Как рассчитать отпускные в 2026 году

По какому алгоритму рассчитываются отпускные выплаты? Приведем примеры расчета отпускных в различных ситуациях.

Работники в конце года планируют, когда им выгодно пойти в отпуск в следующем году.

Очередность предоставления отпусков определяется ежегодно согласно утвержденному работодателем графику отпусков (ст.123 ТК).

Размер отпускных, как правило, меньше зарплаты, поскольку применяется различный алгоритм расчета: зарплату считают за отработанные рабочие дни, в то время как отпуск - за календарные дни. 

Поэтому с материальной точки зрения, работнику выгодно уходить в отпуск с наибольшим количеством рабочих дней. Однако это правило не всегда работает, например, сотруднику выплатили большую премию, которая входит в расчетный период отпуска.

Принцип расчета отпускных выплат

Для расчета используется формула (постановление Правительства от 24.04.2025 г. №540):

Среднедневной заработок определяется:

Таким образом, алгоритм расчета отпускных сводится к определению:

• расчетного периода;

• числа отработанных дней в этом периоде;

• выплат, которые учитываются при расчете отпускных;

• среднего дневного заработка;

• количества оплачиваемых дней отпуска.

Как определить расчетный период

Если сотрудник работает больше года, то расчетный период определяется как 12 календарных месяцев, которые предшествовали месяцу ухода его в отпуск.

Календарным месяцем считается месяц с 1 числа по 30 либо 31 число, а в феврале с 1 числа по 28 либо по 29 число. 

Если сотрудник работает меньше года, то расчетный период определяется с первого дня работы до последнего числа месяца, который предшествует его уходу в отпуск (п.3 ст.139 ТК). 

Сотрудник, отработавший в компании более года, уходит в отпуск с 22 декабря 2025 года по 26 января 2026 года. Расчетным период для него является отрезок времени с 1 декабря 2024 года по 30 ноября 2025 года.

Сотрудник, который принят на работу 10 ноября 2025 года, уходит в отпуск с 1 июня 2026 года.

Расчетным периодом для него является отрезок времени с 10 ноября 2025 года по 31 мая 2026 года.

Как определить отработанные дни в расчетном периоде

Если расчетный период отработан полностью, то число отработанных дней рассчитывается как: количество отработанных месяцев × 29,3.

Если в расчетном периоде были исключаемые дни, то число отработанных дней рассчитывается как: (29,3 / количество календарных дней месяца) × количество фактически отработанных дней в месяце.

Из расчетного периода могут исключаться дни (п.5 постановления Правительства от 24.04.2025 г. №540):

• сохранения за работником среднего заработка – командировка, военные сборы, прохождение медосмотра, ранее использованные дни оплачиваемых отпусков;

• болезни, выплаты пособий по беременности и родам, отпуска без сохранения зарплаты, дополнительные дни за уходом за детьми-инвалидами;

• отсутствия на рабочем месте по вине компании, например, дни простоя. 

ПРИМЕР №2. 

В одном из месяцев расчетного периода работник был на больничном.

В марте 2026 года сотрудник болел 14 календарных дней. 

Количество отработанных дней в марте 2026 года рассчитывается по формуле:

(29,3 / 30 × (30 дней – 14 дней)) = 15,63 дня.

Какие выплаты принимаются в расчет

• начисленная зарплата по тарифным ставкам, оклад за отработанное время, оплата по сдельным расценкам;

-выплаты, которые связаны с условиями труда: районные коэффициенты и процентные надбавки, за работу с вредными и опасными условиями труда, в ночное время, в выходные и нерабочие праздничные дни, сверхурочно;

В том случае если отпускные рассчитываются из величины МРОТ – 27 093 рубля, то эту сумму необходимо увеличить на районный коэффициент (информация Роструда от 17.02.2026 г., 21.01.2026 г.).

• зарплата плата в неденежной форме;

Переданные работнику товары или услуги определяются по рыночной стоимости.

• премии, денежные поощрения и вознаграждения, предусмотренные системой оплаты труда.

В перечень выплат также не входят оплата за дни, которые исключаются из расчетного периода. Например, дни болезни, командировки, учебы, ежегодного оплачиваемого отпуска.

Особую сложность при расчете вызывает учет премий.

Например, годовую премию принимают в расчет, если она предусмотрена в локальном документе компании (п.15 постановления Правительства от 24.04.2025 г. №540):

• начислена в расчетном периоде;

• в период отпуска работника или уже после него;

• по окончании расчетного периода, но до начала отпуска;

ПРИМЕР №3. 

Работник трудоустроен в компании с 1 июля 2025 года. А с 1 июня 2026 года работник оформил ежегодный отпуск.

Расчетный период – с 1 июля 2025 года по 31 мая 2026 года. 

В компании начислена премия по итогам работы за 2025 год – 20 тыс. рублей. Начисленная сумма премии, включаемая в расчет отпуска, составит: 

6 мес./12 мес. х 20 тыс. рублей = 10 тыс. рублей, где 

6 месяцев – количество полностью отработанных месяцев - с июля по декабрь 2025 года.

Как учитывать повышение зарплаты

Если повышение зарплаты коснулось всех сотрудников компании, то выплаты, которые входят в расчет среднего заработка, нужно увеличить.

Коэффициент повышения рассчитывается как отношение нового оклада к старому окладу.

ПРИМЕР №4. 

Работникам компании повысили оклады на 10%, включая сотрудников обособленных и структурных подразделений.

Оклад отпускника составлял – 100 тыс. рублей, после повышения – 110 тыс. рублей.

Коэффициент пересчета выплат составил:

110 тыс. рублей /100 тыс. рублей = 1,1.

В перечень выплат, которые индексируются в связи с повышением оклада, входят премии, надбавки, доплаты (п.16 постановления Правительства от 24.04.2025 г. №540).

НДФЛ и страховые выплаты

С отпускных удерживается НДФЛ, исходя из пятиступенчатой шкалы, – от 13% до 22%. Начисленный районный коэффициент с отпускных выплат облагается НДФЛ по двум ставкам - 13% или 15% (п.6.2 ст.210 НК).

Если у директора начислены отпускные ниже МРОТ, то страховые взносы платятся из суммы МРОТ (п.1 ст.421 НК).