Предприятия вне зависимости от размеров, формы, вида деятельности должны организовать учет персонала. Это касается и предпринимателей, работающих индивидуально и имеющих хотя бы одного работника в штате, ‒ кадровое делопроизводство входит в перечень их обязанностей. Контролирующие инстанции одинаково строго подходят к правильности составления документации и учета сотрудников, а претензии к руководству могут возникнуть у служащих как крупной корпорации, так и небольшой фирмы.
Избежать неприятностей можно лишь ведя постоянный, комплексный и всеобъемлющий учет персонала. Он включает в себя все составляющие кадрового делопроизводства: непрерывное составление документации и отражение отдельных бумаг в регистрах, аккумулирующих информацию, внутрифирменные ротации работников. Также в него входит расчет и начисление заработной платы, учет отработанного времени и так далее.
ВОССТАНОВЛЕНИЕ КАДРОВОГО УЧЕТА
Грамотная и верная организация работы с кадрами
Ведение кадрового делопроизводства ‒ ответственный, достаточно громоздкий и трудоемкий участок. Обычно для него выделяют независимое внутрифирменное подразделение. Оно занимается только персоналом и кадровым делопроизводством. Компетентность сотрудников отдела должна быть высокой. Обилие сложных, часто изменяющихся норм, контролирующих инстанций обязывают их разбираться в:
- трудовом и налоговом праве;
- гражданско-правовых и трудовых нормах, регламентирующих кадровое делопроизводство;
- правилах оформления документации, относящейся к строгой отчетности;
- миграционных правилах и законах ‒ это нужно для ведения кадрового учета по сотрудникам-нерезидентам.
АУДИТ КАДРОВОЙ ПОЛИТИКИ ОРГАНИЗАЦИИ
Также правила предписывают кадровому отделу составлять документацию так, чтобы она могла по первому требованию быть предоставлена ФНС, Пенсионному и прочим фондам.
В перечень необходимых документов в соответствии с ТК в обязательном порядке включаются:
- штатное расписание ‒ полное, по всему персоналу, как база для ведения кадрового делопроизводства;
- графики отпусков с указанием дней;
- регистр движения трудовых книжек ‒ обычно в виде книги;
- трудовые договоры, подкрепленные приказами, ‒ в кадровом делопроизводстве должны быть отражены все количественные и качественные модификации в штате;
- трудовые книжки по каждому нанятому сотруднику.
КАДРОВЫЙ КОНСАЛТИНГ
Эти и другие требования к кадровому делопроизводству нужно выполнять. Серьезность штрафов в противном случае может смутить любую компанию. Чтобы избежать их, приходится восстанавливать учет по персоналу, а компетентности внутрифирменных работников для этого часто недостаточно.
В этом случае привлекаются сторонние эксперты ‒ сотрудники консалтинговых организаций. Они обладают достаточным опытом в кадровом делопроизводстве, чтобы нормализовать его, заполнить пробелы и привести в соответствие с Законом. Эксперты сторонней аутсорс-компании, ведущие дела по персоналу, освобождают сотрудников предприятия от этих обязанностей и дают возможность сконцентрироваться на важных задачах.
Основные ошибки, возникающие при ведении учета кадров и возможность их исправления
Кадровое делопроизводство «уязвимо» во многих областях. К наиболее типичным погрешностям можно отнести:
- ошибки при составлении приказов на прием/увольнение с должностей, а также их утверждении;
- неточности и погрешности кадрового делопроизводства при занесении записей и ведении трудовых книжек;
- неправильное заключение договоров с работниками.
Каждая из ошибок может оказаться крайне неприятной для руководства компании. Поэтому кадровое делопроизводство рекомендуется передавать аутсорсинговым структурам. Квалифицированная и своевременная помощь избавит от необходимости срочно приводить в порядок документационные регистры перед проверками или при иных обстоятельствах. Область кадрового делопроизводства относится к конфиденциальным сведениям, и передавать ее «на сторону» следует только после заключения соответствующего договора.
У ее сотрудников «РосКо» достаточно практического опыта, они разбираются во всех новациях законодательства, умеют быстро реагировать на возникающие ситуации и решать сложные задачи. Обращаясь к нам, заказчики могут быть уверенными в качестве работы, защищенности от всех претензий и полноте профессиональной поддержки.
