Делегирование – это передача обязанностей подчиненным, обладающим достаточными знаниями и квалификацией. Руководитель должен поставить четкую задачу и наделить сотрудника полномочиями для ее решения. Поговорим о том, как правильно делегировать, и на какие моменты стоит обратить внимание.
Преимущества делегирования
К основным плюсам делегирования можно отнести:
-
формирование команды и выявление управленческих резервов;
-
хороший опыт для сотрудников, так как они могут применить полученные навыки и профессиональные компетенции на практике;
-
раскрытие потенциала и возможностей подчиненных;
-
экономия ресурсов – времени и сил руководителя;
-
мотивация кадров за счет постановки интересных и разнообразных задач.
Чем успешнее вы распределяете обязанности между своими подчиненными, тем легче становится управление. Но не нужно забывать, что при делегировании ответственность руководителя за принятые решения и результаты работы не уменьшается.
Почему не получается делегировать
Корень проблемы кроется в психологии межличностных отношений. Многие руководители не допускают автономии решений и не обладают таким качеством, как гибкость. Они привыкли все держать под жестким контролем, доверяют другим лишь рутинные и неинтересные задачи.
Лидеры не всегда осознают, что подобное поведение убивает творческий подход и энтузиазм исполнителей. Подчиненные ощущают прессинг, и воспринимают диктатуру начальника как ущемление собственного авторитета. В результате часто возникают инциденты саботажа труда. Недовольство возрастает.
Основные причины противодействия делегированию:
-
занятость руководителя – старайтесь находить время на объяснение делегируемых заданий, чтобы не разочаровываться в результатах;
-
недостаточная осведомленность сотрудников о задачах и путях их решения – нужно уметь правильно передавать дела;
-
самонадеянность управленца – мысли по типу «никто не справится с этой задачей лучше меня» нужно искоренять;
-
страх конкуренции и потери контроля – зачастую необоснованный;
-
недостаточная компетентность специалистов – задумайтесь, не стоит ли нанять более сильного сотрудника (вопреки страху, что вас «подсидят»);
-
непонимание, как реагировать в случае отказа в исполнении задачи – часто это связано с недостатком опыта и знаний в конкретной области.
Если в фирме так сложилось, что «инициатива наказуема» – это сильный удар по самолюбию сотрудников. Хорошие специалисты надолго не задержатся под руководством человека, который не прислушивается к их мнению, а те, кто останутся, будут применять иждивенческий подход к труду.
ВЫГОРАНИЕ СОТРУДНИКОВ В КРИЗИС
При неправильном делегировании руководитель может столкнуться со следующими проблемами:
-
риск выбора неверного способа решения задачи в виду отсутствия нужных инструментов или опыта работы;
-
временные затраты на исправление неверных решений;
-
ухудшение климата в коллективе.
Если руководитель не сможет справиться с вопросом делегирования полномочий, у подчиненных появиться стремление к самоуправству. Негативными последствиями могут быть подрыв авторитета лидера, ухудшение качества работы, учащение ошибок и срывы дедлайнов. Поэтому так важно научиться распределять обязанности.
Как этому научиться
Делегирование базируется на полномочиях и ответственности. Без определенных правил и должностных инструкций будет сложно передать дела. Поэтому начать нужно с описания и систематизации бизнес-процессов. Ведь в интересах руководителя – предоставить все ресурсы, необходимые для выполнения поставленной задачи.
Процесс делегирования включает:
-
Поручение задачи профильному специалисту.
-
Передачу полномочий и инструментов для ее выполнения.
-
Формулирование обязательств – лучше фиксировать все этапы в деловой переписке, чтобы можно было отслеживать динамику выполнения задания.
При эффективном делегировании большую часть рутинных операций выполняют подчиненные, а руководитель концентрируется на управлении и контроле, занимается стратегическим планированием и другими, более приоритетными задачами. Нужно учиться мыслить стратегически, понимать сильные и слабые стороны каждого члена коллектива. Руководителю понадобятся чувство меры, дипломатичность и стрессоустойчивость: никто не говорил, что будет легко.
Для эффективного делегирования можно использовать следующий алгоритм действий:
-
Указать конечный результат.
-
Определить дедлайны.
-
Обсудить нюансы в доверительной беседе.
-
Распределить полномочия между сотрудниками.
-
Поручить контроль за выполнением задачи компетентному специалисту.
-
Уведомить коллег о том, как и почему были распределены обязанности.
-
Поручить сотрудникам не только рутинные операции, но и добавить в рабочий процесс нотку творчества.
-
Пресечь любые попытки вернуть полномочия.
-
Замотивировать сотрудников на продуктивную работу.
В процессе применения указанной методики на практике могут возникать споры и недовольства. Работу над возражениями нужно проводить оперативно, без вреда для бизнес-процесса. Самое сложное – научиться доверять профессионалам, не мешать советами и как можно меньше критиковать. В конфликтной ситуации не опускайтесь до оскорблений: судите действия и поступки подчиненного, но не трогайте личность человека.
Очень помогают управленческие тренинги. Их главная идея состоит в обновлении и дополнении имеющихся знаний и опыта в интенсивном режиме. Управленческие навыки можно развивать. С помощью определенных методик можно добиться увеличения осознанности в принятии решений.
Интересный факт: Крупные корпорации вкладывают миллионы долларов в обучение руководящего состава. Например, концерн Henkel проводит 130 семинаров для управленцев в год. Каждый топ-менеджер обязан по договору с работодателем посетить 2 и более мероприятия.
Рекомендации управленцам
Самое главное – определить границы делегирования полномочий. Полная передача обязанностей возможна лишь в кризисных условиях. В остальное время нужно четко понимать, какой зоной ответственности наделить каждого сотрудника и как диверсифицировать риски. Доверие к исполнителю должно быть, но не забывайте проверять промежуточные результаты труда, направлять и координировать деятельность подчиненных.
Попустительский тип управления может привести к расколу в коллективе и снижению мотивации к труду, а излишний авторитаризм убивает инициативу. И то, и другое приводит к негативным последствиям для бизнеса.
Всегда старайтесь соблюдать баланс интересов. Задача руководителя – сохранить власть и правильно разделить полномочия. Делегирование должно восприниматься сотрудниками как поощрение, а не как вынужденная необходимость. Людям нужна почва для инициатив и творчества: не ограничивайте людей в их стремлении сделать что-то полезное для общего дела. Рост объема полномочий должен быть прямо пропорциональным близости к руководству. Тогда подчиненные захотят выполнять задачи более качественно и быстро.
Если вовремя не перераспределить нагрузку, то дела либо встанут, либо руководитель столкнется с эмоциональным выгоранием и с перегрузкой. Замыкая на себе все решения, управленец рискует стать «узким горлом». В таком состоянии очень легко упустить из вида важные детали и не увидеть возможности, ведь нереально все делать самому.
Запомните простую истину: чем больший объем функционала делегирует руководитель, тем точечнее и оперативнее должен проводиться централизованный контроль исполнения задач. Но все хорошо в меру. Не нужно давить на сотрудников: помогите людям раскрыть свои лучшие качества, и положительный эффект не заставит себя ждать.
