Автоматизация инвентаризации

Нормативные акты выражаются сухо и лаконично, просто формулируя обязанность главы любого хозяйствующего субъекта создать все условия и необходимые средства инвентаризации. 

За этими несколькими словами скрывается много трудоемких и трудозатратных мероприятий:

  • необходимость выделить персонал (причем зачастую – достаточно сильный физически, если есть необходимость перевзвешивать и перемещать);
  • обязанность обеспечить для ревизионных мероприятий проверенные и технически исправные весы, приборы для измерения и контроля, мерную тару и проч.
АУДИТ - !Инвентаризация АУДИТ - !Инвентаризация
Традиционные средства инвентаризации – физически крепкие сотрудники с хорошей дикцией и разборчивым почерком. Таковых средств необходимо как минимум две штуки: один – считает, другой заполняет описи. При этом работу организации придется заморозить, иначе это будет не инвентаризация, а попытка выпить море, не перекрывая рек.

Тренд последнего времени - автоматизация инвентаризации, - также требует затрат, но все-таки нельзя не признать, что при грамотно выбранном поставщике данной услуги возможно решить массу вопросов и избежать массы проблем. Давайте попробуем сопоставить традиционную, «ручную» инвентаризацию и автоматизированную. 

ИНВЕНТАРИЗАЦИЯ ИМУЩЕСТВА И ФИНАНСОВЫХ ОБЯЗАТЕЛЬСТВ

Ручная инвентаризация – плюсы и минусы

Это достаточно бюджетное решение. Его можно считать оптимальным там, где можно просчитать все активы в ночное время или на выходных. Еще один плюс (он же минус) - человеческий фактор. Сотрудники всегда под рукой, их всегда можно задействовать - и они же гарантированно наделают достаточно ошибок, которые исказят всю картину.

Ручная инвентаризация - времязатратный процесс. Во-первых, надо правильно выбрать время, чтобы не потерять клиентов, во-вторых, подстраховаться на тот случай, если пересчет растянется по времени.  

Если вы все-таки рассматриваете ручную инвентаризацию как оптимальный для себя вариант, то рекомендуем:

  • предварительно навести порядок на складах, как минимум - разбейте помещение на зоны с учетом характеристики товара;
  • сформируйте отчет по имеющимся данным;
  • прекратите движение активов;
  • составьте группу - как минимум два человека (две группы). Первый (-е) считают, второй (-ые) - заполняют описи.
  • Последний этап - сверка и исправление расхождений.

Чем полезна автоматизация?

Автоматизированная инвентаризация позволяет обеспечить, тотальный, без преувеличения, контроль. Каждая единица в любом подразделении будет на 99,9% идентифицирована и учтена, причем не так важно, где в настоящее время она располагается – в производственном цеху, на торговой точке, на складе, в Москве или во Владивостоке.

Благодаря автоматизации вы сможете исключить человеческий фактор и снизить число вызванных им погрешностей. Автоматизированная инвентаризация - это быстрее, дешевле и куда менее рискованно, чем ручной пересчет. Это, пожалуй, единственный вариант для собственников бизнеса, желающих не просто провести инвентаризацию для галочки, но сделать все быстро, безошибочно и без длительных простоев. Очень ценно то, что автоматизированная инвентаризация может быть проведена практически в любое время. Единственный момент, который может породить недостачи и расхождение - отсутствие фиксации перемещения товара. 

ИЗЛИШКИ ПРИ ИНВЕНТАРИЗАЦИИ

В заключение отметим: в общем-то, неважно, какой вариант вы выбираете – все еще традиционный или все-таки автоматизированный. В конце концов, ваша задача: достичь целей инвентаризации, т.е. выявить и устранить расхождения в учете, получить полную и актуальную информацию и достоверные данные. А уж принимать решение по средствам инвентаризации необходимо исходя из реалий вашей хозяйственной жизни и особенностям вашего бизнеса.

Однако важно не забывать о рисках ручной инвентаризации, а также учитывать затратность автоматизации процесса. 

Поэтому рекомендуем учитывать следующие критерии при организации процесса:

  • товарооборот компании;
  • количество и размеры складов;
  • количество сотрудников – кладовщиков;
  • бизнес-задачи. 

Регулярный и отлаженный процесс инвентаризации поможет сократить необоснованные издержки компании, время на проведение процедуры, а также обеспечит достоверность полученных результатов и актуальную информации для принятия управленческих решений.