По трудоемкости и «документальности» инвентаризация (даже с применением современных средств автоматизации) - уверенный лидер в числе прочих необходимых мероприятий. И, когда грядет инвентаризация, образец – самый популярный «документ», который разыскивают повсюду.
Увы, пока универсальный документ на все случаи хозяйственной жизни не разработан, давайте разбираться, как оформляются конкретные документы по итогам инвентаризации.
ПРОВЕДЕНИЕ ИНВЕНТАРИЗАЦИИ ИМУЩЕСТВА
Альбомы или самостоятельные формы?
Приверженцы проверенных решений и унифицированных форм могут спокойно применять инвентаризационные описи (по итогам вещественной проверки) и акты (по итогам проверки документальной).
На каждый объект в альбомах уже имеется работоспособный акт о результатах инвентаризации, составляемый по итогам ревизии:
- ТМЦ отгруженных и «в пути»;
- незаконченных ремонтом ОС;
- наличности;
-
расчетов с дебиторами и кредиторами и т.п.
но в любом случае следует помнить, что после 1 января 2013-го все унифицированные формы не обязательны для повсеместного применения. Можете разработать свои, можете применять альбомные.
Но, бесспорно, применение альбомных форм более безопасно и беспроблемно. Кроме того, уполномоченные органы заботливо разработали детальные указания по поводу оформления этой документации.
Актирование ценностей
Например, акт инвентаризации ТМЦ отгруженных (ИНВ-4) составляется отдельно как на те ТМЦ, срок оплаты которых еще не наступил, так и на уже отгруженные, и которые уже должны были быть оплачены, но оплата еще не произведена (в этом последнем случае надо по каждой отгрузке указать наименование покупателей). Такой документ составляется в 2-х экземплярах, один из которых после подписания членами комиссии отправляется в бухгалтерию, второй остается у лица, облеченного материальной ответственностью. ТМЦ, которые еще «в пути», также оформляются под отдельный акт (ИНВ-6), в котором фиксируется количество и цена этих ценностей. Он также составляется в двух экземплярах, которые распределяются вышеописанным образом.
Ревизия наличности
Для того чтобы подтвердить по итогам проверки фактическое наличие формально (по данным учета) имеющихся в кассе денег, ценностей, документов, может применяться ф. ИНВ-15. Она (или ее самостоятельно разработанный аналог) заполняется по итогам проверки и пересчета кассы комиссией. В двух экземплярах акт составляется при плановой проверке, в трех – при смене матответственного лица (коему вручается один из трех экземпляров). Важно помнить, что на время этой проверки следует заморозить все кассовые операции, и крайне внимательно отнестись к оформлению документов – никаких помарок, подчисток и иже с ними. Каждый огрех оговаривается и подписывается подписями всех членов комиссии и материально-ответственной персоной.
Дебиторы, кредиторы и расчеты с ними
По итогам исследований состояния расчетов с покупателями, поставщиками и иже с ними может применяться альбомная форма ИНВ-17. Количество необходимых экземпляров – два. Основание для составления документа - выявление по итогам анализа документов остатков на соответствующих счетах.
Необходимое приложение к данному документу - справка с указанием наименования и контактных данных дебитора или кредитора, сумма долга (в руб. и коп.), реквизиты документа в подтверждение долга (дата, номер). Указанная справка формируется в разрезе синтетических счетов учета.
Когда ремонт еще не завершен…
…то применяется или акт по форме ИНВ-10, или аналогичный, самостоятельно разработанный документ. Причем форма более или менее универсальна в том смысле, при может применяться для ревизии всех ремонтируемых ОС, будь то недвижимость, авто, оборудование, сооружение и т.д. Предваряет составление акта ревизия текущего состояния ремонтных работ. Следует обратить внимание на то, что графы 10 и 11 не отражаются в бухучете системном, но применяются затем, чтобы выявить внутренние резервы, а перерасход (фиксируемый в гр. 11).
