Рассмотрим порядок проведения инвентаризации имущества.
Как проводится инвентаризация
Правила проведения инвентаризации отдельных видов имущества подробно прописаны в п.3 Методических указаний.
При проведении инвентаризации имущества осуществляется не только натуральная проверка остатков, но и документальная проверка. Так, перед началом проведения инвентаризации основных средств рекомендуется проверить:
- наличие и состояние инвентарных карточек, инвентарных книг, описей, других регистров аналитического учета;
- наличие и состояние технических паспортов или другой технической документации;
- наличие документов на основные средства, сданные или принятые организацией в аренду и на хранение (п.3.1 Методических указаний).
А при фактическом проведении инвентаризации основных средств рабочая комиссия производит осмотр объектов и заносит в описи полное их наименование, назначение, инвентарные номера и основные технические или эксплуатационные показатели (п.3.2 Методических указаний).
В процессе проведения инвентаризации должны заполняться инвентаризационные описи.
Напомним, что начиная с 2013 года, формы используемых первичных учетных документов (за исключением государственных организаций), определяет руководитель экономического субъекта (п.4 ст.9 Закона №402-ФЗ). Это могут быть унифицированные формы (инвентаризационные описи утверждены постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 г. №88н) либо собственные, разработанные с соблюдением обязательных реквизитов первичных документов. При использовании унифицированных форм нельзя удалять имеющиеся реквизиты таких документов (письмо Минфина РФ от 08.07.2011 г. №03-03-06/1/414), можно лишь дополнять форму новыми строками или графами.
Используемые формы инвентаризационных описей должны быть приведены в учетной политике организации.
Комиссия заносит в описи информацию о фактическом наличии имущества. Однако на практике, в большинстве случаев, инвентаризация проводится с точностью до наоборот. В инвентаризационную опись заранее вносятся данные бухгалтерского учета о наличии объектов и на основании этих данных заполняется уже фактическое наличие. Данный подход опасен тем, что инвентаризационная комиссия может не учесть объект основных средств, который не указан в учетных данных и фактически является излишком.
В описях нельзя оставлять незаполненные строки, поэтому на последних страницах незаполненные строки прочеркиваются.
Инвентаризационные описи подписывают все члены комиссии, а также материально ответственные лица.
Для отражения результатов инвентаризации основных средств, по которым выявлены отклонения от данных учета применяются сличительные ведомости. В сличительных ведомостях отражаются расхождения между показателями по данным бухгалтерского учета и данными инвентаризационных описей.
Результаты инвентаризации подлежат отражению в регистрах бухгалтерского учета и отчетности в месяце окончания инвентаризация, а в части годовой инвентаризации - учитываются в годовом бухгалтерском отчете.
Зачастую на предприятиях не на каждом объекте основного средства проставлен инвентарный номер, что затрудняет работу комиссии.
При инвентаризации зданий, сооружений и другой недвижимости комиссия проверяет наличие правоустанавливающих документов.
При выявлении объектов основных средств:
- не принятых на учет;
- по которым в регистрах бухгалтерского учета отсутствуют данные либо указаны неправильные данные инвентаризационная комиссия должна включить в опись правильные сведения и технические показатели по этим объектам.
Например, по зданиям – необходимо указать их назначение, основные материалы, из которых они построены, объем (по наружному или внутреннему обмеру), площадь (общая полезная площадь), число этажей (без подвалов, полуподвалов и т.д.), год постройки и др.
В том случае если инвентаризационной комиссией выявлены неучтенные объекты основных средств, то их оценка производится, исходя из рыночной стоимости с учетом износа. А износ определяется по действительному техническому состоянию объектов с оформлением сведений об оценке и износе соответствующими актами.
Машины, оборудование и транспортные средства заносятся в инвентаризационные описи индивидуально с указанием заводского инвентарного номера по техническому паспорту организации-изготовителя, года выпуска, назначения, мощности и т.д. (п.3.4 Методических указаний).
На основные средства, не пригодные к эксплуатации и не подлежащие восстановлению, инвентаризационная комиссия составляет отдельную опись с указанием времени ввода в эксплуатацию и причин, приведших эти объекты к непригодности (порча, полный износ и т.п.).
