Штатное расписание – это документ, который есть в каждой компании. Для чего он нужен? Какие нюансы нужно учитывать при его составлении? Можно ли менять утвержденное штатное расписание?
Как говорил небезызвестный сотрудник Новосельцев в фильме «Служебный роман» о своем начальнике Калугиной – «она уверена, что люди появляются на свет взрослыми согласно штатному расписанию, с должностью и окладом».
Для начала определимся с понятием «штатное расписание», ведь без этого документа не обходится ни одна кадровая служба компании. Этот документ запрашивают при проверке налоговики, инспекторы из ГИТ, специалисты фонда социального страхования.
Что представляет собой штатное расписание?
Штатному расписанию не нашлось отдельной главы в трудовом законодательстве. Вместе с тем, такой документ упоминается в других статьях ТК РФ. Например, трудовая функция работника определяется как работа по должности согласно штатного расписания (ст.15 и ст.57 ТК РФ).
Штатное расписание – это документ, в котором обозначены должности в разрезе структурных подразделений, размер оклада по каждой из должностей, а также надбавки за стаж, разъездной характер работы, за прохождение аттестации.
Если такого документа нет, то работодателю грозит административный штраф (п.1 ст.5.27 КоАП РФ). Компанию могут оштрафовать от 30 тыс. до 50 тыс. рублей, а ее руководителя – до 5 тыс. рублей.
Какие нюансы необходимо учитывать при составлении штатного расписания?
Количество вводимых должностей и их название, за исключением некоторых случаев, а также размер оплаты труда – отдается на откуп работодателю. Именно работодатель по своей надобности определяет расстановку кадров, а также количество необходимых работников.
Поэтому работник не может оспорить надобность сокращения должности, которую занимает Петров, а не Сидоров. Как отмечают судьи, работодатель самостоятельно принимает кадровые решения, определяет структуру и штатное расписание (п.10 постановления Пленума ВС РФ от 17.03.2004 г. №2, КС РФ от 15.01.2019 г. №3-П, определения КС РФ от 24.04.2018 г. №930-О, от 28.03.2017 г. №477-О). Иное дело, когда работодатель нарушает процедуру сокращения штатной единицы. Но, как говорится, это уже совсем другая история (решение районного суда Нижегородской области от 16.06.2021 г. №2-314/2021, Кировского районного суда от 16.07.2020 г. №2-2439/2020).
Свободен работодатель и в выборе названия штатной единицы. Исключение –должности, работа на которых подразумевает выплату льгот и компенсаций. Тогда работодатель должен руководствоваться квалификационными справочниками и профессиональными стандартами (ст.195.3 ТК РФ).
При указании должности работодатель не должен поддаваться модным веяниям и вводить в название иностранные слова (п.1 ст.16 Закона от 25.10.1991 г. №1807-1). Например, вместо должности «HR-менеджер» нужно указать «специалист по кадрам». В трудовом договоре с работником его должность должна быть отражена в точном соответствии со штатным расписанием (письмо Роструда от 21.01.2014 г. №ПГ/13229-6-1).
Неоднозначным вопросом является установление разных окладов работникам с одинаковыми должностями. Контролеры считают это не допустимым (письма ГИТ по г. Москве от 04.06.2020 г. №77/10-20706-ОБ/18-1299, Роструда от 27.07.2011 г. №1111-6-1).
Вместе с тем, суды не видят в этом нарушения, если работодатель обзаведется доказательствами объективных причин такого различия в окладах (определение 6 кассационного суда от 07.11.2019 г. №2-1480/2019).
По какой форме составляется штатное расписание?
Несмотря на то, что унифицированные формы документов можно не применять, большинство компаний по-прежнему используют привычную форму Т-3, утвержденную постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 г. №1. Именно эта форма используется в автоматизированных бухгалтерских программах. При необходимости в эту форму можно вносить дополнительные строки или столбцы либо убирать ненужные (ст.9 Федерального закона от 06.12.2011 г. №402-ФЗ).
Можно ли изменить штатное расписание?
Работодатель вправе, исходя из конкретной финансово-экономической деятельности, менять штатное расписание. В трудовом законодательстве нет ограничений на количество правок штатного расписания. Поэтому работодатель может действовать как главный герой повести– «я тебя породил, я тебя и убью». То есть сначала ввести необходимую должность, а потом ее сократить.
Чаще всего, изменение штатного расписания связано с изменением оклада работника. Например, работодатель индексирует работникам зарплату и, соответственно, меняются оклады.
В некоторых случаях работодатель вынужден уменьшать размер заработной платы. Тогда после выполнения всех необходимых процедур – уведомление работника за 2 месяца, получение согласия, подписание дополнительного соглашения к трудовому договору, нужно изменить и штатное расписание.
Менять штатное расписание можно двумя способами: переутверждать новое расписание либо приказом вносить изменение в первоначально утвержденное расписание.
