют ли сведения.

Деталь: гос органы могут аннулировать разрешительные документы — это немедленное расторжение договора. А вот просто истек срок патента или РВП — работника можно просто на месяц отстранить, чтобы тот привел документы в порядок (ТК РФ Статья 327.5. Особенности отстранения от работы работника, являющегося иностранным гражданином или лицом без гражданства). Но истечение срока — основание внеплановой проверки (статья 32 Федерального закона от 25.07.2002 № 115 ФЗ)

Риски

И ИП, и компании отвечают как компании, и штрафы за нарушения огромны. 

Каждая просрочка каждого документа, каждое не поданное уведомление по каждому сотруднику — отдельный административный состав. Набрали несколько нарушений — у вас пара миллионов штрафа на компанию или ИП.

Штрафы за ошибки в оформлении

Нет патента или разрешения, или они просрочены, приняли на работу не в том регионе, не совпали профессии в документах, приняли не по квоте — штраф 400 000 - 800 000 рублей и возможная приостановка деятельности на 3 месяца по 18.15 КоАП. 

Ошибки с уведомлениями

За неуведомление или просрочку уведомления штраф 400 000 - 1 000 000 руб.

Штрафы за нарушения миграционного учета

Работодатели могут выступать принимающей стороной и даже предоставлять жилье. В этом случае проблемы с документами тоже дорого стоит. Например, предоставить жилье мигранту, внесенному в РКЛ обойдется в 400-500 тысяч рублей (статья 18.9 КоАП)
Ложные сведения или подлог документов — очевидно умышленное нарушение по 19.27 КоАП со штрафом до 800 тысяч рублей.