В ст. 136 Трудового кодекса РФ установлено, что работодатель при выплате заработной платы обязан извещать в письменной форме каждого работника:
- о составных частях заработной платы, причитающейся ему за соответствующий период;
- о размерах иных сумм, начисленных работнику, в том числе денежной компенсации за нарушение работодателем установленного срока соответственно выплаты заработной платы, оплаты отпуска, выплат при увольнении и (или) других выплат, причитающихся работнику;
- о размерах и об основаниях произведенных удержаний;
- об общей денежной сумме, подлежащей выплате.
Формой извещения работника о причитающихся ему начислениях является расчетный листок.
Положения ст. 136 Трудового кодекса РФ позволяют сделать вывод о том, что оформление и выдача расчетных листков является не правом, а обязанностью работодателя.
Форма расчетного листка ни Трудовым кодексом РФ, ни иными нормативными актами РФ не установлена.
Согласно требованиям Трудового кодекса РФ форма расчетного листка самостоятельно разрабатывается и утверждается работодателем.
При разработке формы расчетного листка должно учитываться мнение представительного органа организации (при его наличии).
Исходя из требований действующего законодательства РФ, расчетный листок должен быть оформлен в виде письменного документа, поскольку в абз.1 ст. 136 Трудового кодекса РФ прямо сказано, что работник о составных частях заработной платы и пр. извещается в письменной форме. Представляется, что данный документ должен быть оформлен на бумажном носителе. Прямого запрета на периодическую электронную рассылку данной информации нет. Однако, существует вероятность того, что электронная рассылка в случае возникновения конфликта с работником, не будет для работодателя являться достаточным доказательством того, что работнику действительно было направлено электронное сообщение и работник его действительно получил и прочитал (либо могут возникнуть проблемы при доказывании данного факта).
Для исключения конфликтов, расчетный листок в виде отдельно оформленного письменного документа должен выдаваться работнику лично и под роспись. Отметка о дате выдачи работнику расчетного листка может проставляться либо в соответствующем журнале, либо на втором экземпляре расчетного листка, который будет храниться у работодателя.
Представляется целесообразным оформить расчетный листок таким образом, чтобы он одновременно содержал все, установленные Трудовым кодексом РФ сведения (разделы) (абз. 1 ст. 136 Трудового кодекса РФ). В частности, о размере заработной платы, о других начислениях в пользу работника, о размерах и основаниях удержаний, о периоде, за который производятся данные выплаты и удержания, о итоговой денежной сумме, подлежащей выплате. Необходимость включения в расчетный листок всех вышеназванных разделов обусловлена тем, что его целесообразно утверждать один раз и на неопределенный период времени. В ситуации, когда в отдельно взятом периоде в отношении начислений работника не производятся удержания или работнику не производятся иные начисления кроме заработной платы, соответствующие разделы расчетного листка остаются не заполненными, в них проставляется прочерк.
Проставление печати на расчетном листке не является обязательным. Однако, расчетный листок целесообразно подписывать лицу, ответственному за его составление.
Применение в организации формы расчетного листка, не утвержденной работодателем, является нарушением трудового законодательства и влечет административную ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ (см. Постановление Верховного Суда РФ от 23.12.2010 г. № 75-АД10-3).
Порядок выдачи расчетных листков в Трудовом кодексе РФ также не установлен. Поэтому данный порядок также должен быть самостоятельно разработан работодателем и отражен в локальном нормативном акте, которым утверждается форма расчетного листка. В частности, в локальном нормативном акте, должны быть установлены лицо, которое утверждает и разрабатывает расчетный листок, периодичность выдачи расчетных листков, способ выдачи (на бумажном носителе, под роспись), должны быть установлены работники, ответственные за оформление и выдачу расчетных листков, способ его хранения, порядок уничтожения и пр.
Локальный нормативный акт, которым разработана форма расчетного листка, и порядок его применения в организации утверждается приказом руководителя организации или иным уполномоченным лицом. Форма данного приказа также не является унифицированной и разрабатывается в организации самостоятельно. Титульный лист (или первый лист) локального нормативного акта, которым разработана форма расчетного листка, и порядок его применения в организации, должен содержать отметку о его утверждении, дату, подпись руководителя (уполномоченного лица) и печать организации.
Порядок выдачи расчетных листков, установленный локальным нормативным актом, в равной степени применяется в случае выплаты заработной платы и других начислений в пользу работника через кассу и при перечислении на банковскую карту (Письмо Роструда РФ от 18 марта 2010 г. № 739-6-1).
Периодичность выдачи расчетных листков Трудовым кодексом РФ не установлена. Однако, следует учесть, что в абз.1 ст. 136 Трудового кодекса РФ содержится обязанность работодателя при выплате заработной платы извещать в письменной форме каждого работника о ее составных частях и пр. При этом, в абз. 6 ст. 136 Трудового кодекса РФ содержится обязанность работодателя выплачивать заработную плату не реже чем каждые полмесяца в день, установленный правилами внутреннего трудового распорядка, коллективным договором, трудовым договором. В связи с этим, представляется правильным выдавать работнику расчетный листок при каждой выплате заработной платы, то есть не реже, чем каждые полмесяца. Иное может быть расценено как нарушение трудового законодательства и повлечь административную ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ.
