Что нужно учитывать при выплате командировочных расходов?
Что должен оплатить работодатель командированному сотруднику? Нужно ли оплачивать работу в выходные дни? В каком размере оплачиваются суточные?
Работа некоторых сотрудников подразумевает командировки в другие города и веси нашей страны.
В диалоге из известного фильма говорится: «Цель поездки какая у нас? - Деловая! А в командировке с двумя молодыми симпатичными, ...сами понимаете, все может произойти».
За период командировки работнику выплачиваются средний заработок и суточные.
Именно на суточные могли купить ананасы горе-командировочные из фильма «Самая обаятельная и привлекательная», тем более их размер нормируется только для налога.
Какие выплаты положены командированным сотрудникам?
За дни нахождения в командировке сотруднику сохраняется средний заработок, а также возмещаются расходы, которые связаны с командировкой (ст.166 и ст.167 ТК РФ).
К последней группе расходов относятся:
-
расходы по проезду;
-
расходы по найму жилого помещения;
-
суточные;
-
иные расходы.
Как оплачиваются выходные дни в командировке?
Для того чтобы не запутаться - оплачивать или нет командировку, выпавшую на выходные дни, нужно придерживаться следующего правила:
- если по графику сотрудника эти дни являются выходными, а в командировке он трудился, то дни подлежат оплате как работа в выходной день;
По общему правилу, работа в выходной день может оплачиваться вдвойне либо в одинарном размере с предоставлением неоплачиваемого отгула (ст.153 ТК РФ, письмо Минтруда РФ от 21.02.2020 г. №14-1/ООГ-1110).
А если сотрудник отдыхал, то выходные не оплачиваются.
- если по графику эти дни и так являются рабочими для сотрудника, то ему оплачивается средний заработок.
Что делать, если сотрудник заболел в командировке?
Сотрудник может заболеть в дни нахождения в командировке. В этом случае никаких новаций в расчетах нет. За дни болезни работника средний заработок не начисляется. Работодатель получит электронный больничный лист (по тексту - ЭЛН) по ЭДО и будет оплачивать первые 3 дня болезни.
При этом командированному работнику по-прежнему должны быть выплачены суточные, а также расходы на проживание. Если в ЭЛН проставлена отметка о его нахождении в стационаре, то за этот период расходы на проживание не возмещаются.
В каком размере выплачиваются суточные в 2025 году?
Самая приятная выплата командированному сотруднику - суточные. Это дополнительные расходы, которые не зависят от расходов на проживание, перелет, а покрывают личные траты сотрудника вне места его проживания (абз.4 ст.168 ТК РФ).
Некоторые работодатели считают, что раз принимающая сторона кормит сотрудника, то ему и суточные не нужны. А бывает, что гостиница включает в счет, помимо проживания, например, завтраки. В подобных ситуациях компания все равно должна выплатить суточные (решение ВС РФ от 04.03.2005 г. №ГКПИ05-147).
Суточные рассчитываются по определенным правилам (п.25 постановления Правительства РФ от 13.10.2008 г. №749):
- за все дни нахождения в командировке;
В этот период включаются выходные и нерабочие праздничные дни, которые выплат на дни командировки, а также дни, проведенные в пути.
Например, работник отбывает в командировку с железнодорожного вокзала, который находится в черте города. Местное время отправления поезда 26 марта 2025 г. - 23 ч. 57 минут.
Тогда 26 марта 2025 г. будет началом командировки и за этот день работнику полагаются суточные в полном размере.
Например, сотрудник вылетает в командировку на самолете. Аэропорт находится за городом, до него нужно добраться за 50 минут. Время вылета самолета 26 марта 2025 г. в 0 часов 10 минут.
Регистрация на рейс заканчивается за 40 минут до вылета самолета, то есть в 23 часа 30 минут 25 марта 2025 года.
Таким образом, работнику нужно оплатить первый день командировки 25 марта 2025 года.
- за все дни болезни в командировке.
Важно знать, что в отличие от остальных командировочных затрат, суточные расходы документально не подтверждаются.
Размер суточных расходов устанавливается работодателем в коллективном договоре либо в другом локальном акте компании.
Суточные могут выплачиваться в любом размере - «потолка» по ним нет. Но суточные в размере свыше 700 рублей по командировкам внутри России облагаются НДФЛ, а по зарубежным командировкам - свыше 2,5 тысяч рублей (абз.12 п.1 ст.217 НК РФ).
С суммы превышения работодателю нужно заплатить страховые взносы (п.2 ст.422 НК РФ). Несчастные взносы будут облагаться в случае превышения размера, прописанного в локальном акте компании.
Например, работодатель в Положении о командировках установил размер суточных - 1 тысячу рублей за каждый день. Значит, суточные, которые превышают 1 тысячу рублей, будут облагаться несчастными взносами.
Для сотрудников, которых направляют в командировки на территории ДНР, ЛНР, Запорожской и Херсонской областей, размер суточных составляет 8 480 рублей (п.1 Указа Президента РФ от 17.10.2022 г. №752). При этом повышенный размер суточных налогом и страховыми взносами не облагается.
В каких случаях работник не может рассчитывать на выплату суточных?
В ряде случаев работнику не положены суточные.
Если работник направляется в однодневную командировку или ежедневно имеет возможность возвращаться домой, то суточные не выплачиваются (ст.168 ТК РФ).
Как рассчитывается средний заработок работнику во время командировки?
Расчет командировочных выплат установлен достаточно давно и с тех пор не претерпевал существенных изменений (постановление Правительства РФ от 24.12.2007 г. №922).
1 шаг. Определяем число рабочих дней в командировке.
Например, сотрудник пробыл в командировке 4 рабочих дня: с 17 марта по 20 марта 2025 г.
2 шаг. Определяем расчетный период - 12 месяцев, предшествующих месяцу командировки.
В нашем случае - это с 1 марта 2024 г. по 28 февраля 2025 г.
Важно знать, что если новоиспеченный сотрудник направляется в командировку, то ему рассчитывается не средний заработок, а выплаты считаются из его оклада.
3 шаг. Определяем количество отработанных дней в расчетном периоде.
Предположим, что с 1 марта 2024 г. по 28 февраля 2025 г. работник отработал без учета дней болезни, отпуска - 220 рабочих дней.
4 шаг. Определяем доход работника в расчетном периоде.
В доход работника включаются все выплаты, предусмотренные системой оплаты труда, за исключением выплат социального характера, больничных и отпускных выплат. Премии учитываются пропорционально отработанному времени.
Предположим, что доход работника составил 560 тысяч рублей.
5 шаг. Расчет среднего заработка за командировочные дни:
560 тысяч рублей / 220 дней х 4 дня = 10 181,82 рубль.
Выводы
Деловая цель командировки предполагает оплату этих дней сотруднику. Работнику возмещаются командировочные расходы, а также выплачиваются суточные за дни нахождения в командировке.
