Замена ежегодного отпуска денежной компенсацией: в каких случаях выплачивается

Согласно ТК РФ все официально работающие россияне имеют право на 28 календарных дней уходить в оплачиваемый отпуск каждый год. Когда можно заменить «неотгуляный» отпуск выплатами, как сделать расчет компенсации и какой штраф грозит работодателю, если его подчиненный не использовал свой отпуск, расскажем подробнее. 

В каких случаях работник может получить компенсацию за неиспользованный отпуск?

Работодатель обязан предоставлять своему сотруднику каждый год отпуск согласно ст. 122 ТК РФ. Если по производственной необходимости или по личным обстоятельствам сотрудник не использовал свой отпуск, то его переносят на год. То есть число дней положенного отпуска удваивается. В исключительных случаях за дни отпуска, которые не были использованы, положены денежные выплаты:

При увольнении сотрудника, если у него есть неиспользованные дни отпуска, начисление будет произведено по приказу руководителя. Писать заявление о предоставлении выплаты, уволенному сотруднику не нужно.

Если работнику положены дополнительные отпускные дни, кроме основного отпуска. Для получения выплат за дополнительные дни, которые не были использованы, работник должен написать заявление.

Дополнительные дни отпуска работнику можно заменить на денежную выплату согласно ст. 126 ТК РФ. Сотрудники, которым положен удлиненный отпуск: 

• работающие на опасном производстве, при вредных условиях труда;

• сотрудники, у которых по договору установлен ненормированный рабочий день;

• инвалиды;

• педагоги и медработники;

• работающие в условиях Крайнего Севера, и в приравненных к нему территориях.

Длительность дополнительного отпуска регулируется Трудовым кодексом и для каждого разная. Например, для инвалидов, которые работают, предоставляется два дополнительных дня, три дня — для работников с ненормированным рабочим днем.

Когда компенсацию за отпуск получить нельзя?

Согласно Трудовому кодексу, не допускается замена ежегодного отпуска и других видов дополнительных отпусков компенсацией сотрудникам таких категорий:

• Работникам, не достигшим совершеннолетнего возраста.

• Женщинам, находящимся в состоянии беременности.

• Сотрудникам, работающим в опасных или вредных условиях. Дополнительный отпуск продолжительностью от семи календарных дней, работник должен использовать по назначению, замена отдыха денежной компенсацией не предусмотрена.

Получить денежные выплаты работники этих категорий смогут только при увольнении.

Как рассчитывается компенсация за отпуск?

Для расчета компенсации за неиспользованные дни отпуска рассчитывается по специальной формуле:

Чтобы рассчитать среднедневной заработок, используется формула:

где, за среднее количество календарных дней в месяце принят показатель 29.3;

12 календарных месяцев до увольнения считается расчетным периодом.

Если человек увольняется в последний день месяца, это время входит в расчетный период. К примеру, работник увольняется 30 мая то расчетный период будет рассчитываться с 1 мая прошлого по 30 апреля текущего года. А если заявление об увольнении от 31 мая, то расчетный период с 1 июня прошлого года по 31 мая текущего.

В случае, когда расчетный период приходится на декрет и отпуск по уходу за ребенком, учитывается период за 12 месяцев до ухода в декретный отпуск.

Работник отработал в компании и решил уволиться, в этом случае расчетный период — это месяцы, которые он отработал фактически. К примеру, сотрудник отработал 11 месяцев, компенсация отпуска выплачивается полный рабочий год.

Если период работы составил от 5,5 месяцев до 11 месяцев выплачивается компенсация полностью за весь год, в таких случаях, как ликвидация предприятия, сокращение штата сотрудников или призыв на военную службу.

Для сотрудника, отработавшего половину или месяц, предусмотрена денежные выплаты за 2,33 дня в месяц.

Компенсация за неиспользованный отпуск выплачивается работнику в день увольнения. В случае если сотрудник в этот день не работал, то выплата производится не позднее следующего дня, после того как работник получит полный расчет.

Какие штрафы предусмотрены в случае если вместо отпуска работник получил компенсацию?

При замене денежной выплаты весь срок отпуска, а не той части, которая превышает 28 календарных дней, работодатель нарушит трудовое законодательство, что повлечет за собой назначение штрафа. В таких случаях, согласно ч.1 ст. 5.27 КоАП, будет наложен штраф на индивидуального предпринимателя или руководителя предприятия от 1000 до 5000 рублей, а компания заплатит от 30 000 до 50 000 рублей.

При повторном нарушении сумма штрафа увеличится значительно:

• Для предпринимателя и директора — от 10 000 до 20 000 рублей. Штраф должностному лицу может быть заменен отстранением от выполнения профессиональных обязанностей от одного до трех лет.

• Для организаций и компаний сумма штрафа увеличится и заплатить придется от 50 000 до 70 000 рублей.

Чтобы работодатель не получил штраф, уволенный работник должен получить денежное возмещение за все неиспользованные дни отпуска в день увольнения. Кроме этого, не стоит забывать, что компенсация облагается НДФЛ и страховым взносом. В случае, если работник продолжает работать и ему, к примеру, положен отпуск за вредные условия труда, работодатель может финансово компенсировать только дополнительные дни. Для расчета компенсации используются формулы, но рассчитать сумму можно и на специальных калькуляторах.