Сколько времени нужно хранить документы в компании?
Шкафы и полки в архиве компании заполнены до отказа документами. В течение какого срока обязательно хранить документацию компании? Как правильно отсчитать период хранения? Что грозит компании, если она досрочно уничтожит документы? Расскажем обо всем по порядку.
Несметное количество документов в архиве или в ином помещении – не является неизбежной участью каждой компании. Если компания вовремя не избавится от огромного количества бумаг, то в дальнейшем ей будет сложно найти нужный запрашиваемый документ, да и площади для хранения потребуется больше.
Кто отвечает за сохранность документов в компании?
По общему правилу за организацию хранения документов несет ответственность руководитель предприятия (п.1 ст.7,ст.29 Федерального закона от 06.12.2011 г. №402-ФЗ). Так, на директоре лежит обязанность выделить отдельное помещение под хранение документации либо стеллажи под архив, специальные шкафы. А главный бухгалтер должен обеспечить сохранность этих документов. Так, на чеки, выцветшие с течением времени, должны быть заранее сделаны ксерокопия (письмо Минфина РФ от 03.04.2007 г. №03-03-06/1/209). Перед отправкой документов в архив должен быть составлен реестр переданных документов, номенклатура дел, сделана подшивка.
Коммерческие компании, в отличие от государственных структур, не обязаны создавать архив. Тем не менее, для сохранности документов целесообразно выделить отдельное помещение или комнату.
Полномочия по хранению документов руководитель может своим распоряжением передать другому сотруднику.
Для того чтобы документы сохранили свой первоначальный вид, необходимо обеспечить определенные условия для их хранения. Чтобы не было порчи и разбухания документов, необходимо поддерживать определенную температуру в помещении и параметры влажности воздуха.
В качестве основы в процессе организации архива либо иного отдельного помещения можно взять порядок, прописанный в разделе VII «Организация хранения архивных документов» Правил, утв. приказом Росархива РФ от 20.12.2019 г. №236.
Какие установлены сроки для хранения документов?
Для того чтобы не запутаться в сроках хранения документации, необходимо имеющиеся документы классифицировать по их видам. Ведь каждому виду документов соответствует свой срок хранения.
Различают следующие виды документов:
-
бухгалтерские;
-
кадровые;
-
банковские;
-
налоговые, в т.ч. служащие основанием для начисления страховых взносов;
-
акты проверок налоговиков, страхователей;
-
акты проверок аудиторов;
-
документы, связанные с учредителями или акционерами компании;
-
договоры с поставщиками и покупателями.
В каждой большой группе документов есть свой перечень документации, у которой может срок хранения различаться.
Сроки хранения документов установлены едиными как для бумажных документов, так и электронных. Особый порядок установлен для документов, которые составляют государственную тайну. Для них предусмотрен особый порядок хранения.
Сколько хранить бухгалтерские документы?
Сроки хранения бухгалтерских документов определены в разделе 4 «Учет и отчетность» в подразделе «Бухгалтерский учет и отчетность» Перечня, утв. приказом Росархива РФ от 20.12.2019 г. №236.
Обозначим основные из них:
|
Наименование документа |
Срок хранения |
|
Документы учетной политики |
5 лет после замены новыми |
|
Бухгалтерская (финансовая) отчетность (бухгалтерские балансы, отчеты о финансовых результатах, отчеты о целевом использовании средств, приложения к ним) |
Годовая отчетность – постоянно; Промежуточная отчетность – 5 лет, а если нет годовой – постоянно. |
|
Документы (протоколы, акты, заключения) о рассмотрении и утверждении бухгалтерской (финансовой) отчетности |
Постоянно |
|
Первичные учетные документы и связанные с ними оправдательные документы: кассовые документы и книги, банковские документы, корешки денежных чековых книжек, ордера, табели, извещения банков и переводные требования, акты о приеме, сдаче, списании имущества и материалов, квитанции, накладные и авансовые отчеты, переписка |
5 лет |
|
Важно знать, что общий срок в 5 лет определен при условии проведения проверки. А в случае возникновения споров, разногласий документы сохраняются до принятия решения по делу. |
|
|
Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов |
5 лет после замены новыми |
|
Сводные расчетные платежные ведомости и документы к ним, расчетные листы на выдачу заработной платы, пособий, гонораров, материальной помощи и других выплат о получении заработной платы и других выплат |
6 лет |
|
Важно знать, что при отсутствии лицевых счетов срок хранения для документов, оформленных после 2003 года, составляет 50 лет, а до 2003 года – 75 лет. |
|
Сколько хранить налоговые документы?
Сроки хранения кадровых документов определены в разделе 4.3 «Налогообложение» Перечня.
Обозначим основные из них:
|
Наименование документа |
Срок хранения |
|
Счета-фактуры, книги покупок и книги продаж, а также дополнительные листы к ним, журналы учета счетов-фактур |
5 лет |
|
Как правильно рассчитать 5-летний срок? Точкой отсчета срока хранения счета-фактуры является окончание квартала, в котором счет-фактура была зарегистрирована в последний раз (пп.8 п.1ст.23 НК РФ, письмо Минфина РФ от 19.07.2017 г. №03-07-11/45829). Например, в декларации заявлена счет-фактура за 3 квартал 2022 г. Следовательно, хранить ее нужно до 1 октября 2027 года. |
|
|
Регистры налогового учета |
5 лет, а по НДФЛ: если нет лицевых счетов, то 50 лет - при оформлении документов после 2003 г., 75 лет – до 2003 г. |
|
Расчеты по страховым взносам |
50 лет - при оформлении документов после 2003 г., 75 лет – до 2003 г. |
|
Документы, относящиеся к расчету и уплате страховых взносов |
6 лет (пп.6 п.3.4 ст.23 НК РФ) |
Сколько хранить кадровые документы?
Сроки хранения кадровых документов определены в разделах 7 «Трудовые отношения» и 8 «Кадровое обеспечение» Перечня.
Обозначим основные из них:
|
Наименование документа |
Срок хранения |
|
Трудовые договоры, служебные контракты, соглашения об их изменении, расторжении |
50 лет - при оформлении документов после 2003 г., 75 лет – до 2003 г. |
|
Личные карточки и личные дела работников |
|
|
Лицевые счета работников, карточки-справки по зарплате |
|
|
Документы о приеме, переводе, перемещении, ротации, совмещении, совместительстве, увольнении, оплате труда, аттестации, повышении квалификации, присвоении классных чинов, разрядов, званий, поощрении, награждении, отпусках по уходу за ребенком, без содержания |
|
|
Приказы, распоряжения о дисциплинарных взысканиях и документы к ним |
3 года |
|
Графики отпусков |
Сколько хранить учредительные документы?
Сроки хранения кадровых документов определены в разделе 1.3.3 «Управление и распоряжение имуществом» Перечня.
Обозначим основные из них:
|
Наименование документа |
Срок хранения |
|
Списки аффилированных лиц, а также списки владельцев ценных бумаг |
До ликвидации компании |
|
Договоры на ведение реестра владельцев ценных бумаг, акт приема-передачи документов и информации реестра |
10 лет после истечения срока действия договора |
Какая ответственность за нарушение сроков хранения документов?
За нарушение порядка и сроков хранения первичных документов штраф на должностных лиц составляет от 5 тыс. до 10 тыс. рублей (п.1 ст. 15.11 КоАП РФ).
Если документы утрачены, то компанию могут оштрафовать (п.1 и п.2 ст.120 НК РФ):
-
на 10 тыс. рублей, если утрата произошла в течение одного налогового периода;
-
на 30 тыс. рублей - в течение более одного налогового периода.
Если же занижена налоговая база из-за отсутствия документов, то размер штрафа составит 20% от неуплаченных налогов, но не менее 40 тыс. рублей (п.3 ст.120 НК РФ).
