Кассовые ошибки: ТОП 10

С  1 июня 2014 г. порядок ведения кассовых операций регламентируется Указанием ЦБ РФ от 11.03.2014 г. №3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства» (далее по тексту - Указание №3210-У). Какие ошибки в порядке ведения кассовых операций вызывают больше всего споров с налоговыми органами?

Перед тем, как перейти к разбору распространенных кассовых ошибок, несколько слов о том, что проверяют, за что штрафуют организации и ИП контролирующие органы.

Напомним, что начиная с 1 января 2012 г. на налоговые органы возложена функция контроля за соблюдением кассовой дисциплины.

При проведении кассовых проверок налоговые органы руководствуются Административными регламентами по осуществлению контроля и надзора за соблюдением требований к ККТ (утв. Приказом Минфина РФ от 17.10.2011 г. №132н) и за полнотой учета выручки денежных средств в организациях и у ИП (утв. Приказом Минфина РФ от 17.10.2011 г. №133н).

Сразу отметим, что ни в одном из приведенных регламентов не установлены ни частота, ни период охвата проверки соблюдения кассовой дисциплины.

Однако п.1 ст.4.5 КоАП РФ установлен срок давности по кассовым нарушениям - не более двух месяцев с момента совершения. То есть если налоговая инспекция 5 ноября 2014 г. выявила факт неполного отражения денежной наличности по приходному кассовому ордеру, составленному  4 сентября 2014 г., то организацию нельзя будет оштрафовать по ст. 15.1 КоАП РФ. 

НОВЫЕ КРИТЕРИИ ДЛЯ КРУПНЕЙШИХ НАЛОГОПЛАТЕЛЬЩИКОВ

Данной статьей предусмотрен административный штраф (на юридических лиц - от 40 000 до 50 000 рублей, на должностных лиц - от 4 000 до 5 000 рублей) за следующие нарушения:

• осуществление наличных расчетов с контрагентами сверх установленных размеров (в настоящее время лимит наличных расчетов составляет 100 000 рублей в рамках одного договора, основание - Указание ЦБ РФ от 07.10.2013 г. №3073-У);
  
• неоприходование (неполное оприходование) в кассу наличных денег;
  
• накопление в кассе наличных денег сверх установленных лимитов.
  

Что понимается под термином «полное оприходование»? Как свидетельствует арбитражная практика (Решение арбитражного суда Республики Коми от 22.09.2014 г. №А29-4006/2014,  Постановления Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 23.04.2014 г.  №15АП-4779/2014, Семнадцатого арбитражного апелляционного суда от 03.04.2014 г. №17АП-724/2014-АКу), под понятием «оприходование в кассу денежной наличности» понимается ряд последовательных действий, которые необходимо совершить в день ее поступления, в том числе оформить приходные кассовые ордера о поступивших наличных денежных средствах в кассу организации и внести в тот же день на основании этих ордеров в кассовую книгу организации записи о поступивших денежных средствах (полное оприходование в кассу наличных денег).

Теперь перейдем к рассмотрению практических ситуаций, руководствуясь принципом «информирован - значит вооружен».

Ошибка №1. Отсутствие кассовой книги у юридического лица. ПРИМЕР №1.

Организация, применяя упрощенную систему налогообложения  (объект налогообложения «Доходы») не вела кассовую книгу, поскольку полагала, что субъекты малого предпринимательства освобождены от этой обязанности.

Разрешая спор в судебном порядке (Решение арбитражного суда Республики Татарстан от 06.10.2014 г. №А65-18605/2014), судьи отметили, что невнесение в кассовую книгу записи о поступлении и расходовании наличных денежных средств в день совершения операции (в том числе в связи с отсутствием записи кассовой книги) является неоприходованием этих денежных средств в кассу и образует объективную сторону состава правонарушения, предусмотренного п. 1 ст. 15.1 КоАП РФ.

При этом судом отклонен довод организации об отсутствии обязанности при применении специальной системы налогообложении вести кассовую книгу, поскольку Положением по ведению кассовых операций и нормами налогового законодательства (п. 1 ст. 346.14 НК РФ), не исключено ведения организацией - «упрощенца» кассовой книги с целью учета поступающих в кассу наличных денежных средств.

Вместе с тем, признавая факт совершения административного правонарушения, судом принято во внимание его малозначительность.

В соответствии с абз. 3 п. 21 Постановления Пленума ВС РФ от 24.03.2005 г. №5 малозначительным административным правонарушением является действие или бездействие, хотя формально и содержащее признаки состава административного правонарушения, но с учетом характера совершенного правонарушения и роли правонарушителя, размера вреда и тяжести наступивших последствий, не представляющее существенного нарушения охраняемых общественных правоотношений.

Отметим перечень обстоятельств, которые позволили суду признать совершенное правонарушение малозначительным и, следовательно, применить ст.2.9 КоАП РФ (освобождение от административной ответственности):

• неоприходование денежной наличности в небольшой сумме - 6 000 рублей;
  
• неоформление расходных кассовых ордеров не оказало влияние на налогообложение налогоплательщика (применение УСН с объектом налогообложения «Доходы»);
  

Вердикт суда - применение в данном случае меры административного наказания, предусмотренного санкцией п.1 ст. 15.1 КоАП РФ в виде штрафа в размере 40 000 рублей будет носить неоправданно карательный характер, не соответствующий тяжести правонарушения и степени вины, лица, привлеченного к ответственности. В силу ст. 2.9 КоАП РФ при малозначительности совершенного административного правонарушения лицо, его совершившее, может быть освобождено от административной ответственности.

В проекте ЦБ РФ действительно было намерение освободить малые организации от обязанности ведения кассовой книги. Однако это все осталось в проекте… Поэтому все малые организации должны вести кассовую книгу. Тем более что по правилам, действующим с 1 июня 2014 г., пустые листы с указанием остатка наличных денег за дни, когда отсутствовали кассовые операции, заполнять не нужно (п.4.6 Указания №3210-У).

НАЛОГ НА ИМУЩЕСТВО ЮРИДИЧЕСКИХ ЛИЦ: ИЗМЕНЕНИЯ С 2014 ГОДА

Ошибка №2. У юридического лица отсутствует обязанность вести кассовую книгу с отражением в ней операций по приему поступающих наличных денежных средств по месту нахождения обособленного подразделения, не являющегося филиалом или представительством.
ПРИМЕР №2

Организация находится в г. Сыктывкар и имеет обособленное подразделение в г. Инте Республике Коми. По месту нахождения обособленного подразделения в г. Инте организация не приходовала поступавшие наличные денежные средства, поскольку кассовая книга по месту нахождения обособленного подразделения не велась, а поступившие наличные денежные средства приходными кассовыми ордерами не оформлялись.

По данному факту налоговой инспекцией составлен протокол об административном правонарушении и вынесено постановление о привлечении организации к административной ответственности  (п.1 ст.15.1 КоАП РФ).

Разрешая спор в судебном порядке, суд признал правомерным решение налогового органа о привлечении к административной ответственности, а доводы организации об отсутствии обязанности вести кассовую книгу по месту нахождения обособленного подразделения не основанными на действующем законодательстве (Решение арбитражного суда Республики Коми от 22.09.2014 г. №А29-4006/2014).

Свое решение судьи аргументировали следующими доводами:

• действующим законодательством установлена обязанность по ведению кассовой книги, в которой должны учитываться поступающие наличные деньги, не только юридическим лицом, но и каждым обособленным подразделением юридического лица;
  
• обособленные подразделения обязаны совершить определенные операции по оприходованию наличных денежных средств в день их поступления (оформить приходные кассовые ордера о поступивших наличных денежных средствах в кассу подразделения, внести запись в кассовую книгу обособленного подразделения) и передать лист кассовой книги (после выведения остатка наличных денег на конец рабочего дня) юридическому лицу.
  

Вердикт суда - обособленное подразделение организации в силу приведенных норм действующего законодательства обязано вести кассовую книгу и вносить в нее соответствующие записи о поступлении наличных денежных средств в день их поступления на основании оформленных приходных кассовых ордеров.

Такое же решение было принято арбитражным судом Красноярского края от 17.09.2014 г. №А33-14316/2014 по аналогичному правонарушению.

Следует отметить, что нормы «старого» Положения (п. 1.2, п. 5.1 Положения о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой банка России на территории РФ, утв. ЦБ РФ 12.10.2011 г. №373-П) также обязывали обособленные подразделения вести кассовую книгу. При возникновении арбитражных споров, судьи поддерживали налоговые органы в наложении штрафа по п.1 ст.15.1 КоАП РФ (Постановление Пятого арбитражного апелляционного суда от 23.06.2014 г.  №05АП-7692/2014).

Таким образом, если обособленное подразделение юридического лица осуществляет наличные денежные расчеты, то вне зависимости от того, куда им сдается выручка (в обслуживающий банк либо в кассу головного подразделения) кассовая книга должна вестись в установленном порядке.

На сегодняшний день спорным остается вопрос о необходимости ведения кассовой книги индивидуальным предпринимателем на общем режиме налогообложения.

С одной стороны, индивидуальным предпринимателям разрешено не оформлять кассовые документы и не вести кассовую книгу (п.4.1 и п.4.6 Указаний №3210-У). Послабление распространяется на предпринимателей, ведущих учет доходов или доходов и расходов и (или) иных объектов налогообложения либо физических показателей, характеризующих определенный вид деятельности с правилами, установленными законодательством РФ (п.2 ст.54 НК РФ, ст.346.24 НК РФ, ст.346.29 НК РФ, ст.346.53 НК РФ).

С другой стороны, контролирующие органы разъясняют (п.2 Письма ФНС РФ от 09.07.2014 г. №ЕД-4-2/13338), что данное правило работает только в отношении индивидуальных предпринимателей, применяющих  УСН, ПСН, ЕСХН либо являющихся плательщиками ЕНВД. То есть для предпринимателей, применяющих общий режим налогообложения, по-прежнему сохраняется обязанность оформления кассовых документов и ведения кассовой книги.

ВЕДЕНИЕ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА 

Ошибка №3. Денежные средства приходуются в кассу с запозданием.
ПРИМЕР №3

Организация получала денежные средства, которые не были оприходованы в кассу в дни их получения, а приходовались с опозданием в один-два дня.

Разрешая спор в судебном порядке (Решение арбитражного суда Ярославской области от 07.08.2014 г. №А82-8959/2014), судьи со ссылкой на п.4.6 Указаний №3210-У, отметили, что требования к порядку работы с денежной наличностью и к ведению кассовых операций предусматривают ежедневное оприходование в кассу полученных организацией денежных средств.

Вердикт суда - Оприходование денежных средств в кассу организации даже с опозданием в один-два дня влечет наступление административной ответственности по п.1 ст.15.1 КоАП РФ в виде штрафа в размере от 40 000 до 50 000 рублей.

Ошибка №4. Не установлен лимит остатка денежной наличности в кассе организации.

Начиная с 1 июня  2014 г. могут не устанавливать лимит остатка денежной наличности индивидуальные предприниматели и субъекты малого предпринимательства (п. 2 Указания №3210-У). К субъектам малого предпринимательства относятся организации, финансово-экономические показатели которых отвечают следующим критериям (ч.1 ст.4 Федерального закона от 24.07.2007 г. №209-ФЗ):

• средняя численность работников за предшествующий календарный год менее 100 человек включительно;
  
• выручка от реализации товаров, работ, услуг (без учета НДС) или балансовая стоимость активов за предшествующий календарный год менее 400 млн рублей;
  
• суммарная доля участия РФ, субъектов РФ, муниципальных образований, иностранных юридических лиц, отдельных видов организаций в уставном капитале организации не более 25%.
  

Однако для остальных организаций эта обязанность сохранена.

В связи с этим, если отсутствует распорядительный документ об установлении лимита остатка наличных денег в кассе юридического лица, тем самым необходимо считать, что остаток наличных денег в кассе на конец рабочего дня равен нулю (Решение арбитражного суда Свердловской области от 18.08.2014 г. №А60-29605/2014).

Ошибка №5. Организация является субъектом малого предпринимательства. Приказом на 2014 г. организацией был установлен лимит хранения денежной наличности в кассе.  

В связи с тем, что с 1 июня 2014 г. малые предприятия вправе не устанавливать лимит хранения денежных средств в кассе, организация допускает превышение установленного приказом лимита денежной наличности.

В этом случае необходимо издать приказ руководителя об отмене ранее установленного лимита хранения денежной наличности в кассе со ссылкой на п.2 Указания №3210-У, иначе организацию могут оштрафовать за нарушение кассовой дисциплины по п.1 ст.15.1 КоАП РФ.

Ошибка №6. Не установлен лимит денежной наличности в кассе по обособленному подразделению организации, сдающему наличные деньги в кассу головной организации.

Сразу отметим, что не устанавливать лимит могут обособленные подразделения малых предприятий (аб. 10 п. 2 Указания №3210-У). Для остальных обособленных подразделений установлен следующий порядок:

*Примечание. До 1 июня 2014 г. у обособленных подразделений, сдающих выручку в кассу юридического лица, не было обязанности утверждать свой лимит хранения денежной наличности.

С 1 июня 2014 г. ситуация изменилась и необходим контроль за соблюдением лимита всех  обособленных подразделений.

ПРИМЕР №4

Обособленное подразделение сдает выручку в кассу головного предприятия. Приказом предприятия установлен лимит хранения денежных средств в кассе в размере 700 000 рублей, исходя из общей суммы выручки. При этом на обособленное подразделение приходится лимит в размере 200 000 рублей.

Предположим, что на конец рабочего дня в кассе обособленного подразделения остались наличные деньги в размере 150 000 рублей.

Головное предприятие может оставить у себя в кассе денежные средства в размере не более 500 000 рублей (700 000 рублей - 200 000 рублей), несмотря на то, что обособленное подразделение недоиспользовала свой лимит наличности.

Напомним, что с 1 июня 2014 г. обособленные подразделения должны передавать в головное предприятие копию листа кассовой книги в порядке, установленном самой организацией с учетом срока составления бухгалтерской отчетности (п. 4.6 Указание №3210-У).

Несмотря на то, что в Указании №3210-У срок передачи увязывается со сроком подготовки бухгалтерской отчетности, периодичность представления таких копий зависит от объема наличных денежных средств в обособленном подразделении. И, как свидетельствуют данные примера №4, для контроля за соблюдением лимита наличности по обособленному подразделению, частота передачи копий листов кассовой книги должна увязываться с пиком поступления денег в кассу обособленного подразделения.

Ошибка №7. Выдача наличных денежных средств под отчет, при имеющейся непогашенной задолженности.

Судебная практика по данному вопросу противоречива. Так, в Постановлении Седьмого арбитражного апелляционного суда от 22.08.2014 г. №А45-5774/2014 отмечено, что выдача наличных денежных средств под отчет материально-ответственному лицу, которое не представило отчет по ранее выданному ему авансу, не относится к нарушению порядка хранения свободных денежных средств, то есть не образует состав административного правонарушения, предусмотренного п. 1 ст. 15.1 КоАП РФ.

В иных решениях (Постановления Девятого арбитражного апелляционного суда от 15.05.2014 г. №09АП-8890/2014, от 25.02.2014 г. №09АП-47328/2013, от 10.02.2014 г. №09АП-47028/2013) судьи признали правомерным наложение штрафа по п.1 ст. 15.1 КоАП РФ.

Ошибка №8. Наличные денежные средства в полном объеме выдаются подотчетному лицу без его письменного заявления.

В п.6.3 Указаний №3210-У прописана процедура выдачи под отчет наличных денег работнику. По сравнению со «старым» Порядком, она не изменилась: наличные деньги под отчет выдаются согласно письменному заявлению работника, содержащему запись о сумме наличных денег и о сроке, на который они выданы.

Пренебрежение этими правилами, приводит к судебным спорам, поскольку налоговые органы расценивают подобные действия как несоблюдение порядка хранения денежной наличности, что влечет административную ответственность по п.1 ст.15.1 КоАП РФ (Решение арбитражного суда  Волгоградской области от 23.07.2014 г. №А12-18092/2014).

Ошибка №9. Превышение предельного размера расчетов наличными денежными средствами.

На сегодняшний день лимит расчета наличными деньгами между юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями составляет 100 000 рублей в рамках одного договора (п.6 Указания ЦБ РФ от 07.10.2013 г. №3073-У). За нарушение установленного лимита организация либо индивидуальный предприниматель могут быть оштрафованы по п.1 ст. 15.1 КоАП РФ.

В случае если невозможно осуществить оплату поставщику, кроме как наличными денежными средствами, имеет смысл «разбить» договор на суммы, не превышающие 100 000 рублей.

ПРИМЕР №5

Организация выдает денежные средства из кассы в размере 150 000 рублей для расчетов с физическим лицом по договору оказания услуг.

В данном случае организация своими действиями не нарушает ограничения в части предельного размера расчетов наличными денежными средствами, поскольку поставщиком услуг является физическое лицо.

Ограничения предельного размера наличности касается только расчетов с индивидуальными предпринимателями и юридическими лицами в рамках одного договора (п.6 Указания ЦБ РФ от 07.10.2013 г. №3073-У).

Ограничения также не распространяются на командировочные траты (возмещение командированному работнику собственных расходов: оплата услуг гостиницы, проезда), на «зарплатные» выплаты и выплаты социального характера, на личные нужды индивидуального предпринимателя, не связанные с осуществлением им предпринимательской деятельности.

Ограничения не распространяются на банковские операции и на осуществление платежей в соответствии с таможенным и налоговым законодательством РФ.

УСЛУГИ ВОССТАНОВЛЕНИЯ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА

Ошибка №10. Нецелевое расходование наличной выручки.

Несмотря на то, что напрямую санкции за нецелевое расходование полученной в кассу выручки, ст.15.1 КоАП РФ не предусмотрены, налоговые органы подводят данное правонарушение как несоблюдение порядка хранения денежных средств в кассе. Такую позицию разделяют и большинство судов (Постановления Девятого арбитражного апелляционного суда от 20.08.2014 г. №09АП-28313/2014, от 21.04.2014 г. №09АП-10838/2014, от 12.02.2014 г. №09АП-45929/2013, от 10.02.2014 г. №09АП-47028/2013).

Разрешенные цели расходования наличной денежной выручки за реализованные товары (работы, услуги) приведены в п.2 Указаний ЦБ РФ от 07.10.2013 г. №3073-У «Об осуществлении наличных расчетов».  К ним относятся:

• выплаты работникам, включенные в фонд заработной платы, и выплаты социального характера (например, пособия, материальная помощь);
  
• выплаты страховых возмещений (страховых сумм) по договорам страхования физическим лицам, уплатившим ранее страховые премии наличными деньгами;
  
• выдача наличных денег на личные (потребительские) нужды индивидуального предпринимателя, не связанные с осуществлением им предпринимательской деятельности;
  
• оплата товаров (кроме ценных бумаг), работ, услуг;
  
• выдача наличных денег работникам под отчет;
  
• возврат за оплаченные ранее наличными деньгами и возвращенные товары, невыполненные работы, неоказанные услуги;
  
• выдача наличных денег при осуществлении операций банковским платежным агентом (субагентом) в соответствии с требованиями ст. 14 Федерального закона от 27.06.2011 г. №161-ФЗ «О национальной платежной системе».
  

И в завершении статьи отметим, что согласно информации, размещенной налоговыми органами на своих сайтах, за 9 месяцев 2014 года выросло число штрафов за кассовые нарушения.