Вносить изменения в запись об увольнении в трудовую книжку (ТК) должен бывший работодатель. Если компании уже не существует, такая обязанность возлагается на правопреемника. Пояснения по этому вопросу дали в Минтруде.
Законодательная база о ТК
Вопросы, связанные с ведением, хранением и учетом документов регламентируются ПП РФ №225 от 16 апреля 2003 года «О трудовых книжках». Заполнение проводится в соответствии с третьим разделом этих Правил.
С 2023 года приняты новые бланки бумажной ТК и вкладышей. Старые образцы не нужно заменять до окончания книжки. Далее нужно закупить новые у изготовителя или оф. распространителя (п.3 ПП №1250 от 24 июля 2021 года, Приказ Минфина РФ №55 от 11 апреля 2022 года). Это может быть «Госзнак» или любой другой субъект, соответствующий техническим требованиям (п.3 порядка, утв. Приказом Минфина РФ №55-н от 11 апреля 2022 года).
Позиция Минтруда
Если в ТК есть ошибка с датой увольнения с предыдущего места работы, внести исправления обязан бывший работодатель. В случае реорганизации компании обязанность за корректировку переходит к организации-правопреемнику. Если же компания ушла с рынка и исключена из реестра ЕГРЮЛ, исправить ошибочную запись должен новый работодатель, исходя из соответствующего документа-основания.
Как исправлять записи в ТК
Обнаружить ошибку может работник или его работодатели. Порядок внесения исправлений зависит от обстоятельств:
-
если ошибся текущий работодатель, он сам вносит корректировки;
-
если ошибся предыдущий работодатель, то ему направляют запрос на уточнение данных и вносят исправления на основании полученного ответа. Если же в компанию обратится уволенный сотрудник, бывший работодатель может внести корректировки самостоятельно;
-
если компания предыдущего работодателя реорганизована, корректировку вносит правопреемник;
-
если юрлицо ликвидировано или ИП прекратил деятельность, то исправления обязан внести сотрудник кадровой службы нового работодателя.
Документом-основанием для внесения корректировки может выступать приказ о приеме на работу и увольнении от предыдущего работодателя, свидетельство о браке или смене фамилии, документ об образовании и так далее.
Порядок исправления записей в ТК
Внести изменяющую запись вправе уполномоченный сотрудник по месту трудоустройства владельца ТК. Сотрудник делать какие-либо исправления не может.
Сведения необходимо исправлять в следующем порядке:
-
графа 1 — указывают очередной номер;
-
графа 2 — дата внесения исправлений;
-
графа 3 — текст «Запись за номером (№ записи) недействительна» и верные данные;
-
графа 4 — реквизиты документа-основания (например, реквизиты письма работодателя, а также дата и номер соответствующего приказа). Если приказ отменен, то в графу 4 необходимо внести реквизиты отменяющего приказа.
Если кадровик по ошибке внес запись об увольнении в ТК другого работника, эта запись признается недействительной. В силу п.33 Правил, если в ТК внесена запись об увольнении и ее позже признали недействительной решением суда или в следствии обнаружения ошибки, сотрудник может попросить перенести все записи из старой ТК на дубликат.
Если в записи допущена частичная ошибка, например, указана неверная должность или дата приема на работу, нужно после слов «Запись за номером (№ записи) недействительна» указать правильную формулировку.
Если при заполнении нового бланка в ТК внесены неверные данные, бланк признается недействительным и подлежит уничтожению. Об этом необходимо внести соответствующий акт в силу п.42 Правил.
Таким образом, за корректировки записей об увольнении отвечает предыдущий работодатель или его правопреемник. При ликвидации компании эта обязанность переходит к новому работодателю. Вносить исправления в ТК в 2023 году нужно с соблюдением требований приказа Минтруда №320-н от 19 мая 2021 года. Зачеркивать сведения можно лишь на титульном листе. В других разделах делать это воспрещается.
