Должностная инструкция – внутриорганизационный документ, который отражает функции, права и должностные обязанности работника. О составе инструкции, ее целях и особенностях формирования мы расскажем в данной статье.
Должностная инструкция регламентирует не только права, обязанности и ответственность специалиста. Документ дополнительно определяет нюансы взаимодействия с сотрудниками из других отделов и иных должностей. Помимо этого, часто содержит также определенные требования, которые предъявляются к кандидату на предполагаемую должность.
Как таковой установленной законом формы документа нет, как и требований к составу, поэтому компания может самостоятельно разработать её по своему желанию. Важно, чтобы документ не противоречил трудовому договору и ТК РФ. Инструкция может быть или типовой, когда используется примерный шаблон для схожих по типу и деятельности компаний, или конкретной, в которой описываются все нюансы в соответствии с деятельностью организации.
В случае увольнения сотрудника по инициативе работодателя именно должностная инструкция поможет аргументировать в суде объективную оценку эффективного выполнения сотрудником трудовых обязанностей или позволит не допустить судебных разбирательств в принципе. То есть в данной ситуации документ послужит так называемым гарантом и надежной защитой для компании при возможных разногласиях с персоналом.
Особенности создания должностной инструкции кадров
В основе разрабатываемых инструкций зачастую лежат следующие документы:
-
квалификационный справочник (утв. Минтрудом РФ от 21.08.1998 г. № 37);
-
штатное расписание;
-
положение о структурных подразделениях;
-
иная внутренняя документация.
Рекомендации по составлению
Инструкция отличается от трудового договора тем, что нет необходимости ее составлять для каждого сотрудника персонально. Ее можно сформировать на отдельных специалистов. ТК РФ не устанавливает конкретные правила создания должностной инструкции с новым сотрудником. Она формируется с учетом специфики должности и деятельности компании.
Рекомендовано составлять документ в 3-х экземплярах:
-
для кадровых специалистов;
-
для руководителя отдела, в котором работает специалист;
-
для работника, где прописываются его должностные права и обязанности.
Структура должностной инструкции
Для большего понимания приведем пример необходимых пунктов должностной инструкции, которые прописываются для большинства должностей:
-
В заголовке указывается должность, наименование компании, дата утверждения документа и его номер.
-
Далее идет преамбула, в которой указываются ФИО сотрудника и документы, на основании которых утверждалась должностная инструкция (ТК РФ, трудовой договор).
-
Общие положения, которые включают:
- указание категории сотрудника, к которой относится специалист, в отношении кого прописана должностная инструкция;
-
кто уполномочен принимать и увольнять персонал этого направления;
-
какими законами, нормативно-правовыми актами, учредительными документами, методическими пособиями, внутриорганизационными правилами и приказами может руководствоваться сотрудник;
-
какие документы, правила, нормативы и организационные процессы необходимо обязательно знать сотруднику;
-
кто замещает сотрудника при его отсутствии.
-
Функционал специалиста.
-
Должностные обязанности специалиста.
-
Права сотрудника.
-
Рабочая ответственность сотрудника.
-
Указание лиц и вопросов, с которыми сотрудник будет взаимодействовать (подчиненные, руководители, контрагенты).
-
Подпись руководителя подразделения.
-
Пометка о согласовании инструкции со штатным юристом.
-
Дата создания инструкции.
-
Пометка о том, что сотрудник ознакомлен с документом с указанием даты.
Для чего необходима должностная инструкция кадров
Документ в первую очередь необходим для компании. Он позволит разделить и конкретизировать функционал между работниками, в том числе, если они занимают одинаковые должности. Также документ может помочь с проверкой знаний и квалификации специалиста во время испытательного периода. Наглядно сопоставить необходимые навыки и результат работы специалиста будет гораздо проще при принятии решения. А в случае судебных разбирательств можно доказать выполнение или невыполнение трудовых обязанностей сотруднику или компании соответственно.
Важно также понимать, что должностная инструкция эффективно разделяет труд сотрудников, которые занимают одинаковые позиции. В штатном расписании для них указываются одни и те же суммы оклада. Но при этом премии и доплаты могут быть различными и зависеть от квалификации и иных показателей.
Стоит отметить, что образцы должностных инструкций зачастую имеют только общую информацию. Лучше всего переделать типовую форму в соответствии со стандартами компании, которые будут учитывать специфику деятельности и конкретные задачи вашего бизнеса.
