Что представляет собой электронный больничный лист? Как работодателю полностью перейти на электронные больничные листы, тем более, что с 2022 года больничные будут выдаваться только в электронном виде?
На сегодняшний день больничный лист может выдаваться медицинскими учреждениями, как на бумаге, так и в электронном виде.
При этом комбинированного способа выдачи больничного листа не предусмотрено. Но если больничный лист открыт в электронном виде, то продолжение такого листа может выдаваться на бумаге. И наоборот (п.14 Порядка выдачи и оформления листков нетрудоспособности, утв. приказом Минздрава РФ от 01.09.2020 г. №925н).
Электронный больничный лист выписывается только с согласия работодателя. Поэтому многие работодатели по-прежнему принимают бумажные больничные, несмотря на то, что с 1 июля 2017 года реализована возможность его получения в электронном виде.
УСЛУГИ КАДРОВОГО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА
В каком порядке выдаются электронные больничные листы?
Медицинское учреждение выдает работнику талон, в котором указывается номер электронного листка.
Этот номер работник должен передать своему работодателю.
Но если работник оформил электронный больничный лист, а работодатель не имеет технических возможностей взаимодействия с соцстрахом, то работнику нужно переоформить такой больничный на бумажный вариант (письмо ФСС РФ от 11.08.2017 г. №02-09-11/22-05-13462).
Электронные больничные формируются в специальной системе ЕИИС «Соцстрах», а поэтому если работодатель хочет принимать электронный больничный от своего сотрудника, то он должен подключиться к этой системе.
А передавать информацию в ЕИИС «Соцстрах» работодатели могут с помощью бесплатной программы соцстраха, личного кабинета, который размещен на сайте: https://cabinets.fss.ru/insurer/.
Работодатели могут использовать имеющееся у них специальное программное обеспечение для обмена информацией с соцстрахом.
Например, бухгалтерские программы «1С», «СБиС», «Контур», «Парус» обеспечивают взаимодействие между работодателями и соцстрахом по формированию электронных больничных.
В случае использования электронного больничного взаимодействие с соцстрахом происходит следующим образом:
-
работодатель по номеру СНИЛС работника и номеру больничного листа запрашивает информацию в ЕИИС «Соцстрах»;
-
соцстрах направляет работодателю электронный больничный для внесения страхователем необходимых сведений;
Например, страхователь заполняет данные о заработке работника за последние 2 года и иные сведения, необходимые для расчета пособия по больничному листу. Если в местности применяется районный коэффициент, то он должен обязательно указываться в одном из полей больничного листа.
Если же работник не имел заработка за последние 2 года, то сумма больничного листа будет рассчитываться исходя из величины МРОТ. С 1 января 2021 г. МРОТ составляет 12 792 рубля.
В этом случае работодатель проставляет в поле «Средний заработок для исчисления пособия»:
24 МРОТ = 24 х 12 792 рубля = 307 008 рублей, а в поле «Средний дневной заработок» – 420,56 рублей (307 008 рублей/730 дней).
- заполнив необходимую информацию, страхователь подписывает больничный лист усиленной квалифицированной электронной подписью и отправляет в соцстрах.
Преимущества электронного больничного листа очевидны. Такой больничный лист невозможно подделать и бухгалтеру не нужно следить за правильностью оформления такого листка, боясь, что при проверке соцстрах не примет расходы. Да и работник не испачкает и не потеряет такой больничный лист.
Нужно ли работодателю делать распечатки электронных больничных листов?
Электронные больничные имеют такую же юридическую силу, что и их бумажный вариант. Специалисты ФСС разъясняют, что сами больничные распечатывать нет надобности, они хранятся в системе ЕИИС «Соцстрах».
Как показывает практика, страхователю целесообразно распечатывать как сам больничный лист, так и расчет по больничному листу. Последний должен быть подписан руководителем и главным бухгалтером страхователя.
Дело в том, что эти документы запрашивают налоговики в ходе проведения камеральной проверки расчета по страховым взносам. Налоговикам необходимо подтвердить необлагаемые страховыми взносами операции, к которым относятся пособия по больничным листам (письмо ФНС РФ от 10.07.2019 г. №БС-4-11/13464).
Какие изменения ожидают работодателей в 2022 году?
С 1 января 2022 г. у работодателей не будет выбора между бумажным и электронным вариантом больничного.
Благодаря действию Федерального закона от 30.04.2021 г. №126-ФЗ, с 1 января 2022 г. больничные будут выдаваться только в электронном виде.
Поэтому работодателям нужно технически подготовиться к приему электронных больничных.
Как правило, большинство компаний имеют ЭЦП для отправки отчетности через Интернет. Значит, специально оформлять ЭЦП таким компаниям не нужно.
Работникам нужно иметь подтвержденную учетную запись на госуслугах для того, чтобы отслеживать информацию о своем электронном больничном, в т.ч. и по его оплате.
Для заполнения полученного электронного больничного работодателю нужна специальная программа. Это может быть «1С», «СБиС», «Контур», «Парус» и другие бухгалтерские программы.
Если у работодателя нет таких программ, то взаимодействовать с соцстрахом можно воспользовавшись бесплатной программой соцстраха либо использовать личный кабинет, размещенный на сайте ФСС РФ.
Электронные больничные оплачиваются в те же сроки, что и бумажные больничные – в ближайший день для выплаты заработной платы (п.75 Порядка выдачи и оформления листков нетрудоспособности).
