Что нужно учитывать при работе с электронными больничными?

Что нужно учитывать страхователю при работе с электронными больничными? Какие изменения действуют при запросе документов страхователем у СФР?

С 1 января 2022 г. у работодателей нет выбора между бумажным и электронным вариантом больничного (Федеральный закон от 30.04.2021 г. №126-ФЗ). Больничные листы формируются только в электронном виде.

Как страхователи должны взаимодействовать в 2024 году с СФР?

Большинство пособий СФР оформляет в так называемом проактивном режиме. Это означает, что по этим выплатам фонд получает информацию из внешних источников - из отчетов компании, а у страхователя запрашивает недостающие сведения.

На практике это происходит так:

• работодатель по системе электронного документооборота (СЭДО) получает информацию от СФР об открытии электронного больничного листа (ЭЛН);

• СФР сообщает работодателю о всех событиях, связанных с ЭЛН: об аннулировании, открытии, продлении, закрытии, направлении на медико-социальную экспертизу;

• СФР направляет работодателю предзаполненные сведения, которые связаны с выплатой пособия. Недостающие сведения должен заполнить работодатель. Это информация о стаже работника, реквизитах паспорта, месте регистрации, районном коэффициенте. В свободной ячейке необходимо указать размер среднего заработка, сведения о наличии заявления о замене лет, принимаемых для расчета ЭЛН.

Также страхователь должен проверить все заполненные данные: годы и суммы для расчета.

При обнаружении неверных данных, бухгалтер должен исправить их.

Такие сведения бухгалтер должен передать по СЭДО в течение 3-х рабочих дней. Точкой отчета срока предоставления информации является день получения документов (п.7 Правил, утв. постановлением Правительства РФ от 23.11.2021 г. №2010).

Важно знать, что порядок взаимодействия страхователей и СФР строго регламентирован постановлением Правительства РФ от 23.11.2021 г. №2010 (по тексту - Правила).

В том случае если работодатель представил сведения не в полном объеме либо фонду необходима дополнительная информация, то СФР направит работодателю извещение в течение 5 рабочих дней. В свою очередь, работодатель должен подтвердить получение извещения в течение 3 рабочих дней. А недостающие сведения направить в течение 5 рабочих дней (ч. 20 ст. 13 Закона от 29.12.2006 г. №255-ФЗ, п. 10 Правил).

Все документы должны быть подписаны страхователем усиленной КЭП.

К выплатам, которые оформляются в проактивном режиме, относятся:

• пособие по беременности и родам;

• пособие по уходу за ребенком до 1,5 лет;

• пособие по временной нетрудоспособности;

• пособие при рождении ребенка.

Такой порядок подачи документов прописан в приказе СФР от 12.01.2024 г. №9, который действует с 3 мая 2024 г.

Важно знать, что проактивный режим не действует в отношении пособия на погребение и оплату дней по уходу за ребенком-инвалидом (ч.17 ст.37 Закона от 24.07.2009 г. №213-ФЗ).

Работодатель действует по «старой» схеме: выплачивает сам в дни выплаты зарплаты, а впоследствии возмещает расходы из СФР. Для этого работодатель направляет в фонд оригинал заявления о возмещении расходов на 4 дополнительных выходных дня для ухода за детьми-инвалидами, а также заверенную копию приказа о предоставлении дополнительных выходных дней. А далее уже СФР в течение 10 рабочих дней принимает решение о возмещении расходов и не позднее 2 рабочих дней перечисляет деньги на счет страхователя (п.3, п.5 порядка, утв. постановлением Правительства РФ от 09.08.2021 г. №1320).

Как страхователь должен передать сведения в СФР?

Передать сведения в фонд страхователь может несколькими способами (пп.а), п.10 постановления Правительства РФ от 16.12.2017 г. №1567):

• через своего оператора ЭДО;

Это самый распространенный способ передачи сведений, ведь большинство страхователей обязаны сдавать отчет в электронном виде.

Например, СБиС, Контур, Астрал.

• через бухгалтерские программы, в которых реализована возможность работы с ЭЛН;

Например, в программе «1С:Бухгалтерия 8» можно получить ЭЛН через СЭДО.

• через специальную программу АРМ «Подготовка расчетов для СФР»;

Скачать программу можно на официальном сайте СФР. На сайте СФР содержится подробная инструкция по ее установке.

• через личный кабинет страхователя на официальном сайте СФР;

Для входа в личный кабинет страхователь должен использовать учетную запись в Единой системе идентификации и аутентификации.

• через сервис электронного взаимодействия «Социальный электронный документооборот».

Подробную информацию о подключении к электронному документообороту можно получить на официальном сайте СФР по этому адресу.  

Какие новые вводные должен учитывать работодатель с 1 мая 2024 г ?

СФР изменил правила приема электронных документов и сведений от страхователей в связи с изменениями ст. 17.5 Федерального закона от 06.04.2011 г. №63-ФЗ «Об электронной подписи».

В случае если электронные документы от имени страхователя подписывает не руководитель, а уполномоченное физическое лицо, применяется обновленный порядок.

Для направления, в том числе в проактивном режиме, сведений в Фонд от имени страхователя необходима усиленная КЭП физического лица и машиночитаемая доверенность (по тексту - МЧД).

До 1 мая 2024 г. кадровик или иной специалист компании мог запросить в СФР данные о больничном несколькими способами:

• с помощью сертификата ЭП сотрудника;

После истечения срока действия у данного сертификата, специалист сможет работать в системе СФР только с сертификатом подписи физлица и при наличии МЧД.

• с помощью сертификата ЭП сотрудника, на которого оформлялась бумажная доверенность.

Бумажные доверенности, сформированные до 11.03.2024 г., могут быть использованы для предоставления сведений в сервисе «Электронный листок нетрудоспособности» до 01.05.2024 г., а для прочих сервисов - до 01.07.2024 г. либо до окончания срока действия таких доверенностей, если он наступит ранее указанных дат.

Таким образом, на основании принятых изменений, запрашивать информацию из электронных больничных в СФР будет возможно только при наличии МЧД, выданной страхователем.

Для оформления МЧД можно воспользоваться:

• ПО бухгалтерского и кадрового учета компании;

• средствами операторов электронного документооборота;

Например, в Контуре Экстерне оформить доверенность можно по такому пути:

раздел «Реквизиты и настройки», далее «Реквизиты плательщика» и в блоке «Подписание документов» откроется окно мастера создания доверенности.

Затем нужно выбрать контролирующий орган - СФР и перейти к заполнению.

Если у пользователя имеется сертификат руководителя, то доверенность подписывается нажатием на кнопку «Подписать и отправить». В противном случае нужно нажать на кнопку «Запросить подпись». Программа одновременно подпишет или запросит подпись по каждой из доверенностей.

• ПО «АРМ Доверенность», которое предоставляется  СФР;

Сформированная МЧД направляется страхователем для регистрации в реестре доверенностей фонда посредством ПО «АРМ Доверенность» или через оператора связи компании, после чего МЧД приобретает статус «Зарегистрирована».

Важно знать, что если компания отчитывается с помощью сертификата юрлица, то ничего делать не нужно до 31 августа 2024 г. После этой даты сертификаты перестанут действовать, поэтому нужно получать сертификат физического лица и МЧД.

МЧД у уполномоченного специалиста компании необходима только для работы с ЭЛН. Для работы с остальными формами в СФР по-прежнему можно использовать доверенность «на бумаге» вплоть до окончания срока ее действия.

Выводы

С 1 мая 2024 года страхователь не сможет запросить информацию из ЭЛН по бумажной доверенности. Для работы с ЭЛН, уполномоченным представителям потребуется МЧД. Оформить МЧД можно несколькими способами.