Недостача при инвентаризации

Каковы причины возникновения недостачи имущества? В каком порядке отражается в учете выявленная недостача имущества?

По результатам проведенной инвентаризации в компании может быть выявлена недостача имущества. 

Возможные причины недостач имущества

Причинами выявленной недостачи могут быть следующие (п.5.1 Методических указаний):

• естественная убыль;

• вина материально ответственного работника (иного лица);

• форс-мажорные обстоятельства (например, пожар);

• неустановленные причины (виновные лица не установлены).

Например, Приказом Минэнерго РФ от 16.04.2018 г. №281 «Об утверждении норм естественной убыли нефтепродуктов при хранении» утверждены нормы естественной убыли при хранении на нефтебазах (складах, хранилищах), АЗС, на объектах магистрального нефтепродуктоводного транспорта. 

Нормы естественной убыли установлены в первый месяц хранения в резервуарах в отношении нефтепродуктов 1 группы, 2 группы, нефтепродуктов 3, 4, 5, 6, нормы естественной убыли нефтепродуктов при хранении более 1 месяца в резервуарах, а также нормы естественной убыли при хранении нефтепродуктов в резервуарах автозаправочных станций (автозаправочных комплексах, топливозаправочных пунктах). 

Таким образом, компания вправе включить в состав расходов убытки от потерь при хранении нефтепродуктов в пределах норм естественной убыли. 

Попутно отметим, что «входной» НДС по имуществу, выбывшему в силу объективных причин, не восстанавливается (п.10 постановления Пленума ВАС РФ от 30.05.2014 г. №33, письма Минфина РФ от 15.03.2018 г. №03-03-06/1/15834 и ФНС РФ от 21.05.2015 г. № ГД-4-3/8627). 

Списание выявленных недостач при инвентаризации имущества

По дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» отражаются выявленные в результате инвентаризации недостачи имущества.

Если же при инвентаризации выявлена недостача сверх норм естественной убыли и установлено виновное лицо, то списать выявленную недостачу нужно путем отражения взаиморасчетов с материально ответственным работником (иным лицом), признанным виновником. 

Напомним, что работник обязан возместить работодателю причиненный ему прямой действительный ущерб, под которым понимается реальное уменьшение или ухудшение наличного имущества работодателя, а также необходимость для него произвести затраты либо излишние выплаты на приобретение, восстановление имущества либо на возмещение ущерба, причиненного работником третьим лицам (ст.238 ТК РФ).

А к прямому действительному ущербу могут быть отнесены, например, недостача денежных или имущественных ценностей, порча материалов и оборудования.  

В бухгалтерском учете должны быть сформированы следующие записи:

Дебет 73.2 Кредит 94

-отнесена недостача на счет виновного лица;

Дебет 50,51,70 Кредит 73.2

-погашена виновным лицом недостача имущества.

Не стоит забыть и об оформлении документов при отражении недостачи имущества.

У компании должны быть в наличии пакет документов, оформленных по результатам инвентаризации (подтверждающими факт и размер недостачи), приказ руководителя о списании недостачи имущества по результатам инвентаризации (к которому прикладывается объяснительная записка материально ответственных лиц), справка следственных органов и т.п.

Итак, до момента принятия решения о возмещении ущерба виновным работникам работодатель должен:

• провести инвентаризацию имущества и ознакомить работника с ее результатами;

• потребовать у работника письменное объяснение по факту недостачи.

В случае отказа дать такие пояснения работодателем составляется соответствующий акт об отказе.