Системы электронного документооборота

Для ведения документации на предприятии многие компании используют системы электронного документооборота (СЭДО). Рассмотрим, как выбрать ЭДО в 2023 году.

Как выбрать систему документооборота?

Сегодня на рынке СЭДО продукты по характеристикам и функционалу очень похожи. Чтобы выбрать подходящую ЭДО, необходимо выполнить несколько шагов. Рассмотрим каждый этап детально.

Шаг 1 – Узнать о компании-интеграторе

На этом этапе нужно изучить предложения на рынке и информацию о компаниях-разработчиках ПО: отзывы клиентов, информацию в СМИ и в рейтингах по типу РБК.

Лучше отдавать предпочтение известным вендорам: переход на ЭДО будет максимально бесшовным, а документооборот — защищен от непредвиденных ситуаций. Узнайте, сколько разработчик ЭДО работает и сколько у него пользователей. Идеально, если опыт работы более 10 лет.

Шаг 2 — Уточнить, как поставщик сервиса ЭДО обеспечивает безопасность информации

Соблюдает ли поставщик услуг требования ФЗ №152-ФЗ от 27 июля 2006 года «О персональных данных»? Проверьте, есть ли компания в реестре операторов, которые осуществляют обработку персональных данных. Такая база данных есть на сайте [АК1] Роскомнадзора.

Запросите политику обработки персональных данных. Нужно выяснить следующие моменты:

1. Где и как хранятся пользовательские данные — сколько серверов, где они расположены, есть ли резервное копирование на нескольких устройствах.

2. Доступна ли опция авторизации через социальные сети — такой способ аутентификации небезопасен. Злоумышленники могут взломать аккаунт и получить доступ к конфиденциальной информации.

3. Проводит ли компания аудит, какие есть лицензии и сертификаты — как минимум должны быть сертификаты ФСТЭК и ISO.

Шаг 3 — Протестировать функционал сервиса

У многих поставщиков сервисов ЭДО есть демоверсии продуктов. Лучше протестировать несколько систем перед принятием решения о внедрении одной из них.

Стоит обратить внимание на следующие функции:

• наличие шаблонов документов;

• алгоритм заверения и отправки документации — отслеживание статуса, протокол подписания, массовая рассылка;

• методы согласования — количество подписантов, согласователей, история изменения документов;

• архив — наличие выгрузки из API, 1С, веб-интерфейса, срок хранения, резервное копирование;

• интеграция с SAP и 1С — чем больше поддерживается конфигураций, тем более гибкой является платформа;

• проверка электронной подписи и наличие метки времени подписания документа — такой сервис предоставляют только компании со статусом удостоверяющего центра (УЦ);

• сервис уведомлений — оповещения в SMS и мессенджерах.

А еще стоит выяснить, насколько хорошо работает техподдержка. Стоит почитать отзывы реальных клиентов о том, как проводилось внедрение и активация сервиса, обучение и интеграция.

Важным критерием отбора является отказоустойчивость ПО. Платформы для ЭДО часто подвергаются хакерским атакам. Стоит уточнить, как поставщик услуг решал такие проблемы, как это отразилось на пользователях и за сколько удалось восстановить доступ.

Шаг 4 — Убедиться в удобстве системы для пользователей

Внедрение СЭДО может вызвать негативную реакцию со стороны персонала и усложнить бизнес-процессы. Чтобы этого не произошло, стоит отдавать предпочтение интуитивно-понятным программам с минимальными настройками. Удобно, если у сервиса есть мобильная и веб-версии, гибкие фильтры поиска документов.

Как можно сэкономить на покупке системы электронного документооборота?

Необходимо определить функционал СЭДО и оценить потребности бизнеса. Стоит определить параметры для разных видов документов:

• количество;

• виды документации;

• необходимость придания электронным документам статуса подлинника с учетом требований законодательства;

• сроки хранения.

Из списка стоит исключить документацию, которую нельзя оформлять в электронном виде. Оставшуюся нужно отсортировать на приоритетную и неприоритетную. Важно сразу предусмотреть возможности расширения функционала и интеграции. В таком случае можно будет устанавливать дополнительные модули по мере необходимости.

На цену нужно обращать внимание в последнюю очередь. Срок хранения кадровых документов составляет до 50 лет, поэтому ПО нужно выбирать по качеству и надежности.

Как происходит по этапам внедрение системы электронного документооборота на предприятии?

Внедрение СЭДО на предприятии проводится в три основных этапа. Рассмотрим каждый из них детально.

Этап 1 – Анализ делопроизводства компании

На этом этапе определяют цели и задачи, риски и сложности перехода на ЭДО. Основные процедуры:

1. Диагностика документопотока в подразделениях и с контрагентами.

2. Изучение цикла согласования документации, способов регистрации корреспонденции.

3. Анализ работы архива.

4. Проверка делопроизводства на соответствие нормам законодательства.

На этом этапе рассчитывают потенциальную нагрузку на СЭД. Результат аудита — заключение о целесообразности внедрения СЭД с перечнем требований к разработчику.

Этап 2 – Разработка схемы автоматизации

Для формирования программного комплекса можно использовать готовое решение или дополнительные прикладные алгоритмы. По окончании работы специалистов СЭД тестируется на соответствие техзаданию.

Этап 3 — Внедрение СЭД

Процедура может проходить в один или несколько подэтапов. Одновременно с этим проводится мониторинг на соответствие СЭД нормативным требованиям и нужным результатам. Процесс заканчивают после запуска всех схем, указанных в техзадании.

Внедрение СЭД на предприятии сопровождается изданием ряда внутренних НПА. В частности, в перечень документации входят:

• Приказ о проведении кадрового аудита;

• Должностные инструкции;

• Руководства пользователей;

• Приказ о внедрении СЭД.

Потребуется выпустить сертификаты УКЭП для подписания документации и отправку по ЭДО ответственными сотрудниками.

Процесс внедрения СЭД может занять 4–12 месяцев. Все зависит от документооборота конкретной организации.

Возможно ли настроить документооборот между разными системами?

Такую возможность предоставляют многие поставщики услуг. Каждая СЭДО изолирована от других. Чтобы пользователи разных систем могли обмениваться юридически значимыми электронными документами, применяется технология роуминга. Такая опция есть, например, в сервисах 1С-ЭДО и Диадок.

Роуминг позволяет отправлять документы между контрагентами, которые используют разные СЭДО. Сервис настраивают для каждой пары контрагентов.

Таким образом, при выборе СЭДО нужно отталкиваться от задач и бизнес-процессов компании. Необязательно добавлять в систему всевозможные модули: главное, чтобы она отвечала запросам конкретного бизнеса. Лучше выбирать поставщика услуг с экспертизой в ЭДО и отлаженным алгоритмом взаимодействия с корпоративными клиентами. Тогда у владельца бизнеса будет гарантия, что сервис будет работать качественно, а внедрение системы займет минимум времени.