Позади квартальные отчеты, до сдачи годового отчета еще есть время. Когда выгоднее взять отпуск работнику, чтобы получить максимальную сумму отпускных?
УСЛУГИ КАДРОВОГО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА
Как правило, бухгалтеры идут в отпуск после периода сдачи отчетности, менеджеры – в «мертвый» сезон. В этих ситуациях не рассматривается период ухода в отпуск в материальном плане. А предположим, если работник может выбирать месяц отпуска, то когда ему выгоднее пойти в отпуск?
Прежде всего, в конце декабря 2018 г. работодатели должны распланировать время и определить очередность предоставления работникам отпусков в 2019 году. Поскольку график должен быть утвержден не позднее чем за две недели до наступления календарного года, то на 2019 год утвердить график отпусков нужно до 17 декабря 2018 г. (Письмо Минтруда от 08.12.2017 г. №14-2/ООГ-9399).
Отсутствие (либо составление с нарушениями требований законодательства) графика отпусков грозит компании штрафом:
- для должностных лиц - от 1 000 до 5 000 рублей;
- для ИП - от 1 000 до 5 000 рублей либо приостановление деятельности на срок до 90 суток;
- для компаний - от 30 000 до 50 000 рублей либо приостановление деятельности на срок до 90 суток (ст.5.27 КоАП РФ).
Микропредприятия, заключившие с работниками трудовые договоры по типовой форме, могут не составлять график отпусков.
ДО КОНЦА 2018 Г. НУЖНО ЗАВЕРШИТЬ АТТЕСТАЦИЮ РАБОЧИХ МЕСТ
Как рассчитываются отпускные?
Порядок определения среднего заработка для расчета утвержден постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 г. № 922 «Об особенностях порядка исчисления средней заработной платы» (далее по тексту - Положение).
Средний заработок рассчитывается за 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу начала отпуска. Выплаты, которые берутся при расчете среднего заработка, в частности, заработная плата, премии и вознаграждения, предусмотренные системой оплаты труда. А выплаты, которые не учитываются при расчете среднего заработка - это, например, материальная помощь, оплата обучения, путевок, то есть выплаты социального характера, не предусмотренные системой оплаты труда (п.3 Положения).
Ежемесячные премии и вознаграждения учитываются при расчете среднего заработка по факту начисления с учетом ограничения - не более одной выплаты за каждый показатель в каждом месяце расчетного периода. Премии и вознаграждения за период работы, превышающий один месяц, учитываются также по факту начисления. При этом продолжительность периода, за который начислены премии, не должна превышать 12 месяцев. В противном случае премии и вознаграждения учитываются в размере месячной части за каждый месяц расчетного периода. Вознаграждения по итогам года и за выслугу лет, начисленные за предшествующий расчету календарный год, учитываются в полном объеме независимо от времени начисления (п.15 Положения).
А если производственные премии имеют регулярный характер, то в расчет отпускных они войдут в любом случае. Правда, если процент премий варьируется, то выгоднее брать месяцы, следующие за месяцем максимального процента премий.
НЕ УДАЛОСЬ ОСПОРИТЬ ШТРАФ – ДОБИВАЕМСЯ СНИЖЕНИЯ ЕГО РАЗМЕРА
Влияние праздничных дней на размер отпускных
Напомним, что в соответствии со ст.120 ТК РФ нерабочие праздничные дни, приходящиеся на период ежегодного основного или дополнительного оплачиваемого отпуска, в число календарных дней отпуска не включаются. Например, в самом «богатом» на праздники месяце январе, стоимость рабочего дня будет самой высокой по сравнению с другими месяцами (при пятидневной рабочей неделе в январе 2019 г. будет только 17 рабочих дней). Но праздники будут только удлинять отпуск, но не учитываться при расчете отпускных выплат.
Нерабочими праздничными днями в 2019 г. являются (ст.112 ТК РФ):
- 1, 2, 3, 4, 5, 6 и 8 января - Новогодние каникулы;
- 7 января - Рождество Христово;
- 23 февраля - День защитника Отечества;
- 8 марта - Международный женский день;
- 1 мая - Праздник Весны и Труда;
- 9 мая - День Победы;
- 12 июня - День России;
- 4 ноября - День народного единства.
Перенос выходных дней в 2019 году:
- с 5 января на 2 мая;
- с 6 января на 3 мая;
- с 23 февраля на 10 мая.
Покажем на примере, когда выгоднее работнику будет использовать отпуск: в январе, мае или октябре 2019 г.
ПРИМЕР
НезабудкинаВ.И. работает в должности бухгалтера по графику пятидневной рабочей недели с окладом 50 000 руб.
В августе 2018 г. она находилась в ежегодном отпуске продолжительностью 28 календарных дней (с 1 по 28 августа включительно). Заработная плата за этот месяц, включаемая в расчет отпускных, составляла6 522руб.
С 12 по 16 ноября 2018 г. включительно (то есть пять календарных дней) Незабудкина В.И. находилась на больничном. За этот месяц работнице была начислена зарплата в размере 38 095 руб. (за 16 отработанных рабочих дней).
Рассчитаем сумму отпускных в трех вариантах, если работница возьмет отпуск продолжительностью 14 календарных дней:
1) с 9 января 2019 г.;
2) с 13мая 2019 г.;
3) с 7октября 2019 г.
Для упрощения примера примем, что кроме вышеперечисленных месяцев (августа и ноября 2018 г.) все месяцы расчетного периода отработаны полностью. Премий в этом периоде работнице не начислялось.
ЮРИДИЧЕСКОЕ ОБСЛУЖИВАНИЕ ЮРИДИЧЕСКИХ ЛИЦ
Вариант первый
Незабудкина В.И. возьмет отпуск на 14 календарных дней с 9 января 2019 г.
Расчетным периодом будет время с января по декабрь 2018 г. включительно. Определим количество отработанных календарных дней в расчетном периоде. По условию, полностью были отработаны десять календарных месяцев.
Количество дней в них будет 293 дн. (29,3 дн. х 10 мес.).
Вычислим количество отработанных календарных дней в не полностью отработанном августе 2018 г.: [(29,3 дн. : 31 дн. х (31 дн. - 28дн.)] = 2,84 дн.
В ноябре 2018 г. количество отработанных календарных дней составит:
[29,3 дн. : 30 дн. х (30 дн. – 5дн.)] = 24,42 дн.
Общее количество отработанных календарных дней в расчетном периоде - 320,26дн. (293 дн. + 2,84 дн. + 24,42дн.).
Сумма выплат за этот период, включаемых в расчет, составит 544 617 руб. (50 000 руб. х 10 мес. + 6 522 руб. + 38 095 руб.). Среднедневной заработок для расчета отпускных составит:
(544 617 руб. : 320,26дн.) = 1 700,55 руб.
Сумма отпускных -23 808 руб. (1 700,55 руб. х 14 дн.).
Поскольку рабочих дней у Незабудкиной В.И. в январе 2019 г. будет только 7 дней (с 9 января по 22 января 2019 г. включительно работница была в отпуске, а работала только с 23 по 30 января 2019 г., т.е. 7 рабочих дней), заработная плата за этот период ей будет начислена в размере 20 588 руб. (50 000 руб. : 17дн. х 7 дн.). Общая сумма начислений за январь - 44 396 руб. (23 808 руб. + 20 588 руб.).
Вариант второй
Незабудкина В.И. возьмет отпуск продолжительностью 14 календарных дней с 13 мая 2019 г.
Расчетный период в данном случае будет с мая 2018 по апрель 2019 г. В этот период войдут десять календарных месяцев, отработанных полностью, а также август и ноябрь 2018 г., отработанные не полностью. Поэтому количество отработанных дней и сумма выплат, включаемых в расчет, будут те же, что и в первом варианте. Соответственно среднедневной заработок и сумма отпускных за 14 дней отпуска получатся те же, что и в первом варианте.
Сумма отпускных –23 808 руб. За оставшиеся в мае 2019 г. 8 рабочих дней Незабудкиной В.И. будет начислена заработная плата в сумме 22 222 руб. (50 000 руб. : 18 дн. х 8 дн.). Общая сумма начислений за май - 46 030 руб. (23 808 руб. + 22 222 руб.).
Вариант третий
Незабудкина В.И. возьмет отпуск на 14 календарных дней с 7октября 2019 г.
Расчетный период будет с октября 2018 г. по сентябрь 2019 г. включительно. В него войдут 11 полностью отработанных месяцев и не полностью отработанный ноябрь 2018 г.
Количество отработанных дней в полных месяцах составит: (29,3 дн. х 11 мес.) = 322,3дн.
В этот расчетный период не попал август 2018 г.
В ноябре 2018 г. количество отработанных календарных дней составит:
[29,3 дн. : 30 дн. х (30 дн. – 5 дн.)] = 24,42 дн.
Общее количество отработанных календарных дней в расчетном периоде - 346,72дн. (322,3дн. + 24,42 дн.).
Сумма выплат за этот период, включаемых в расчет, составит 588 095 руб. (50 000 руб. х 11 мес. + 38 095 руб.). Среднедневной заработок для расчета отпускных составит:
(588095руб. : 346,72дн.) = 1 696,17 руб.
Сумма отпускных - 23 746 руб. (1 696,17 руб. х 14 дн.).
Количество отработанных дней в отпускном месяце в данном случае будет больше. В октябре 2019 г. Незабудкина В.И. должна будет отработать 13 рабочих дней. За эти дни ей полагается заработная плата в сумме 28 261 руб. (50 000 руб. : 23дн. х 13дн.). Общая сумма начислений за октябрь 2019 г. будет равна 52 007 руб. (23 746руб. + 28 261 руб.).
Сравнив полученные суммы общих начислений, можно сказать, что самый выгодный вариант — третий, когда в месяце отпуска нет праздничных дней. А взяв отпуск в январе 2019 г., работница потеряет 7 611 руб. Однако в первом варианте будет самая длинная продолжительность отдыха.
Отметим, что в расчете не учтена возможная индексация оклада, перевод работника на вышеоплачиваемую или наоборот, нижеоплачиваемую должность и пр.
