Что такое гарантийное письмо и в каких случаях оно необходимо?

Многие предприниматели, начитавшись заметок в интернете, полагают, что гарантийное письмо – аналог договора. И вовсе не обязательно составлять многостраничные контракты, подписывать, обмениваться оригиналами.

Гарантийное письмо – что это такое?

Это односторонне составленный документ от организации, ИП или физического лица. В нем приводятся гарантии исполнения какого-либо действия. Например, оплаты товара, заключения договора в будущем, предоставления транспорта или услуг и т.д.

Письмо подписывается уполномоченным лицом составителя. При возникновении спора получатель гарантийного письма может основывать на нем свои требования.

Гарантийное письмо – не договор. Но иногда оно может быть квалифицировано в этом статусе.

Для чего применяется гарантийное письмо

Основная функция этого документа – подтверждение намерений.

Пример: по договору поставки оплата должна быть произведена в течение 5 дней. Но прошло уже две недели, а денег не поступало. Для того, чтобы поставщик не подал в суд и не приостанавливал поставки, покупатель присылает гарантийное письмо. В нем он обещает произвести оплату в течение месяца.

Обратите внимание: все равно покупатель нарушил договор, и продавец вправе начислить ему пени. Гарантийное письмо призвано «успокоить» противоположную сторону договора. Но не запрещает тому использовать санкции к нарушителю. Гарантийное письмо не убережет и от иска в суде, поданного на неплательщика.

Тогда для чего вообще составлять такое послание?

Когда используется гарантийное письмо

Гарантийное письмо востребовано в случаях:

• Использования его в качестве замены (в том числе временной) полноценного договора,

• Необходимости изменения условий имеющегося соглашения,

• Подтверждения параметров контракта, подписанного неуполномоченным лицом,

• Признания задолженности.

Временная замена полноценного договора

Чаще всего гарантийное письмо используется для фиксации договоренностей без составления договора.

Для ускорения сделки

В деловых отношениях такой документ применяется для форсирования наступления результата договоренности. Договор заключается долго: стороны рассматривают проект, вносят правки, подписывают, пересылают друг другу оригиналы. Правильно составленное гарантийное письмо позволяет исполнить сделку сразу же по достижении согласия. Письмо призвано подтвердить гарантию встречного выполнения.

Пример: вы хотите приобрести товар и просите произвести поставку с отсрочкой платежа. Договор пока в стадии согласования. Для того, чтобы машина с товаром уже отправилась к вам на склад, вы составляете гарантийное письмо. В нем вы подтверждаете намерение купить продукцию и заплатить за нее нужную сумму в определенные сроки.

В последующем при продолжении отношений стороны заключают долгосрочный договор. Или же просто покупатель оплачивает товар, и на этом все заканчивается.

Полная замена двухстороннего документа

Гарантийное письмо может выступать в качестве договора, заключенного посредством оферты (предложения) и акцепта (принятия приглашения). Но для того, чтобы полноценно считать их таковыми:

• Оферта обязана содержать все существенные условия договора (п. 3 ст. 434, п. 1 ст. 435 ГК РФ).

• Акцепт должен быть полным (контрагент согласен со всеми условиями) – п. 1 ст. 438 ГК РФ.

Иногда гарантийное письмо претендует на замену договора поручительства. Например, учредитель компании дает гарантию поставщику оплатить партию товара, если покупатель не выполнит условия договора поставки. Но полноценный договор поручительства такое послание, конечно, не заменит. Да и на случай взыскания у поставщика мало шансов привлечь поручителя к ответственности.

Обещание сдать в аренду

Гарантийное письмо также часто используется в качестве обещания/гарантии заключить договор в будущем. Широко применяется учредителями нового юридического лица для представления в ИФНС документа об адресе, по которому организацию предстоит зарегистрировать. Договора аренды пока нет, так как арендатор как фирма пока не существует. Но для налоговой уже нужно подтверждение адреса. В этом случае владелец помещения выдает гарантийное письмо, в котором обещает заключить договор аренды с фирмой после того, как та будет официально создана.

Изменение существующего договора

Обычно для внедрения новых правил стороны заключают дополнительное соглашение к договору. Но иногда может потребоваться временное изменение одного-двух параметров. Например, по оплате. Для того, чтобы не затевать долгий процесс согласования, а через некоторое время – отмены временных изменений, стороны используют подобный аналог дополнительного соглашения.

Пример: по договору поставки по заказам товар поставляется с отсрочкой платежа. Но из-за перебоев с поставкой комплектующих поставщик ставит в приоритет покупателей, производящих предоплату. И направляет своему контрагенту письмо, в котором гарантирует поставку в течение двух дней при оплате товара авансом.

Юристы не рекомендуют использовать подобную форму для фиксации постоянных изменений договора. Все-таки все изменения и дополнения должны заключаться в той же форме, что и договор (п. 1 ст. 452 ГК РФ). Тем более, что подобное условие есть практически в любом виде договора в разделе «заключительные положения».

Гарантийное письмо допустимо использовать в целях закрепления кратковременных изменений соглашения.

Согласование договора, заключенного неуполномоченным лицом

По правилам п. 1 ст. 183 ГК РФ подписанный договор порождает права и обязанности только для лиц, его подписавших. То есть заплатить по контракту обязан будет завхоз, подписавший договор подряда, а не фирма. Ведь без доверенности от ее имени действует только руководитель.

Но ситуацию можно исправить составлением гарантийного письма. Директор компании в нем подтверждает выполнение обязательств, взятых по договору, подписанному завхозом. Главное при этом – дать точные ссылки на договор (дату составления, номер, существенные условия). В этом случае переподписывать договор не потребуется.

Признание задолженности

Это, пожалуй, самое ценное, что может дать гарантийное письмо.

По закону (ст. 196 ГК РФ) общий срок исковой давности – три года. Именно в это время нужно успеть истребовать задолженность у неплательщика. Если срок пройдет, небольшие шансы на успех еще останутся. Но многое будет зависеть от поведения ответчика. Если тот в судебном споре заявит о пропуске срока, то истцу откажут в иске.

Гарантийное письмо с признанием задолженности по правилам ст. 203 ГК РФ прерывает срок давности. И трехлетний период с этого момента начинает течь заново.

Выводы

Гарантийное письмо:

• Не спасает от нарушения взятых обещаний,

• Не призвано заменить полноценный договор,

• Но помогает отстоять права в суде,

• Доказывает наличие договоренностей между сторонами,

• Продляет итоговый срок для подачи иска в суд.