Все работодатели в России (как компании, так и предприниматели) обязаны предоставлять своим сотрудникам ежегодные оплачиваемые отпуска. Расчет отпускных и оформление внутренней документации проверяют трудовые инспекции, а еще детально оформленные документы могут пригодиться в случае конфликта с сотрудником. Поэтому распределять, документировать и оплачивать отпуска нужно с соблюдением всех трудовых правил.
Пошагово рассказываем, как отправлять персонал в отпуска, какие документы подготовить и сколько платить за отпускные дни.
Когда у работника появляется право на отпуск
Право на отпуск не зависит от типа занятости: полный рабочий день или частичная занятость, работа дома или в офисе. Но зависит от типа договора: по трудовому контракту отпуск предоставлять обязательно, по гражданско-правовым оплачиваемый отдых не предусмотрен. Согласно статье 114 Трудового кодекса РФ, отпуск считается по рабочему году, а не по календарному — то есть, начиная с дня, когда работник приступил к работе, а не с 1 января. Рабочий год может удлиниться, если сотрудник уходил в отпуск за свой счет больше, чем на две недели.
Сотрудник приобретает право на отпуск с первого года работы — часть отпуска он может попросить уже через 6 месяцев непрерывной работы. Правда, начальство может не согласиться на те даты, которые устраивают работника. Выбор дат — вообще во многом вопрос договоренностей между работодателем и сотрудником. Дело в том, что закон не обязывает нанимателя предоставлять отпуск в даты, удобные персоналу. Но у этого правила есть исключения.
Вот какие категории работников могут вправе уйти в отпуск в любые даты, независимо от того, насколько они устраивают работодателя:
-
внешний совместитель: если такой работник уже получил отпуск у другого работодателя, ему нельзя отказать в каникулах на те же даты, даже если дней оплачиваемого отпуска не хватает — совместитель вправе добрать дни за свой счет;
-
мужчина, который просит отпуск на время декрета жены;
-
женщина перед уходом в декрет или сразу после выхода из него;
-
работник, усыновивший ребенка младше 3 месяцев;
-
родитель ребенка-инвалида;
-
многодетный родитель (детей должно быть не менее трех, а младшему — не больше 14 лет);
-
сотрудник, которого ранее вызвали из оплачиваемого отпуска по инициативе работодателя.
Большинству сотрудников положен отпуск продолжительностью 28 календарных дней (для работников моложе 18 лет — 31 день). Его можно разбить на части, но хотя бы одна из них обязательно должна составлять минимум 14 дней. Некоторые работодатели настаивают на том, что каждая часть отпуска должна быть не меньше 7 дней, но это требование неправомерно. Работники вправе просить меньшее количество дней за раз — например, 5 дней с понедельника по пятницу. Да, фактически сотрудник получает 7 нерабочих дней подряд, но он в своем праве.
Как оформить отпуск
Чтобы правильно оформить отпуск, стоит разбить процесс на этапы.
Составьте внутренний системный документ
Чаще всего это положение о предоставлении отпусков, в нем нужно перечислить виды отпусков, продолжительность, правила оформления документов и расчета отпускных, сколько нужно проработать для получения первого отпуска и правила отзыва с отдыха.
Составьте график отпусков
Это документ, в котором указывается, кто из персонала в какие даты будет находиться в отпуске. Все работодатели, за исключением микропредприятий (которые имеют до 15 сотрудников и доход до 120 млн рублей в год), обязаны ежегодно утверждать график. На следующий год он утверждается максимум за две недели до конца текущего. Этот документ помогает урегулировать возможные конфликты между работником и работодателем. Кроме того, его будут проверять контролирующие органы. Если график отпусков не утвержден, компанию могут оштрафовать на сумму до 50 000 рублей, а ИП или руководителя ООО — на сумму до 5000 рублей.
Даты в графике можно как предварительно обсудить с сотрудниками, так и позже поменять по соглашению сторон. Для этого сотрудник должен написать заявление, а работодатель, если изменения нужны ему — прислать работнику уведомление. График подписывает директор или его зам. Если в организации есть профсоюз, сетку отпусков нужно обсудить с ним. График отпусков нужно показать сотрудникам и собрать с каждого подпись, подтверждающую, что с расписанием он ознакомлен.
Уведомите сотрудника за две недели
За 14 дней до запланированного отпуска пришлите работнику уведомление. Какой-то специальной формы для этого не предусмотрено, бланк можно составлять как угодно. Главное — напомнить сотруднику, в какие даты он будет находиться в отпуске и с какого числа его ждут на работе.
Оформите документы
Составьте приказ на отпуск, его должны подписать руководитель компании (или ИП) и работник. Далее оформите расчет для выплаты отпускных, и выплатите их сотруднику. Приказ установит, что сотрудник находится в отпуске в определенные дни — они не пойдут в зачет рабочего года для следующего отпуска.
Как рассчитать отпускные
Отпускные выплаты рассчитываются исходя из среднего дневного заработка. Чтобы его вычислить, нужно разделить доход сотрудника на количество отработанных дней. К доходу относятся все вознаграждения сотруднику за последние 12 месяцев до начала отпуска — зарплата, премии, комиссии. Премию за год, предшествующий отпуску, учитывают в расчете независимо от того, когда она была начислена. Если в расчетном периоде не отработаны все дни, премии, начисленные за отработанное время, учитывают полностью, а остальные — пропорционально отработанным дням. Отпуска, командировки, больничные и другие выплаты не включают в расчет.
