ФНС имеет право требовать у налогоплательщиков документы и переписку, которые содержат информацию о его деятельности, и тот обязан предоставить их (пункт 6 части 1 статьи 23 Налогового Кодекса, дело № А40-36991/2018). Во время выездных проверок ФНС тоже может смотреть документы, а налогоплательщик не имеет права им мешать (часть 12 статьи 89 Налогового Кодекса). Даже для получения оригиналов документов на руки нужно особое оформленное уведомление (Письмо ФНС от 15.01.2019 № ЕД-4-2/356@). В остальном налоговый орган обычно ограничивается копиями (статьи 89, 93 Налогового Кодекса).
ФНС может смотреть далеко не всё, а лишь документы, подтверждающие начисление, расчеты, правильность сумм и соблюдение сроков по уплате налогов и сборов и другие, относящиеся к деятельности налогоплательщика. То же относится к переписке по электронной почте и даже в мессенджерах.
Если налогоплательщик отказывается или игнорирует требования в течение 10 дней, ему может быть назначен штраф в размере 200 рублей за каждый не предоставленный документ или носитель (статья 126 Налогового Кодекса).
Отказ предоставить, просрочка или игнорирование требования — еще не основание для выемки.
Процедура
Налоговый орган должен издать постановление и мотивировать его: ФНС должны обоснованно подозревать налогоплательщика в возможном уничтожении или сокрытии данных (статья 94 Налогового Кодекса).Обычно это значит, что налогоплательщик и раньше не предоставлял документы, удаляет файлы, ликвидирует компанию, или контрагенты проходят банкротство, а документы хранят у плательщика. Выемку производят только в рамках выездной проверки, то есть постановлений должно быть 2: о выездной проверке и о выемке.
Это постановление еще и утверждает руководитель того же налогового органа. Без этих ключевых условий выемку не провести, иначе полученные документы будут недопустимыми доказательствами.
При выемке обязательно присутствуют понятые, не меньше двух, никак не связанных ни с одной из сторон. Сотрудники компании на роль понятых не подходят.
А по итогам процедуры обязательно составляют протокол выемки (статья 99 Налогового Кодекса). В нём указывают перечень изъятых данных, их описание, название, количество, отличительные черты. Если копировали базы данных или другие электронные данные, то отражают хэш-суммы. Пишут и о предъявлении постановления, данные о привлеченных понятых и любые замечания сторон.
При этом ФНС должны составить протокол и об итогах выездной проверки. Если процедура проверки в целом нарушена, то и выемку признают недействительной — процедура проводится в рамках проверки (статья 101 Налогового Кодекса).
Перечень данных и хэш-суммы критически важны, потому что выемку ограничивают по предмету и периоду (часть 12 статьи 89 Налогового Кодекса).
То есть ФНС должны изымать те данные, которые относятся к делу. Так и произошло в деле № А41-55000/2025. ФНС изъяла переписку по электронной почте бухгалтера компании. Через почтовый адрес несколько человек управляли компанией и аффилированными лицами, обсуждая заключение мнимых и притворных сделок, чтобы занижать налоговую базу. То есть вносили правки в первичную документацию и бухгалтерские проводки. Притом контрагент знал об этом, а сделки исполнить не мог (о чем знала сама компания). И в офисе организации были печати других компаний.
Важно!
Выемку можно проводить по месту нахождения данных, даже если те находятся у аутсорс-компаний (например, предоставляют услуги бухгалтера или почтово-сервисные услуги, включая аренду офиса для юридического адреса и хранения учредительных документов). Общее правило — выемка по месту регистрации, но если там данных нет, можно изъять документы и носители налогоплательщика у подрядчиков (дело № А55-30340/2023).
Нет единой практики в отношении выемки данных у всех контрагентов. Верховный суд признавал это незаконным (дело № А06-14570/2019). Да, там были нарушения процедуры — постановления ни о проверке, ни о выемке ФНС не вынес. Но также Суд отметил, что взаимозависимость еще не значит, что налоговый орган может у всех участников изымать документы. Но есть практика и обратная, когда взаимозависимость — достаточное основание для ФНС, чтобы начать действовать (дело № А40-117986/2021).
Что можно изъять
Изъять могут любые носители, относящиеся к делу: бумажные договоры, приказы, ведомости и т.д, а также электронные носители данных (сервера, жесткие диски, флешки, винчестеры и т.д.) и даже электронные базы данных (1С, например) и переписки в почте или мессенджере.Важно, чтобы они касались предмета проверки. Если по протоколу ФНС изымает лишнюю или нерелевантную информацию, а также данные за рамками периода проверки (например, переписку изъяли вообще за всё время) это нарушает статью 94 Налогового Кодекса.
Конкретного перечня нет, но есть критерии, установленные Минфином в Письмах от 20.09.2024 № 03-02-08/91096 и от 12.05.2017 № 030-03-06/1/28744. И точный состав документов на момент постановления знать не нужно, его указывают уже в протоколе (дело № А70-7423/2017). Это не значит, что действия ФНС нельзя будет оспорить.
Случается, что изымают рабочие ноутбуки или телефоны. В одном из кейсов ФНС произвела выемку еще и личных телефонов и ноутбуков (дело № А40-282720/2023). ФНС мотивировала это тем, что личные вещи сотрудников не отграничили от имущества компании, и налоговый орган предполагает, что всё находящееся в офисе организации имущество принадлежит ей. Компания же должна активно заявлять о том, какими техникой, документами и вещами она не владеет. Все инстанции встали на сторону ФНС.
