Продолжение.
Существенной корректировке поверглись сроки хранения кадровой документации.
Документы кадрового учета
ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ С УЧЕТОМ НОВЫХ СРОКОВ (1 ЧАСТЬ)
Приведем некоторые из них (ч.8 Перечня):
|
№ п/п |
Наименование документа |
Установленные сроки хранения |
Основание (нормативный документ) |
|
1 |
Документы (справки, предложения, обоснования, переписка) о состоянии и мерах по улучшению охраны труда |
5 лет |
П.409 Перечня |
|
Важно!
Ранее такие документы компании должны были хранить постоянно (п.606 «старого» Перечня).
|
|||
|
2 |
Документы о дисциплинарных взысканиях |
3 года |
П.434 Перечня |
|
3 |
Уведомления, предупреждения работников (ранее специального срока хранения такие документы не содержали) |
3 года |
П.436 Перечня |
|
4 |
Согласие на обработку персональных данных |
3 года после истечения действия согласия или его отзыва |
П.441 Перечня |
|
Важно!
Ранее согласие на обработку персональных данных компания должна была хранить постоянно (п.655 «старого» Перечня)
|
|||
| 5 | Заявления сотрудников о выдаче документов, связанных с работой, и их копий (ранее специального срока хранения такие документы не содержали) | 1 год | П.451 Перечня |
| 6 | График отпусков | 1 год | П.453 Перечня |
|
Важно! Ранее график отпусков компании должны были хранить 3 года (п.693 «старого» Перечня). |
|||
| 7 | Карточки учета, базы данных об отпусках | 5 лет | П.463 Перечня |
|
Важно!
Ранее карточки отпусков и базы данных об отпусках компании должны были хранить 3 года (п.695 «старого» Перечня).
|
|||
Ответственность за нарушение правил хранения документов
В случае если ненадлежащее хранение документов привело их к утрате, то организации необходимо позаботиться о восстановлении утраченных документов.
В противном случае для организации могут наступить негативные последствия в виде штрафа по ст.120 НК РФ:
-
10 000 рублей в случае утраты документов в течение одного налогового периода (п.1 ст.120 НК РФ);
-
30 000 рублей в случае утраты документов в течение более одного налогового периода (п.2 ст.120 НК РФ).
Если утрата документов привела к искажению налогооблагаемой базы (к ее занижению), то штраф составит 20 процентов от суммы неуплаченного налога, но не менее 40 000 рублей (ст.122 НК РФ).
Нельзя забывать и про возможность определения налоговых обязательств расчетным путем. Такое право предоставлено налоговым органам в случае отсутствия документов, подтверждающих доходы и расходы (пп.7 п.1 ст.31 НК РФ). Однако такой поворот событий не выгоден компании, поскольку размер налоговой базы может оказаться существенно выше, чем при ее документальной подтверждении, что повлечет доначисление суммы налогов, штрафов и пеней.
В уголовной законодательстве (п.1 ст.325 УК РФ) похищение, уничтожение, повреждение или сокрытие официальных документов из личной заинтересованности может быть наказано лишением свободы на срок до одного года. Но, такая мера может быть применена правоохранительными органами при получении доказательств фактов заинтересованности.
Ответственность за хранение документов
В силу п.1 ст.7 Закона №402-ФЗ за организацию хранения документов несет ответственность руководитель организации (например, за наличие отдельно выделенного помещения, стеллажей под архив, специальных шкафов). Главный бухгалтер несет ответственность за организацию работ по сохранности этих документов (например, за составление реестра, подшивку документов) и передачи их в архив. Например, информация на чеках имеет свойство с течением времени выцветать, а поэтому необходимо изготовить копии чеков, заверить их подписью и печатью организации (Письмо Минфина РФ от 03.04.2007 г. №03-03-06/1/209).
Кодексом об административных правонарушениях (КоАП) предусмотрена ответственность за нарушение порядка и сроков хранения документов.
Например, нарушение порядка и сроков хранения учетных документов влечет штраф на должностных лиц от 5 тыс. до 10 тыс. рублей (п.1 ст. 15.11 КоАП РФ), а за неисполнение АО (ООО) обязанности по хранению документов в течение сроков, предусмотренных действующим законодательством, штраф в размере от 2,5 тыс. до 5 тыс. руб., на компанию - от 200 тыс. до 300 тыс. рублей.
Административное наказание по заявлению налоговой инспекции назначает суд (ч. 1 ст. 23.1, ст. 15.11 КоАП РФ). При назначении наказания суды, как правило, исходят из того, что руководитель отвечает за организацию бухгалтерского учета, а главный бухгалтер - за его правильное ведение и своевременное составление отчетности (п.24 постановления Пленума ВС РФ от 24.10.2006 г. №18).
