Онбординг для новых сотрудников: зачем нужен и каким должен быть

Чтобы адаптация сотрудника в коллективе прошла безболезненно, нужно стать для него другом и наставником. Такую роль может взять на себя эйчар, но руководитель тоже не должен оставаться в стороне. Рассказываем, какие задачи решает онбординг и почему это так важно для компании.

Какую пользу приносит онбординг?

Онбординг (от английского onboarding) — знакомство сотрудника с компанией и коллективом, адаптация на новом рабочем месте. Цель онбординга — не просто привлечь на работу штатную единицу, а помочь влиться в коллектив.

Основные задачи:

• Помощь на этапе старта

• Ознакомление с продуктами и услугами

• Изучение структуры компании

• Налаживание связей с членами команды

• Обучение, вовлечение в бизнес-процессы

• Адаптация и удержание кадра

ОБУЧЕНИЕ ПЕРСОНАЛА НУЖНО ИЛИ НЕТ (ОСНОВНЫЕ СПОСОБЫ)

Сотрудник знакомится с регламентами, спецификой работы, корпоративной культурой. Задача руководителей и HR — помочь человеку достичь 100% эффективности труда, чтобы приносить выгоду компании.

Как происходит онбординг?

Рассмотрим семь шагов, которые стоит выполнить, чтобы адаптация работника прошла гладко.

1 этап — До выхода на работу (Впечатление)

Первое впечатление — самое важное. Задача эйчара не только оценить профпригодность соискателя, но и «продать» ему вакансию. Акцентируйте внимание на перспективах кандидата, а не на том, насколько крута ваша компания.

2 этап — Первый рабочий день (Привлечение)

Проведите экскурсию по офису, познакомьте новичка с руководителем и командой. Покажите сотруднику, где и с кем он будет работать, какие ему доступны услуги. Например, кофе и пончики, оплата ГСМ, корпоративные карты.

Особое внимание уделите внимание рабочему месту: обеспечьте сотрудника техникой, настройте почту и другие программы, обеспечьте офисными принадлежностями.

3 этап — Первая неделя работы (Ознакомление)

Познакомьте кадра с документами, должностным инструкциями и другими материалами для работы. Добавьте сотрудника в корпоративный чат с коллегами. В конце первой недели проведите встречу, чтобы уточнить, как специалисту «живется» на рабочем месте.

4 этап — Вторая неделя работы (Введение в должность)

Контролируйте работу кадра, получайте обратную связь. Главное — не допустить излишнего формализма и давления. По возможности закрепите за работником наставника, который поможет справиться с задачами. Предоставьте доступ к обучающим материалам.

КАДРОВЫЕ УСЛУГИ

Желательно провести приветственный тренинг для знакомства и передачи опыта.

5 этап — Третья и четвертая неделя работы (Интеграция)

Счастливые сотрудники более продуктивны и лояльны. Без социальной интеграции — никуда. Убедитесь, что работник освоился в коллективе и наладил контакты с нужными людьми.

Периодически проводите так называемые «адаптационные встречи». Убедитесь, что испытательный срок проходит нормально, что у человека все хорошо. Дайте работнику понять: ему есть к кому обратиться за помощью.

6 этап — С четвертой недели и до конца второго месяца (Погружение)

Речь идет об обучении на практике. Лучше всего работают так называемые иммерсивные методы (от англ. immersive — «присутствие, погружение»). К ним, в частности, относятся:

Ролевые игры (role play) — методы геймификации идеально подходят для менеджеров по продажам и операторов колл-центра

Бизнес-симуляции — проигрывание реакций для поиска решения различных задач, имитация реальных ситуаций. Отличная фишка для юристов и консультантов

Виртуальная реальность — метод часто используют при ознакомлении сотрудников со сложным оборудованием, когда смоделировать ситуации другими способами сложно или невозможно

7 этап — С третьего месяца (Автономность)

После того, как сотрудник получит все необходимые знания, наладит связи с коллегами и освоит бизнес-инструменты, необходимо поддерживать его непрерывное развитие и обучение. Адаптация — лишь часть экосистемы, от которой напрямую зависит финансовый результат компании.

Кто должен участвовать в онбординге?

Руководитель отвечает за следующие задачи:

• Знакомство новичка с командой

• Составление плана работы

• Поручение заданий при поддержке наставника

• Получение обратной связи — раз в неделю

• Анализ результатов

• Подведение итогов

По итогам испытаний руководитель составляет план развития сотрудника на полгода.

КТО ТАКОЙ HR И КАКОВА ЕГО ФУНКЦИЯ В КОМПАНИИ

В зону ответственности эйчара входят:

• Проведение экскурсии по офису

• Знакомство с коллективом

• Предоставление доступа к базе знаний

• Адаптационные встречи

• Поддержка новичка

• Помощь в построении коммуникаций

В онбординге должен участвовать не только руководитель и специалист по кадрам, но и рядовые сотрудники. Взаимопомощь и поддержка — залог успеха любого бизнеса. В течение всего квартала стоит организовать вебинары для прокачки софт скиллов.

Как долго поддерживать сотрудника?

У каждого специалиста должен быть наставник — человек, к которому можно обратиться за помощью. Хороший наставник помогает влиться в коллектив, но не руководит новичком и не указывает, что ему делать.

Для оценки эффективности онбординга можно использовать два показателя:

• Среднее время от приема кадра до выхода на 100% продуктивность — проведите опрос. Выясните у действующих сотрудников: «Через сколько вы почувствовали, что полностью погрузились в работу?». Анкеты можно направить на e-mail сотрудников. Создать файл можно, например, в Google Формах

• Индекс удовлетворенности работой (ESI) — включает несколько вопросов из анкеты: насколько сотрудник доволен работой, соответствует ли она его ожиданиям, насколько она идеальна

Средний срок адаптации составляет 3–4 месяца. Все зависит от личности самого сотрудника и от отлаженности бизнес-процессов в компании.

За счет онбординга можно повысить эффективность работы сотрудника, его лояльность к работодателю, уровень вовлеченности в бизнес-процессы. Когда новые сотрудники обретают уверенность, они лучше решают бизнес-задачи. Все HR и руководители способны создать условия для профессионального роста кадров. Главное — желание, а возможности найдутся!