Общий, нормативно определенный порядок, всеобъемлющая инструкция по инвентаризации это Методические указания, утвержденные финансовым ведомством в далеком 1995-м году. (Хотя хозяйствующим субъектам не возбраняется разрабатывать самостоятельно внутренние регламенты относительно каждого этапа инвентаризации).
Исходя из этого документа и из сложившейся практики, пошаговая инструкция по инвентаризации будет выглядеть примерно следующим образом.
Шаг No 1. Формирование комиссии
Создание группы, ответственной за реализацию инвентаризационных мероприятий, оформляется распорядительным актом главы хозяйствующего субъекта (приказ, распоряжение и проч.). В качестве ориентира можно взять альбомный формуляр ИНВ-22. Комиссия (в ее состав должно входить не менее двух персон) включает в себя представителя от руководства и представителя счетной службы (главбуха, «участкового» бухгалтера и т. п. ). В зависимости от ситуации комиссии комплектуются экспертами соответствующих служб (юрисконсульт, системщик, инженер). Внимание: в комиссии не место матответственным персонам, но при проверке фактического наличия числящегося за ними имущества оно присутствуют непременно.
ИНВЕНТАРИЗАЦИЯ ИМУЩЕСТВА И ОБЯЗАТЕЛЬСТВ
Шаг No 2. Запрос и получение приходно-расходной документации
До старта мероприятия в распоряжении комиссии должны иметься все актуальные (на день старта ) бумаги по приходу и расходу, на которых проставляется отметка «до инвентаризации на<число, месяц, год>».
Шаг No 3. Отобрание расписок
Персоны, фигурирующие в приказах о материальной ответственности, обязаны перед стартом мероприятия дать расписки в подтверждение того, что расходники и приходники переданы в счетную службу (переданы комиссии), матценности - оприходованы, все выбывшее подверглось списанию.
Шаг No 4. Собственно проверка
В рамках этого этапа определяется перечень имущества, в т.ч. арендованного, имеющегося в наличии, виды активов, которые не облечены в материально-вещественную форму (финвложения, НМА), состав дебиторки и кредиторки. Для этого необходимо реализовать сверку с деловыми партнерами и проверить документацию, которая подтверждает реальное существование требований и (или) обязательств. Данные заносятся в описи (для осязаемых объектов) и акты (для НМА, обязательств и т.п.).
Шаг No 5. Сверка с имеющимися данными
Полученные результаты сличаются с теми данными, что фигурируют в бухгалтерской документации. При выявлении излишков или недостач формируется сличительная ведомость с указанием характера расхождений.
Шаг No 6. Обобщаем итоги и результаты
Проводится анализ выявленных расхождений и предлагаются способы преодоления сложившейся ситуации. Заседание, на котором проводится таковой анализ, протоколируется. (Кстати, в случае отсутствия расхождений, протокол все равно надо вести – и обязательно отразить в нем это отрадное обстоятельство). Для обобщения удобно применять альбомный формуляр ИНВ-26 или самостоятельно разработанный документ – главное, чтобы в нем были отражены расхождения и способ урегулирования этой ситуации. Далее протокол и ведомость передаются руководителю, за которым в любом случае остается последнее слово.
Шаг No 7, сводится к утверждению сводится к изданию приказа об утверждении результатов инвентаризации (с алгоритмом устранения расхождений, если таковые имеются).
Выявленные расхождения отражаются в соответствующем отчетном периоде, при годовой инвентаризации данные отражаются в годовой отчетности. В частности, морально устаревшее и (или) испорченное имущество списывается, равно как и задолженность, по которой уже истекла исковая давность.
