Подписание документов факсимильной подписью: упрощение документооборота или риски и головная боль?
Факсимильная подпись (ФП) упрощает документооборот компании. Процесс подписания документов автоматизируется. Но использовать клише-печать можно далеко не во всех случаях. Представителям юрлиц и ИП стоит знать о ситуациях, при которых лучше воздержаться от визирования документов ФП.
В каких случаях можно использовать ФП
Гражданский кодекс Российской Федерации №51-ФЗ от 30 ноября 1994 года (далее — ГК РФ) допускает факсимильное воспроизведение собственноручной подписи руководителей и должностных лиц (п. 2 ст. 160 ГК РФ). Но, в силу п.3 ст.2 ГК РФ, гражданское законодательство не применимо к налоговым правоотношениям. Исключение: наличие оговорки в отдельных законах и правовых актах (НПА).
Термин «факсимиле» в российском законодательстве не зафиксирован. Все вопросы касательно применения ФП урегулированы недостаточно. Четкое определение документа, заверенного ФП, отсутствует. Но есть прямые запреты на использование такого способа визирования документации.
Пояснения Минтруда
Минтруд в письме №14-6/ООГ-1863 от 15 марта 2023 года отметил, что подписание кадровой документации с помощью ФП, включая трудовые договоры (ТД), недопустимо. ТД подписываются от руки или с применением ЭЦП в силу ст.67 ТК РФ. Если визируется электронный документ, подписи должны соответствовать требованиям ст.ст.22.1–22.3 ТК РФ.
При заключении ТД, соглашения о материальной ответственности и прочих кадровых бумаг (ст. 22.3 ТК РФ) в системе электронного документооборота можно пользоваться:
-
усиленной подписью (УКЭП);
-
усиленной неквалифицированной подписью — предоставленной в рамках онлайн-сервиса электронного правительства.
Положения ст.ст 22.1–22.3 ТК РФ применяются не во всех случаях. Например, они не распространяются на:
-
трудовые книжки;
-
данные о деятельности по ТК РФ;
-
акты о НС на производстве;
-
приказы на увольнение;
-
инструктажи по охране труда.
-
подпись — реквизит, который содержит собственноручную роспись;
-
подписание — заверение бумаг собственной подписью.
В силу п.4.22 указанного выше ГОСТа, реквизиты на документах кадрового учета содержат в обязательном порядке должность подписанта и ручную подпись с расшифровкой. Приказ о применении ФП кадровом деле ничтожен.
Подписание документации для ФНС
Счет-фактуры применяются в качестве документов-оснований приемки товаров, работ или услуг к вычету по налогу на добавленную стоимость — см. 21 НК РФ. Этот документ подписывают руководитель, главбух и другие уполномоченные лица, чьи полномочия указаны в приказе или доверенности. Электронные накладные визируют УКЭП.
Эксперты не раз подчеркивали, что заверение передаточных документов ФП не предусмотрено налоговым законодательством (гл.25 НК РФ, п.1252 НК РФ). С ними солидарны представители Минфина: см., например, письма №03-07-14-25364 от 10 апреля 2019 года и №03-03-06/1-81951 от 08 декабря 2017 года.
Президиум ВАС РФ еще в начале 2010-х отметил, что в ст.169 НК РФ не указана возможность визирования счетов-фактур с помощью ФП. Заверенные факсимильным методом счета-фактуры не могут применяться с целью расчета налога на добавленную стоимость (НДС) к вычету. Подобная позиция отражена в:
-
Постановлении Президиума ВАС РФ №4134/11 от 27 сентября 2011 года по делу № А33-20240-2009;
-
Постановлениях СЗО №Ф07-891/2021 от 18 марта 2021 года по делу №А26-2242-2020 и АС ЦФО №Ф10-2143-2016 от 07 июля 2016 года по делу №А62-2696-2015;
-
Определении Верховного суда РФ №307/ЭС21-10502 по делу №А26-2242-2020 от 16 июля 2021 года.
Судьи сходятся во мнении, что отказ в предоставлении вычета по счетам-фактурам, подписанным с помощью ФП, правомерен. Если «первичка» завизирована с помощью ФП, учесть НДС при исчислении налоговой базы по налогу на прибыль не получится.
Чтобы затраты были признаны подтвержденными, документацию нужно оформлять в порядке ФЗ №402 от 06 декабря 2011 года. Подпись с ФИО и другими реквизитами для определения личности подписанта обязательна (см. п.6 ч.2 ст.9 №402-ФЗ, письмо Министерства финансов №03-03-06/1/81951).
Минфин в письме №0311-11/45946 от 10 июня 2021 года отметил, что платежную и финансовую документацию нужно подписывать от руки. Затраты в актах выполненных работ/оказанных услуг нельзя принять к учету при определении налогооблагаемой базы по упрощенной системе налогообложения.
Факсимиле не ставят на доверенностях, платежках и финансовой документации — см. письмо Министерство по налогам и сборам РФ №18-0-09/000042@ от 01 апреля 2004 года. Тогдашний МНС ввел запрет на применение ФП сотрудниками ИФНС в своей деятельности.
Документация по договорам и госзакупки
Факсимильное воспроизведение личной подписи ГК РФ признает аналогом собственноручной подписи. В частности, при наличии такого соглашения можно использовать ФП для визирования актов работ (услуг). Важный нюанс: в договоре должна быть указана соответствующая оговорка.
Министерство экономического развития в письме №Д28и-2252 от 02 сентября 2016 года со ссылкой на п.2 ст.130 ГК РФ отметило, что в законе о госзакупках нет оговорки об использовании ФП при визировании сделок. При этом можно заключать доп. соглашения на применение ФП — №223-ФЗ от 18 июля 2011 года и №44-ФЗ от 05 апреля 2013 года.
Представители Минэкономразвития подчеркнули, что порядок закупок определяется заказчиками в положениях о закупках в силу №223-ФЗ. Если предусмотреть в положении использование ФП, то такой способ будет признан правомерным.
Таким образом, факсимиле на юридически значимой и финансовой документации признается недействительным даже при наличии приказов и распоряжений. ФП в 2023 году стоит использовать лишь на второстепенных документах.
