Что необходимо для аккредитации иностранного представительства?

Открывая собственные филиалы на территории России, многие иностранные компании необходимые документы готовят сами. Из-за чего нередко получают отказы в аккредитации – ведь в этом деле много нюансов. Чтобы избежать таких неприятностей, нужно учитывать не только требования Приказа ФНС об аккредитации филиалов и представительств, но и общие принципы подготовки документов. 

АККРЕДИТАЦИЯ ИНОСТРАННЫХ ПРЕДСТАВИТЕЛЬСТВ, ФИЛИАЛОВ

1. Оригинал или копии

Помните, что для аккредитации подходят только оригиналы документов или же НОТАРИАЛЬНО заверенные копии. Обратите внимание: копии, к которым подшиты нотариально заверенные переводы на русский язык не являются нотариально заверенными копиями. Также как и нотариально заверенные копии с переводом на русский, который не заверил нотариус. Такие документы на проверку не принимаются.

2. Где получить документ

За выдачу выписки и аналогичных документов отвечает регистрационный орган. Как правило, это Министерство юстиции, окружной суд, Регистратор компаний. Но, в Беларуси, например, компанию регистрирует управление юстиции, а выписку выдает городской исполнительный комитет.

Такая же ситуация и с налоговыми бумагами. Они выдаются налоговой службой или Министерством финансов. А может в том же учреждении, которое выдает выписку. Как пример, Азербайджан, в котором эти документы выдаются Министерством налогов.

Заверить копию учредительного документа можно у нотариуса или в регистрирующем органе. К примеру, в Великобритании этим вопросом занимается Регистрационная палата. Выписки и налоговые документы можно найти и на официальном сайте госучреждения. Тогда подлинность данных необходимо заверить у нотариуса.

ЭКСПЕРТИЗА ДОКУМЕНТОВ ПРЕДСТАВИТЕЛЬСТВА, ФИЛИАЛА

3. Сроки выдачи

Подача документа в налоговую службу, с момента его выдачи госучреждением в стране инкорпорации, не может длиться больше года. Этот срок относится к дате выдачи оригинала, а не к дате заверения копии нотариусом. 

В срок 12 месяцев предусматривайте также время, необходимое для легализации, транспортировки и перевода документа. Именно поэтому, рекомендуем вам подавать документы со «свежей» датой выдачи.

4. Проверка данных

Наиболее частой причиной отказа в аккредитации являются разночтения в документах. Это может произойти из-за устаревшей информации в одном из документов, а также опечаток и других недочетов. Обязательно учитывайте эти моменты до узаконивания и транспортировки документов в Российскую Федерацию. Мы вам советуем тщательно все проверить и убедиться, что данные целиком и полностью совпадают, вплоть до каждой буквы.

5. Легализация документа

Чтобы иностранные документы имели юридическую силу в Российской Федерации, они должны быть узаконены. Если страна – участник Гаагской конвенции – на документах иностранной компании должен быть штамп «Апостиль» с заверенной подписью сотрудника учреждения выдачи документа. В том случае, если компания зарегистрирована в стране-участнице Минской конвенции, или если между ней и Российской Федерацией есть двустороннее соглашение о правовой помощи по гражданским делам, достаточно сделать нотариальное заверение документов. Для всех остальных на документе необходима отметка Министерства иностранных дел страны инкорпорации, а также штамп консульства России в данной стране.

ПЕРСОНАЛЬНАЯ АККРЕДИТАЦИЯ СОТРУДНИКОВ ПРЕДСТАВИТЕЛЬСТВА, ФИЛИАЛА

6. Перевод документов

Самая частая ошибка, которая встречается из-за переводов – это опечатки. Советуем вам убедиться, что вся информация, а именно название компании и филиала, адреса и паспортные данные во всех переводах указаны одинаково. Обратите внимание: полным считается только тот перевод, в который включен весь текст, а также печати, штампы, марки и прочие элементы с использованием иностранного языка.

7. Заявление на аккредитацию

Заявление необходимо заполнить в соответствии с той информацией, которая указана в остальных документах. Также отметим, что заявление пишется на русском языке. Исключение могут составлять только буквы в номерах иностранных паспортов, почтовых индексах и номерах домов. Они могут быть написаны латиницей.

Перед подачей документов в ФНС необходимо еще раз проверить все документы, чтобы исключить возможные недочеты.

Процесс аккредитации довольно сложный и трудоемкий, ведь документы одного государства могут существенно отличаться от аналогичных документов другого. Такие формальные отличия, а также отсутствие недостаточной регламентации требований к документам, становятся причиной того, что зачастую проверка зависит от позиции проверяющего. Но, многообразная практика подготовки нужных документов и внимательность являются залогом успешного прохождения аккредитации.