Удаленный режим работы вынуждает многих работодателей усиливать контроль над сотрудниками. Конечно, благодаря современным способам легко контролировать KPI сотрудников, сохранение конфиденциальности и соответствие внутренней политике. Однако, не все средства хороши для достижения цели. Тотальный контроль может привести к необратимым последствиям.
Следует также учитывать, что в подобных ситуациях уклон в сторону интересов работников всегда больше. В том случае, если вы не поставите сотрудников в известность о контроле, то собранной информацией для привлечения к дисциплинарной ответственности воспользоваться не сможете.
Что делать, если контроль действительно нужен?
Хотим обратить ваше внимание, что контроль затрагивает одновременно несколько правовых режимов: персональные данные, сведения о частной жизни и тайну коммуникаций. У каждого режима – своя специфика, и с этим необходимо считаться. Все рекомендации внедрения мер контроля можно условно поделить на пять групп.
- Правовое основание контроля
Итак, прежде всего, нужно убедиться, в согласии работников. Отметим, что это согласие должно распространяться на все данные, к которым есть доступ у работодателя.
Помимо этого, советуем убедиться, что под контроль попадает лишь трудовая деятельность работника. Для этого, в локальных актах организации должны быть закреплены ограничения по использованию сотрудниками предоставленных им устройств в личных целях. Имеются ввиду звонки и переписки по личным вопросам с использованием рабочих гаджетов. В то же время, работники не должны использовать личную технику для решения рабочих вопросов.
- Внутренняя регламентация контроля
Все правила и ограничения контроля необходимо закрепить в локальных актах компании, с которыми работники будут ознакомлены под роспись.
В этих актах обязательно должна быть указана следующая информация:
-
способы контроля и его цели;
-
источники получения данных;
-
сроки их обработки;
-
права и обязанности работников, включая пункт не препятствовать контролю;
-
права и обязанности компании при соблюдении контроля;
-
юридические последствия для работников
- Обоснованность контроля
Адекватность каждого из способов контроля легко проверить с помощью одного вопроса. Насколько интересы и цели работодателя соответствуют масштабам ограничений прав сотрудников? Чтобы на него ответить нужно заранее подготовить аргументы. Контроль считается обоснованным, когда речь идет о сохранении коммерческой тайны, исполнении договора, защите передаваемой информации.
Возможно, контрольные меры стоит вводить постепенно, а к тотальному контролю переходить только при нарушении уже введенных мер.
ДЕЛОВОЙ ЭТИКЕТ: ЧТО ПРИЕМЛЕМО, А ЧТО НЕТ?
- Информирование работников о контроле
Практически всегда тайный контроль считается нарушением прав работника. Отметим, что сотрудник должен знать не только о самом факте контроля, но и о его способах, целях, последствиях. Помимо ознакомления с актами под роспись, рекомендуем постоянно напоминать о контроле путем рассылок, постеров и всплывающих окон на рабочих устройствах. Некоторые меры, например, как видеонаблюдение требуют дополнительного информирования.
- Организационные меры
Для каждой категории работников потребуется разный уровень контроля. Понятно, что те работники, которые имеют доступ к конфиденциальной информации и коммерческой тайне могут контролироваться больше, чем остальные сотрудники.
Главным принципом контроля должно быть соблюдение тонкой грани между вмешательством и невмешательством. Чтобы обезопасить себя от рисков, вмешаться в частную жизнь сотрудников, рекомендуем обеспечить коллектив корпоративной связью и рабочей техникой.
