Ведение кадрового учета отнимает много времени и сил. Как правило, в небольших компаниях функцию кадровика может выполнять бухгалтер или работник другой профессии. Как облегчить ведение кадрового учета?
Как говорится в одном афоризме, есть два типа работодателей – первым люди требуются на постоянную работу, а вторым - постоянно требуются на работу. Подбором, оформлением людей на работу и увольнением с работы, занимается кадровик. Не зря говорят, что кадровик – это кладоискатель человеческих талантов, навыков и умений.
Но если компания очень маленькая и не в состоянии содержать самого кадровика, приходится упрощать кадровый учет.
Кому разрешено упрощать кадровый учет?
Не все небольшие компании могут организовать «облегченный» кадровый учет. Такая привилегия пока существует только у микропредприятий с 1 января 2017 г. (Федеральный закон от 03.07.2016 г. №348-ФЗ). Особенности упрощенного кадрового учета для микропредприятий прописаны в главе 48.1 ТК РФ.
В свою очередь, категория микропредприятий раскрыта в специальном законе (ст.4 Федерального закона от 27.07.2007 г. №209-ФЗ).
К микробизнесу относятся компании и предприниматели, у которых среднесписочная численность работников составляет не более 15 человек, а доход за год– не более 120 млн рублей.
При этом для хозяйственных обществ суммарная доля участия в уставном капитале государственных и муниципальных учреждений, общественных и религиозных компаний, благотворительных фондов не должна составляет более 25%.
К микропредприятиям могут быть отнесены и НКО при соблюдении вышеуказанных критериев (постановление Правительства РФ от 19.04.2021 г. №617).
Сведения о микропредприятиях должны быть внесены в единый реестр субъектов малого и среднего предпринимательства.
Если эти условия выполнены, то компания и ИП могут организовать упрощенный кадровый учет.
В чем суть ведения упрощенного кадрового учета?
Основной задачей «облегченного» учета является значительное снижение кадрового документооборота.
Если кадровик на предприятии вынужден разрабатывать различного рода локальные положения, например, по оплате труда, премировании, должностные инструкции на работника, правила внутреннего трудового распорядка, графики сменности, положения о служебных командировках, то при упрощенном учете эти локальные документы можно не оформлять.
При желании компания или ИП может разработать или сохранить часть локальных нормативных документов. Например, если работники часто ездят в командировку, то не лишним будет иметь положение о служебных командировках.
При организации упрощенного кадрового учета не придется разрабатывать индивидуальные условия трудовых договоров с работниками, а достаточно оформить типовой трудовой договор.
На сегодняшний день форма типового трудового договора утверждена постановлением Правительства РФ от 27.08.2016 г. №858.
В типовой форме в обязательном порядке указываются (ст.309.2 ТК РФ):
-
общие положения;
-
права и обязанности работодателя и работника;
-
оплата труда;
-
рабочее время, время отдыха;
-
охрана труда;
-
социальные и иные гарантии;
-
иные положения;
-
ответственность работодателя и работника.
В типовой форме договора есть примечание. В нем указывается, какие пункты договора предусматриваются для определенной категории сотрудников.
ИЗМЕНЕНИЯ НА РЫНКЕ ТРУДА В СВЯЗИ С МОБИЛИЗАЦИЕЙ
Типовой договор – это не догма. При необходимости работодатель может добавлять и исключать отдельные пункты (письмо Минтруда РФ от 30.06.2017 г. №14-1/В-591). Главное, чтобы трудовой договор был адаптирован под нужды конкретного бизнеса. Все гарантии, которые были установлены локальными актами компании, от которых бизнесмены отказались, должны быть прописаны в трудовом договоре.
В любом случае работодатель должен соблюсти основное требование – нормы трудового договора не должны ухудшать положение работника и не противоречить нормам ТК РФ.
От каких документов нельзя отказаться при упрощенном способе?
Упрощенный способ не позволяет отказаться от некоторых необходимых кадровых документов.
В любом случае все работодатели должны составлять график отпусков. Помимо того, что это обязанность работодателя и его запрашивают проверяющие из трудовой инспекции, такой график необходим самой компании. Благодаря графику отпусков работодатель сможет спрогнозировать производственный процесс безболезненно.
Отсутствие графика отпусков чревато штрафом.
Еще одним документом, который нельзя проигнорировать, является штатное расписание. Без него не может обойтись ни один работодатель. Штатное расписание запрашивают при проверке налоговики, специалисты фонда соцстраха, трудовые инспекторы. Со штатным расписанием неразрывно связана трудовая функция работника (ст.57 ТК РФ).
Размер штрафа за его отсутствие составляет до 50 тыс. рублей для компании, а для руководителя – до 5 тыс. рублей.
Микробизнес обязан также разработать положение о работе с персональными данными, иметь и ознакамливать работников с инструкциями по охране труда.
Если микробизнес ведет деятельность, связанную с соблюдением гостайны, то нужно разработать положение о ее неразглашении. Либо этот пункт добавить в типовой трудовой договор.
При ведении упрощенного учета нельзя отказаться от ведения трудовых книжек работников. Порядок ведения трудовых книжек не меняется (приказ Минтруда РФ от 19.05.2021 г. №320н).
Что делать, если микропредприятие утратит свой статус?
Если по той или иной причине микропредприятие утратило свой статус, то работодателю придется разрабатывать и внедрять все локальные нормативные акты компании. А форму типового трудового договора можно не менять.
На внедрение локальных актов работодателю отводится время – не позднее четырех месяцев с даты, когда в единый реестр МСП внесли изменения. Это может быть, как переход компании или ИП в статус малого или среднего бизнеса. Либо микропредприятие может быть исключено из реестра МСП по причине превышения установленных показателей.
