Компания нанимает иностранного топ-менеджера или IT-специалиста? Какие изменения в отчетности следует учесть работодателю? Как организовать взаимодействие бухгалтерии и HR, чтобы отчетность не содержала ошибок?
Какие уведомления должен подавать работодатель в отношении ВКС
В отношении иностранцев со статусом ВКС работодатель подает уведомления:
-
о заключении трудового либо гражданско-правового договора;
-
о прекращении либо расторжении таких договоров;
-
об исполнении обязательств по выплате заработной платы ВКС.
Если первые два уведомления направляются в территориальное подразделение МВД в отношении всех иностранцев, которых приняли или уволили, то последнее – только в отношении ВКС.
Уведомление в части заработной платы ВКС направляется работодателем раз в квартал.
Сведения о заработной плате ВКС работодатель должен учесть по состоянию на последний день каждого отчетного квартала: на 31 марта, 30 июня, 30 сентября и 31 декабря.
Работодатель должен предоставлять форму не позднее последнего рабочего дня месяца, который следует за отчетным кварталом.
Например, срок представления уведомления за 3 квартал 2026 года – не позднее 31 октября 2026 г. Информация за 3 квартал 2026 года должна быть сформирована по состоянию на 30 сентября 2026 г.
Уведомления о приеме или увольнении ВКС сдается не позднее трех рабочих дней с даты заключения договора (п.8 ст.13 Федерального закона от 25.07.2002 г. №115-ФЗ).
Уведомление подается по месту фактического выполнения работы иностранцем - ВКС. Отчет трехдневного срока осуществляется с даты подписания либо расторжения трудового договора (письмо Минтруда от 24.12.2025 г. №16-6/10/В-23238).
Как заполнить уведомление о фактической выплате зарплаты ВКС
МВД обновила бланк уведомления и инструкцию по его заполнению (приложение №5 к приказу МВД от 12.05.2026 г. №290).
Уведомление о выплате заработной платы заполняется разборчиво от руки или с использованием технических средств на русском языке. При заполнении уведомления не допускаются зачеркивания, использование сокращенных слов, кроме официальных, аббревиатур и исправления.
В уведомлении должны быть заполнены все соответствующие поля.
Бланк состоит из 6 разделов.
В разделе 1 приводятся сведения о работодателе: полное наименование (согласно ЕГРЮЛ), номер ЕГРЮЛ, ИНН компании, адрес места нахождения работодателя или заказчика работ.
Важно знать, что в новой форме поле ИНН работодателя или заказчика стало обязательным реквизитом.
Раздел 2 содержит сведения об иностранце: ФИО, гражданство, дату рождения, реквизиты паспорта, ИНН.
В разделе 3 указываются сведения о разрешении на работу: серия, номер, дата выдачи и срок действия.
Из новой формы убрали информацию о профессии ВКС и территории действия разрешения. Такие сведения есть в базе МВД.
Раздел 4 включает в себя информацию о трудовом договоре или договоре гражданско-правового характера: дата заключения, начала действия и окончания договора – при срочном договоре.
В разделе 5 приводятся сведения о сумме выплаты зарплаты ВКС.
Сумма выплаты показывается помесячно - за каждый месяц квартала.
Если работодателю недостаточно знако-мест в соответствующем поле уведомления, то заполняется приложение к уведомлению с обязательным указанием в нем порядкового номера и наименования поля, в которое вносится недостающая информация, а также фамилии, имени, отчества ВКС.
Уведомление о выплате заработной платы и приложение к нему, которое состоит из двух и более листов, прошиваются и пронумеровываются.
На обороте последнего листа делается заверительная запись: количество подшитых листов, фамилия, инициалы и подпись лица, которое представляет уведомление о выплате заработной платы. Как правило, в организации назначается уполномоченный сотрудник на подачу уведомления о выплате заработной платы.
Какую заработную плату указывать в уведомлении
В уведомлении должна быть корректно указана зарплата ВКС.
В разделе 5 уведомления работодателем указывается начисленная зарплата, которая включает в себя компенсационные и стимулирующие выплаты. Например, надбавку за мастерство, премии за выполнение плана, компенсацию за работу во вредных или опасных условиях труда.
Если иностранец – ВКС находился в отчетном периоде в командировке, то ему начисляется за дни нахождения средний заработок. Он также учитывается в 5 разделе.
Важно знать, что заработная плата указывается до удержания НДФЛ.
Если иностранцу выделяли материальную помощь, выплачивали больничные пособия, то эти выплаты не входят в размер оплаты труда (письма Роструда от 20.05.2016 г. №ТЗ/2713-6-1, от 23.06.2016 г. №0163-6-1).
В уведомлении также не отражаются отпускные выплаты, поскольку они не являются зарплатой ВКС.
Как организовать взаимодействие бухгалтерии и HR
Самыми частыми ошибками при подаче уведомления являются:
-
неактуальные данные иностранца;
-
неверный размер зарплаты.
Зачастую уведомление о приеме на работу или увольнении ВКС подается с запозданием по причине плохого взаимодействия HR-службы и бухгалтерии.
В крупных компаниях оформлением приема, перевода и увольнения сотрудников занимается кадровая служба.
После кадровых движений информация должна своевременно передаваться в бухгалтерскую службу для правильного расчета с сотрудником и своевременной подаче уведомления в территориальное подразделение МВД.
Для этих целей нужно выстроить четкую систему взаимодействия между ответственными службами:
- Определить ответственных сотрудников каждой службы.
- Установить сроки передачи документов.
Например, работник HR-службы передает кадровые приказы ежедневно до конца рабочего дня в бухгалтерию.
Если в компании налажена система электронного документооборота, то кадровая информация вносится в нее в режиме онлайн.
Одним из вариантов является ведение кадрового и зарплатного учета в единой программе с последующей синхронизацией данных. Например, 1С:ЗУП.
Некоторые крупные компании используют SAP R/3, куда сразу вносится кадровая информация.
- Установить даты сверки между отделами.
Для того чтобы исключить расхождения в данных иностранцев, необходимо периодически проводить сверки данных. Например, один раз в неделю.
