График отпусков применяется для отражения сведений о времени распределения ежегодных оплачиваемых отпусков работников всех структурных подразделений организации на календарный год по месяцам.
График отпусков ведется по унифицированной форме № Т-7, утв. Постановлением Госкомстата России № 1 от 05.01.2004 г.
График отпусков - сводный график. При его составлении учитываются положения действующего законодательства РФ, специфика деятельности организации и пожелания работников (раздел 1 Указаний по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, приведенных в Постановлении Госкомстата России № 1 от 05.01.2004 г.) (далее – раздел 1 Указаний).
График отпусков составляют как индивидуальные предприниматели (которые выступают работодателями), так и юридические лица, независимо от организационно-правовой формы.
График отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника (ст.123 ТК РФ).
Подготовка графика отпусков начинается с издания соответствующего приказа руководителя. Унифицированной формы данного приказа нет, поэтому он составляется в произвольной форме. Данным приказом предписывается всем структурным подразделениям организации предоставить в установленный срок лицу, ответственному за составление графика отпусков, сведения по каждому сотруднику о датах выхода в отпуск. На основании полученных сведений, лицу, ответственному за составление графика отпусков, предписывается составить график и предоставить его на утверждение.
График отпусков должен быть утвержден не позднее, чем за две недели до наступления календарного года (ч.1 ст. 123 ТК РФ).
График отпусков подписывается руководителем кадровой службы и утверждается руководителем организации или уполномоченным им на это лицом с учетом мотивированного мнения выборного профсоюзного органа (при наличии последнего) данной организации об очередности предоставления оплачиваемых отпусков (ст.123 ТК РФ, раздел 1 Указаний). Проставление печати на графике отпусков законодательством РФ не предусмотрено.
Утвержденный график отпусков доводится до сведения всех работников любым удобным способом. Кроме того, работодатель должен известить каждого работника о времени начала его отпуска не позднее, чем за две недели (ч.3 ст. 123 ТК РФ).
ТК РФ не предусматривает порядок оформления графика отпусков для новых сотрудников организации. В настоящее время данный порядок устанавливается нормативными актами на уровне различных ведомств: в ряде случаев установлено, что график отпусков при поступлении нового сотрудника оформляется путем внесения изменений в основной график. В ряде случаев установлено, что при поступлении нового сотрудника составляется дополнительный график отпусков, который подкрепляется к основному графику. (Инструкция о порядке предоставления отпусков сотрудников органов по контролю за оборотом наркотических средств и психотропных веществ, утв. Приказом ФСКН России от 02.10.2008 г. № 323; Отраслевое соглашение по организации рыбного хозяйства на 2010 – 2012 г.г., утв. Росрыболовством 03.06.2010 г.). В связи с этим, организация в локальном нормативном акте должна самостоятельно предусмотреть порядок оформления графика отпусков для новых сотрудников.
В графике отпусков могут отражаться сведения об отпусках внешних совместителей. В связи с этим важно учесть, что время отпуска совместителя должно совпадать с отпуском по основному месту работы. Если на работе по совместительству работник не отработал шести месяцев, то отпуск предоставляется авансом (ч.1 ст. 286 ТК РФ).
Помимо ежегодных основных оплачиваемых отпусков в графике указываются дополнительные отпуска и отпуска, которые не были использованы работниками в течение текущего года и были перенесены на следующий год. В графике также указываются отпуска внешних совместителей. Для этого нужно запросить от внешнего совместителя информацию о датах отпуска по основному месту работы. Отпуска без сохранения заработной платы в графике не указываются.
В случае, если работник после утверждения графика отпусков выразил желание поменять срок отпуска, то он может быть изменен по соглашению с работодателем.
В таком случае предоставление отпуска является правом, а не обязанностью работодателя. Как указал Санкт-Петербургский городской суд в Определении от 13.09.2010 г. № 33-12647/2010, волеизъявление работника, направленное на получение отпуска вне утвержденного графика, не порождает у работодателя обязанности предоставить такой отпуск. А работник, оставивший работу до получения согласия уполномоченного представителя работодателя и до издания приказа об отпуске, может быть привлечен к дисциплинарной ответственности вплоть до увольнения за прогул (см. Правовая система Консультант плюс, комментарии к ст. 123 ТК РФ). При переносе срока отпуска на другое время в график отпусков вносятся соответствующие изменения с разрешения лица, утвердившего график, или лица, уполномоченного им на это. Перенос отпуска производится в порядке, установленном законодательством РФ, на основании документа, составленного в произвольной форме (раздел 1 Указаний).
Заявление на отпуск как документ, требующий учета и исполнения, подлежит регистрации (ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утвержденный Постановлением Госстандарта РФ от 27.02.1998 г. № 28).
Срок хранения графика отпусков составляет один год (Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций с указанием сроков хранения, утв. Приказом Минкультуры России № 558от 25.08.2010 г.).
За отсутствие в организации графика отпусков на должностных лиц организации может быть наложен административный штраф по ст. 5.27 КоАП РФ «Нарушение законодательства о труде и об охране труда».
