С 18 февраля 2020 года изменились сроки жизни большинства типовых документов компании. Часть изменений продляет срок хранения налоговых, кадровых и иных документов компании, часть их сокращает. Новые сроки обязаны соблюдать все компании независимо от организационно-правовой формы или формы собственности. За нарушения срока хранения документов компании грозят серьезные штрафы, а также доначисление налогов.
Приказом Росархива РФ от 20.12.2019 г. №236 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения» утвержден новый перечень со сроками хранения документов (далее по тексту – Перечень).
В каком порядке применять новые сроки?
К документам, полученным либо составленным, начиная с 18 февраля 2020 г., применяются обновленные сроки хранения. Никаких переходных положений приказ Росархива РФ не содержит. Поэтому по «старым» документам действуют сроки хранения, установленные приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 г. №558.
Документы бухгалтерского учета
Согласно ст.29 Федерального закона от 06.12.2011 г. №402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее по тексту - Закон №402-ФЗ) общий срок хранения документов составляет не менее 5 лет.
В Перечне отдельно (ч.4.1 Перечня) выделены сроки хранения для бухгалтерского учета и отчетности.
|
№ п/п |
Наименование бухгалтерского документа/регистра |
Установленные сроки хранения |
Основание (нормативный документ) |
|
1 |
Бухгалтерская (финансовая) отчетность (бухгалтерские балансы, отчеты о финансовых результатах, отчеты о целевом использовании средств, приложения к ним) |
а) годовая – постоянно; б) промежуточная - 5 лет (*). (*) при отсутствии годовых - постоянно |
П.268 Перечня |
|
2 |
Первичные учетные документы и связанные с ними оправдательные документы (кассовые документы и книги, банковские документы, корешки денежных чековых книжек, ордера, табели, извещения банков и переводные требования, акты о приеме, сдаче, списании имущества и материалов, квитанции, накладные и авансовые отчеты, переписка) |
5 лет (*) (*) при условии проведения проверки; при возникновении споров, разногласий сохраняются до принятия решения по делу |
П.277 Перечня |
|
3 |
Аудиторские заключения по бухгалтерской (финансовой) отчетности
|
а) у аудируемого лица - 5 лет (*); (*) для годовой бухгалтерской (финансовой) отчетности - постоянно б) у аудиторской организации, индивидуального аудитора - 5 лет (*); (*) при условии проведения внешней проверки качества работы |
П. 286 Перечня |
|
4 |
Документы (справки, акты, переписка) о недостачах, присвоениях, растратах |
10 лет (*) (*) после возмещения ущерба; в случае возбуждения уголовных дел хранятся до принятия решения по делу |
П.287 Перечня |
|
Важно!
Ранее документы о недостачах и хищениях компания должна была хранить не менее 5 лет (п.410 «старого» Перечня).
|
|||
То есть существенных изменений в части обеспечения сохранности бухгалтерской отчетности в Перечне нет. Общий срок хранения документов бухгалтерского учета установлен 5 лет (ст.29 Закона №402-ФЗ) при условии проведения ревизии по этим документам. Однако из этого правила есть исключения – саму годовую бухгалтерскую отчетность, аудиторские заключения по ней, полученные по годовой отчетности, хранятся постоянно.
В обновленном Перечне увеличились сроки хранения документов, касающиеся учета оплаты труда работников (ч.4.2 Перечня):
|
№ п/п |
Наименование документа |
Установленные сроки хранения |
Основание (нормативный документ) |
|
1 |
Документы (сводные расчетные (расчетно-платежные) платежные ведомости и документы к ним, расчетные листы на выдачу заработной платы, пособий, гонораров, материальной помощи и других выплат) о получении заработной платы и других выплат |
6 лет (*) (*) при отсутствии лицевых счетов - 50/75 лет |
П.295 Перечня |
|
Важно!
Ранее документы о получении зарплаты и других выплат при наличии лицевых счетов должны были храниться не менее 5 лет (п.412 «старого» Перечня).
|
|||
|
2 |
Договоры гражданско-правового характера о выполнении работ, оказании услуг физическими лицами, акты сдачи-приемки выполненных работ, оказанных услуг |
50/75 лет |
П.301 Перечня |
|
3 |
Расчеты по страховым взносам
|
а) годовые; 50/75 лет б) квартальные 50/75 лет |
П.308 Перечня |
|
Важно!
Ранее декларации и расчеты авансовых платежей по страховым взносам на обязательное пенсионное страхование должны были храниться не менее 5 лет (п.395 «старого» Перечня).
|
|||
Документы налогового учета
По общим правилам документы, необходимые для исчисления и уплаты налогов (сборов) должны храниться не менее четырех лет. Причем это касается также данных бухгалтерского учета и документов, подтверждающих уплату (удержание) налогов (пп.8 п.1 ст.23, пп.5 п.3 ст. 24 НК РФ).
Однако НК РФ установлены исключения из общего правила. Особые сроки хранения документов для подтверждения расходов, принимаемых в уменьшение налоговой базы по налогу на прибыль, предусмотрены гл. 25 НК РФ. Так, налогоплательщик обязан хранить первичные документы, которые подтверждают размер полученного убытка (в случае его переноса на будущие периоды), в течение всего срока переноса убытка (п.4 ст. 283 НК РФ, п.7 ст. 346.18 НК РФ).
В обновленном Перечне изменились сроки хранения документов, касающихся налогового учета (ч.4.3 и ч.4.4 Перечня):
|
№ п/п |
Наименование документа |
Установленные сроки хранения |
Основание (нормативный документ) |
|
1 |
Налоговые декларации (расчеты) юридических лиц, ИП по всем видам налогов
|
5 лет (*) (*) декларации ИП по 2002 год включительно - 75 лет |
П.310 Перечня |
|
2 |
Реестры сведений о доходах физических лиц, представляемых налоговыми агентами |
5 лет |
П.313 Перечня |
|
Важно!
Ранее реестры сведений о доходах физических лиц лет должны были храниться не менее 75 лет (п.397 «старого» Перечня).
|
|||
|
3 |
Документы (справки, заявления, переписка) о реструктуризации задолженности по страховым взносам и налоговой задолженности, а также документы о реструктуризации налоговой задолженности |
6 лет |
П.315 Перечня |
|
Важно!
Ранее такие документы по реструктуризации компании должны были хранить не менее 5 лет (п.399 «старого» Перечня).
|
|||
|
4 |
Счета-фактуры |
5 лет |
П.317 Перечня |
|
Важно!
Ранее счета-фактуры компании должны были хранить не менее 4 лет (п. 368«старого» Перечня). Теперь срок хранения счетов-фактур соответствует сроку хранения первичных документов учета.
|
|||
|
5 |
Книги учета доходов и расходов организаций и индивидуальных предпринимателей, применяющих УСН |
5 лет |
П.318 Перечня |
|
Важно!
Ранее книгу учета доходов и расходов «упрощенцы» должны были хранить постоянно, не менее 10 лет (п.401 «старого» Перечня).
|
|||
|
6 |
Документы (протоколы, акты, справки, расчеты, ведомости, заключения) о переоценке, определении амортизации, списании основных средств и нематериальных активов |
5 лет
|
П.323 Перечня |
|
Важно!
Ранее документы по основным средствам и НМА компании должны были хранить постоянно, не менее 10 лет (п.429 «старого» Перечня).
|
|||
|
7 |
Акты приема-передачи недвижимого имущества от прежнего к новому правообладателю (с баланса на баланс) |
5 лет
|
П.325 Перечня |
|
Важно!
Ранее акты приема-передачи недвижимости компании должны были хранить постоянно, не менее 10 лет (п.432 «старого» Перечня).
|
|||
|
8 |
Переписка о приобретении канцелярских принадлежностей, билетов, мест в гостиницах |
1 год |
П.327 Перечня |
Как мы видим, срок хранения налоговых деклараций остался прежним - 5 лет, но изменились сроки хранения некоторых налоговых документов.
ХРАНИМ ДОКУМЕНТЫ С УЧЕТОМ НОВЫХ СРОКОВ (2 ЧАСТЬ)
