Перейти на электронную трудовую можно, но вернуться обратно на бумажную уже не получится, так как это не предусмотрено ФЗ. Более того, если сотрудник начал работать по ТД после 01.01.2022 года, потребности в оформлении бумажной трудовой книжки не возникает. Рассказываем нюансы приема работников в 2023 году.
Как теперь принимать сотрудников?
При приеме кадра с нулевым трудовым стажем, работодатель издает приказ о по общим правилам и подает в Пенсионный фонд отчет СЗВ-ТД с соответствующим кодом.
Если сотрудник не отказался от БТК на прошлом месте трудоустройства, и подал новому работодателю традиционную трудовую книжку, нужно продолжать вести ее по стандартным правилам:
-
Принять бумажный вариант
-
Внести запись о приеме на должность
-
Заполнять документ, как обычно
-
Хранить в фирме
Но имейте в виду: в силу п.5 ст.2 ФЗ №439 от 16.12.2019 года, сотрудник вправе отказаться от бумажного документа в пользу ЭТК, когда посчитает нужным. Для этого ему достаточно написать соответствующее заявление. В таком случае работодатель делает последнюю запись в БТК и возвращает ее кадру. Далее все записи проставляются в электронной форме.
Что делать, если сотрудник перешел на ЭТК на предыдущем месте работы?
В таком случае новому работодателю следует запросить у вновь прибывшего работника бумажную трудовую. В документе должна содержаться закрывающая запись: если соответствующая пометка присутствует, дополнительно ничего писать не нужно. БТК можно вернуть владельцу.
Также работодателю потребуется второй документ — СТД-Р, который можно запросить на предыдущем месте трудоустройства, либо отчет СТД-ПФР, который выдается в ПФР.
Форма заявки будет зависеть от конкретной ситуации. Например, если специалист потерял документ или испортил, то он вправе восстановить его или завести новую трудовую. Во втором случае нужно запросить заявление о причинах утраты документа, которое также должно содержать просьбу о заведении новой ТК.
Работодатель обязан предупредить, что он не сможет восстановить прежние записи. В новый документ можно только внести сведения, связанные с текущим трудоустройством. Иными полномочиями фирма не обладает.
Если же сотрудник планирует восстановить БТК со всеми записями, то ему следует обратиться к предыдущему работодателю. Дубликат ему обязаны предоставить в силу п.31 Правил из ПП РФ №225 от 16.04.2003 года. Данные должны передать в течение 15 суток с момента письменного обращения. Новому работодателю следует внести запись в полученный дубликат.
Если сотрудник отказывается что-либо делать, нужно получить от него заявление с указанием причин непредоставления БТК. Только так можно защитить фирму от претензий со стороны проверяющих органов и возможных штрафных санкций.
В будущем может выясниться, что БТК находится в другой организации, и там человека планируют уволить за прогулы. В таком случае текущий трудовой договор будет признан недействительным, ведь принимать работника на основное место при наличии текущего трудоустройства по закону нельзя (только по совместительству).
Совместители, в свою очередь, при трудоустройстве вправе не предъявлять ЭТК или БТК. Ведь трудовую ведет их основной работодатель: это его зона ответственности. Но в любом случае с таких кадров стоит взять заявление о причинах непредоставления ТК, В заявлении должна быть указана должность по основному месту трудоустройства, а также оговорка об отсутствии ограничений для совмещения должностей. Имейте в виду: если у основного работодателя сотрудник работает во вредных и(или) опасных условиях, совместительство недопустимо в силу ч.5 ст.282 ТК РФ.
За что могут оштрафовать работодателя?
Инспекторы штрафуют даже за минимальные ошибки и неточности при ведении БТК. Чтобы избежать возможных проблем, учитывайте следующие моменты:
-
Не нужно отражать в БТК данные по ГПД. В силу ч.8 ст.11 ТК РФ деятельность по соглашениям подряда не регламентируется
-
Не нужно указывать информацию о дисциплинарных проступках. Зато можно указать данные о наградах. Исключение составляет увольнение на основании п.5, 6 ч.1 ст.81 ТК РФ: такие сведения прописывают
-
Информацию о любых взысканиях можно указать в личной карточке кадра (раздел 10)
-
Не нужно указывать подробные причины исключения из штата в графе 4 (невыполнение трудовой функции, нарушение трудовой дисциплины и т. п.). Достаточно оставить ссылку на приказ или распоряжение о расторжении ТД
-
В случае смены фирменного наименования организации, необходимо указать это в трудовой в графе 3 «Сведений о работе». В графе 4, в свою очередь, указываются данные соответствующего приказа
Запомните: если меняется название работодателя, то порядковый номер такой записи присваивать не нужно, так как изменения никак не связаны с условиями труда сотрудника.
Не забывайте уведомлять работников об их праве перехода с БТК на ЭТК, ведь по задумке законодателя в скором времени планируется полный отказ от бумажных аналогов. Сведения о трудовой деятельности и трудовом стаже в будущем будут фиксироваться на ИЛС физических лиц. Но бумажная трудовая может пригодиться работникам для подтверждения своего стажа и для предоставления исчерпывающих сведений о своей деятельности. Поэтому не стоит избавляться от этого документа.
