На рассвете бизнеса многим кажется, что эта бумажная канитель – пережиток прошлого. По мере того, как растет количество клиентов и заказов, становится очевидно: надо что-то делать. Это «что-то» - положение о договорной работе и безукоризненное его соблюдение.
СТОИМОСТЬ СОПРОВОЖДЕНИЯ СДЕЛКИ
Зачем нужен такой документ? И кто его должен делать?
Если вкратце, то на его основе строится вся договорная и претензионная работа. И именно поэтому его составление необходимо поручить юристу. Пусть это будет ваш штатный юрист или привлеченный эксперт, но не поддавайтесь соблазну использовать типовые формы.
Типовые документы – зло. Единственное, с чем можно смириться (и то с оговорками) - это типовые контракты, разработанные именно вашими юристами (или нами – специально для вас). При таком варианте вы будете в заведомо более выгодном положении (ведь не исключено, что ваши контрагенты не захотят «возиться» и подпишут договор на ваших условиях).
Далее приводится нечто вроде пораздельного чек-листа, который позволит оценить, отвечает ли разработанный для вас регламент договорной работы необходимому минимуму.
Раздел первый, «общий»
В нем традиционно расписываются общие моменты. Не так важны вводные формулировки, сколько четкие указания относительно того, что:
-
регламент регулирует порядок и особенности договорной работы;
что есть договор, а что – дополнительное соглашение; -
применение типовых форм допускается в случае, когда таковые уже утверждены;
-
подготовка проекта договора (в отсутствие типовой формы) занимает столько-то времени (как правило, от трех до пяти, зависит от объема, сложности, степени согласованности) с такой-то даты (которой, как правило, является день, когда представлены все необходимые сведения).
Раздел второй: проект и визирование
Обязательно включаем в этот раздел правило о регистрации проекта перед представлением на визирование, иначе начнется путаница со сроками. Стоит урегулировать вопрос с назначением уполномоченных проставлять визу и то, что их списки утверждаются главами соответствующих отделов (подразделений). Во избежание утраты листов и споров о том, кто виноват, целесообразно закрепить золотое правило: кто представляет, тот и прошивает.
На практике, в зависимости от масштабов организации (и количества отделов) наиболее часто применяется следующий порядок визирования проектов:
-
лицо, инициирующее заключение договора;
-
его руководитель;
-
бухгалтерия (не обязательно, если применяем уже утвержденную собственную типовую форму);
-
юристы.
Существенно экономит время правило о том, что типовой договор отправляется на визирование после подписания второй стороной (контрагентом), а типовой договор, составленный контрагентом, - до этого момента. Целесообразно закрепить разумные сроки рассмотрения, а также возможные поводы для продления (нужна дополнительная документация, перевод с/на иностранный язык и т.п.).
Раздел третий, о необходимых приложениях
В него надо включать все бумаги (заверенные копии), которые должны представляться контрагентами – как фирмами (и юрлицами вообще), так и ИП.
Необходимый минимум для фирм:
-
свидетельство о госрегистрации;
-
свидетельство ИНН (о постановке на налоговых учет);
-
устав;
-
документация в подтверждение полномочий руководителя;
Для предпринимателей список скромнее: свидетельство о регистрации, о постановке на налоговый учет, паспорт с регистрацией, если применимо – доверенность плюс разрешительные документы.
Внимание: право затребовать представление дополнительных бумаг должно быть, но оговорите, что требование должно быть аргументированным (если угодно, мотивированным). Иначе можно породить корень всех зол – бесконечное «ожидание информации».
ДОГОВОР АБОНЕНТСКОГО ЮРИДИЧЕСКОГО ОБСЛУЖИВАНИЯ
Раздел четвертый. Попредметная проверка
Здесь расписываем, кто из согласующих за что отвечает. Скажем, инициатор и его руководитель:
-
за выгодность условий сделки для фирмы;
-
за наличие у контрагента необходимых разрешений, лицензий и т.п.;
-
за корректное заполнение всех разделов и полей;
-
за правильность реквизитов и т.п.
Бухгалтерия берет на себя анализ реквизитов, рисков с точки зрения налогового и бухгалтерского правового регулирования, порядка представления необходимых счетов, актов и иных аналогичных документов.
Венчает все проверка юротделом, который в итоге отвечает практически за все:
-
соответствие проекта закону;
-
наличие в проекте всех необходимых условий;
-
полномочия лиц, ставящих подписи;
-
наличие лицензий и прочей разрешительной документации,
а на выходе проводит обобщение всех сделанных до него замечаний и или редактирует проект, или составляет доп соглашение, или вообще разрабатывает новый.
Пожалуй, имеет смысл тут же оговорить, где проставляются визы и где делаются отметки о замечаниях (чтобы избежать ссылок на то, что кто-то что-то не заметил).
Разделы пятый и шестой. Подписание и хранение
Формируя этот раздел, следует ориентироваться на сложившуюся в вашей организации систему делопроизводства. Но в любом случае хорошо бы оговорить право главы фирмы подписать договор без учета замечаний, но с условием, что за последствия отвечает он – этот вариант будет на пользу как главе, так и фирме.
В этом разделе закрепляем сроки сдачи на хранение как бумажных, так и электронных копий, ответственность за несвоевременную передачу на хранение. судьбу отклоненных проектов, порядок выдачи договора и основания для такой выдачи.
Таковыми могут быть, например:
-
возникшая необходимость сделать копию и удостоверить ее нотариально;
-
предъявить в судебный процесс;
-
представить в банк и т.п.
Порядок выдачи – стандартный: под роспись по письменной просьбе главы того или иного отдела.
ДОГОВОР ОКАЗАНИЯ УСЛУГ МЕЖДУ ЮРИДИЧЕСКИМИ ЛИЦАМИ
Раздел седьмой и восьмой. Контроль и ответственность
Обеспечение исполнения договора – сфера ответственности инициатора заключения и его начальника. Именно они в случае возникновения необходимости должны ставить вопрос об изменении, дополнении, расторжении договора. Но если поводом для таких мероприятий становится, скажем, изменение нормативно-правового регулирования, судебной практики, новые требования контролеров и т.п., то тут уже с инициативой должны выступать и все прочие – юристы, бухгалтеры, главы отделов, в пределах своих компетенций. Ответственность за нарушение положения наступает как дисциплинарная, так и, если пренебрежение им стало причиной имущественного вреда – к материальной ответственности, что и необходимо указать в последнем разделе.
