Инвентаризация — это систематический процесс проверки и учета материальных ценностей, активов, обязательств и других элементов бухгалтерского учета на предприятии. Она направлена на достоверное определение наличия, состояния и стоимости имущества компании в определенный момент времени.
Инвентаризация включает проверку финансовой документации, оценку остатков товарно-материальных ценностей, фиксацию имущества, а также выявление возможных расхождений между данными бухгалтерского учета и реальным наличием активов и обязательств. Этот процесс позволяет управляющим точнее оценивать финансовое состояние предприятия, выявлять возможные потери или недостачи, а также принимать управленческие решения на основе актуальной информации о ресурсах компании.
Цели проведения инвентаризации
-
Определение состояния активов — получение точной информации о наличии и стоимости активов предприятия: товарно-материальных ценностей, оборудования, недвижимости и пр.
-
Контроль за запасами и оборотом товаров — чтобы эффективно управлять, выявлять возможные излишки или недостачи. Это важно для оптимизации запасов, сокращения издержек и улучшения управления производственными процессами.
-
Обнаружение и предотвращение мошенничества — проведение регулярных инвентаризаций помогает поддерживать дисциплину и создавать условия для оперативного реагирования на факты хищений, халатности.
-
Соблюдение правил и нормативов в области финансовой отчетности.
-
Подготовка к аудиту — результаты инвентаризации служат основой для проведения аудита. Точные и актуальные данные повышают качество проверок, что важно для доверительных отношений с акционерами и инвесторами.
-
Оценка эффективности управления ресурсами — по результатам инвентаризационных мероприятий получают информацию, необходимую для принятия грамотных управленческих решений и повышения эффективности бизнес-процессов.
-
Оптимизация налоговых обязательств — точное определение активов и обязательств помогает избежать ошибок при расчете базы налогообложения.
Порядок проведения инвентаризации
Сроки проведения инвентаризаций, их количество, а также перечень проверяемого имущества и финансовых обязательств определяются руководителем организации. Порядок действий может незначительно варьироваться в зависимости от конкретной проверки, но в общем виде его можно представить так:
Подготовка
-
Первый этап — определение необходимости и целей.
-
Второй этап — создание инвентаризационной комиссии. Она состоит из постоянных и временных членов. Ее возглавляет председатель — руководитель компании или его заместитель. К постоянным членам комиссии относят главного бухгалтера, который отвечает за финансовую составляющую процесса, контроль над документацией и соответствие данных учета реальным хозяйственным операциям. Это также представители руководителей ключевых подразделений компании, ответственные за имущество в своих областях. Временные (рабочие) члены инвентаризационной комиссии назначаются руководителем как ответственные за конкретные аспекты проверки. Это разноплановые специалисты: товаровед, экономист, технолог, кладовщик и другие сотрудники, обладающие опытом и знаниями в соответствующих областях. Их участие гарантирует комплексное и точное проведение инвентаризации.
-
Третий этап — установление сроков начала и завершения инвентаризации.
Подготовка документации
-
Обработка первичных приходных и расходных документов.
-
Закрытие записей в аналитическом и синтетическом учете.
-
Составление описи имущества.
Проведение инвентаризации
-
Фактический подсчет, измерение и/или взвешивание имущества на месте (в зависимости от характера имущества).
-
Фиксация состояния активов и обязательств на момент проведения проверки.
Оформление результатов
-
Подготовка отчета.
-
Предоставление отчета инвентаризационной комиссией для утверждения.
Сверка с бухгалтерским учетом
Выявление расхождений и принятие корректирующих мер при необходимости.
Закрытие инвентаризационных актов
Важно следить за соблюдением установленных сроков и правил, так как корректное проведение инвентаризации содействует достоверности бухгалтерской отчетности и эффективному управлению предприятием.
Документарное сопровождение
За инвентаризацией наблюдают материально ответственные лица. Процесс сопровождается разработкой, оформлением и утверждением различных документов. Начиная с 2013 года, утверждение форм первичных учетных документов, включая инвентаризационные описи, стало ответственностью руководителя компании. Эти документы могут быть унифицированными (например, инвентаризационные описи, утвержденные постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 г. №88н) или разработанными на предприятии.
Если используются унифицированные формы, в них нельзя удалять имеющиеся реквизиты. Можно только дополнять форму новыми строками или графами.
Формы инвентаризационных описей, применяемые в организации, должны быть описаны в ее учетной политике. Учетная политика определяет порядок ведения учета, включая перечень и структуру первичных учетных документов. Это важный аспект, который обеспечивает согласованность и единообразие учетных процедур внутри компании.
Описи
Готовятся в двух экземплярах. Прописью постранично отмечают количество проверяемых материальных ценностей и их натуральные показатели. Указывают наименования ценностей и объектов, их число по номенклатуре и в единицах измерения, принятых в учете. В конце документа ставят отметку о проверке цен, количества, итоговых параметров.
Если в документе допущены ошибки, неверные значения зачеркивают, а над ними проставляют правильные. Об исправлениях должны быть уведомлены все члены комиссии.
Опись заверяют подписями материально ответственного персонала. Сотрудники дают расписку, которая подтверждает принятие товарно-материальных ценностей, указанных в описи, на ответственное хранение. После инвентаризации документ направляют в бухгалтерию, где идет сверка с данными, отраженными в учете. Результат этой работы — выявление соответствия или отклонений в большую (излишек) или меньшую (недостача) сторону.
Сличительные ведомости
Данные о расхождениях отражают в сличительной ведомости. Излишек проходит по дебету счетов. По результатам несоответствий проводят дополнительный анализ для выявления причин. Выявленные причины протоколируют. В соответствующем документе также отражают пути решение проблем, которые повлекли за собой несоответствия. Если недостачу или излишек не выявили, в сличительной ведомости указывают только общую сумму активов.
Инвентаризационный акт
После выборочной инвентаризации предусмотрено оформление акта — документа, который отражает количественные показатели, рассчитанные в ходе проверки, и отклонения от заявленных величин (в большую либо меньшую сторону). Акт подписывают члены и председатель комиссии.
Форму документа, как правило, компания разрабатывает самостоятельно. За основу можно взять структуру, рекомендованную приказом Минфина РФ от 30.03.2015 г. №52н. Это обеспечивает соблюдение обязательных реквизитов и стандартов, что важно для согласованности документации.
В акте указывают:
-
имена, фамилии и отчества лиц, ответственных за сохранность имущества, которое прошло инвентаризацию;
-
должности председателя и членов инвентаризационной комиссии, а также их ФИО;
-
реквизиты приказа о назначении комиссии и период проведения инвентаризации;
-
заключение комиссии.
Возможно также указать рекомендации по корректировкам в учете и предложения по улучшению системы управления имуществом.
Результаты промежуточных инвентаризаций отражают в документах того месяца, в котором проводились проверки. Информацию по итоговой годовой инвентаризации вносят в соответствующий годовой отчет бухгалтерии.
Руководство предприятия имеет право решать, когда и как провести инвентаризацию, а также выбирать между самостоятельным проведением и использованием услуг сторонних экспертов. Во втором случае качество услуг, их оперативность и безошибочность гарантирует исполнитель. Вы можете доверить эту работу экспертам «РосКо» — международной компании, включенной в реестр «Надежных предприятий города Москвы».
