В соответствии с п. 2 ст. 11 Налогового кодекса РФ обособленное подразделение (далее - ОП) организации – это любое территориально обособленное от нее подразделение, по месту нахождения которого оборудованы стационарные рабочие места. При этом рабочее место считается стационарным, если оно создается на срок более одного месяца.
Под рабочим местом понимается место, где работник должен находиться или куда ему необходимо прибыть в связи с его работой и которое прямо или косвенно находится под контролем работодателя (п. 1 ст. 11 НК РФ, абз. 6 ст. 209 Трудового кодекса РФ).Согласно разъяснениям налоговой службы по смыслу положений п. 2 ст. 11 НК РФ во взаимосвязи со ст. 16, 20, 22 и 209 ТК РФ основным признаком ОП организации является осуществление этой организацией деятельности в РФ вне места ее нахождения посредством стационарного рабочего места, оборудованного для своего работника для исполнения им трудовых обязанностей (Письмо ФНС России от 27.11.2007 г. N 09-2-03/6032@).
Под оборудованностью стационарного рабочего места подразумевается создание всех необходимых для исполнения трудовых обязанностей условий, а также само исполнение таких обязанностей (Письма Минфина России от 17.03.2010 г. N 03-02-07/1-114, от 18.02.2010 г. N 03-02-07/1-67).
В соответствии с пп. 2 п. 3 ст. 28 Федерального закона от 24.07.2009 г. N 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования» (в ред. от 04.06.2014 г.) (далее - Закон N 212-ФЗ) организации обязаны письменно сообщать в орган контроля за уплатой страховых взносов по месту своего нахождения о создании ОП в течение одного месяца со дня его создания.
В соответствии с п. 1 ст. 11 Федерального закона от 15.12.2001 г. N 167-ФЗ «Об обязательном пенсионном страховании в Российской Федерации» (в ред. от 12.03.2014 г.) регистрация организаций осуществляется в территориальных органах ПФР путем обмена электронными документами. Документ, подтверждающий факт регистрации, направляется территориальным органом ПФР застрахованной организации, в том числе в форме электронного документа с использованием информационно-телекоммуникационных сетей.
При этом зарегистрироваться в ПФР в качестве страхователя по месту нахождения ОП организация должна самостоятельно.
Обязанность организации зарегистрироваться в органах ПФР по месту нахождения ОП закреплена в п. 1 «Порядка регистрации и снятия с регистрационного учета страхователей, производящих выплаты физическим лицам, в территориальных органах Пенсионного фонда Российской Федерации», утвержденного Постановлением Правления ПФР от 13.10.2008 N 296п (далее - Порядок N 296п).
При этом ОП должно иметь:
- расчетный счет,
- отдельный баланс,
- начислять заработную плату своим работникам.
На основании п. 4 ст. 17 Федерального закона от 29.11.2010 г. N 326-ФЗ «Об обязательном медицинском страховании в Российской Федерации» (в ред. от 21.07.2014г.) регистрация страхователей, которые производят выплаты и иные вознаграждения физическим лицам, осуществляется в территориальных органах ПФР. Контроль за регистрацией указанных страхователей осуществляют территориальные органы ПФР, которые представляют соответствующие данные в территориальные органы Фонда обязательного медицинского страхования.
Таким образом, территориальные органы ПФР ставят организации на учет по двум видам обязательного страхования, в качестве страхователя для целей:
- обязательного пенсионного страхования;
- обязательного медицинского страхования.
Срок, в который надо встать на учет в ПФР по месту нахождения ОП, законом не установлен. Но наиболее целесообразно это сделать до того, как ОП начнет платить в ПФР взносы, начисленные на выплаты своим работникам.
Согласно п. 12 Порядка N 296п регистрация организации в качестве страхователя по месту нахождения ОП осуществляется в течение 5 рабочих дней с даты представления организацией в территориальные органы ПФР заявления о регистрации российской организации по месту нахождения ОП.
Форма заявления предусмотрена Приложением 2 к Порядку N 296п.
Заявление о регистрации заполняется в соответствии с «Порядком заполнения заявления о регистрации российской организации в территориальном органе ПФР по месту нахождения ОП на территории РФ», являющимся Приложением 3 к Порядку N 296п. При заполнении заявления исправления не допускаются. Заявление подписывается должностным лицом, имеющим право действовать от имени российской организации без доверенности. Указываются фамилия, имя, отчество этого должностного лица, его ИНН (при наличии) и номер контактного телефона.
К заявлению о регистрации должны прилагаться следующие документы:
- свидетельство о постановке на учет в налоговом органе по месту нахождения на территории РФ;
- уведомление о регистрации юридического лица в территориальном органе ПФР по месту нахождения на территории РФ;
- копии заверенных в установленном порядке документов, подтверждающих создание ОП. Это, в частности, могут быть устав организации, содержащий сведения о создании ОП и его юридическом адресе, Положение об ОП и другие документы, содержащие сведения о наличии у ОП отдельного баланса, расчетного счета, а также права выполнять от имени юридического лица обязанности по начислению выплат и иных вознаграждений в пользу физических лиц и уплате страховых взносов на обязательное пенсионное страхование по месту нахождения ОП.
Заявление о регистрации по месту нахождения ОП представляется в ПФР в оригинале. Согласно Информации ПФ РФ от 17.02.2014 г. «О регистрации и снятии страхователей с регистрационного учета в территориальных органах Пенсионного фонда Российской Федерации» все остальные документы можно подать или в оригиналах с одновременным представлением копий, которые заверит сотрудник ПФР, или в виде нотариально заверенных копий.
Документы подаются в отделение ПФР одним из следующих способов:
- лично (это может сделать руководитель или уполномоченный представитель организации по доверенности);
- по почте ценным письмом с описью вложения.
Согласно п. 14 Порядка N 296п организации, зарегистрированной в качестве страхователя по месту нахождения ОП, территориальным органом ПФР выдаетсяУведомление о регистрации в 2-х экземплярах, один из которых в 10-дневный срок со дня получения подлежит представлению организацией в территориальный орган ПФР по месту своего нахождения (т. е. по месту нахождения головной организации).
Следует отметить, что поскольку срок подачи заявления о регистрации российской организации в территориальном органе ПФР по месту нахождения ОП законодательно не утвержден, организацию нельзя привлечь к ответственности за нарушение срока регистрации в ПФР.
Организация может быть привлечена к ответственности только в том случае, если не сообщит письменно в ПФР по месту своего нахождения о создании ОП в течение одного месяца со дня его создания. Так, в соответствии со ст. 48 Закона N 212-ФЗ непредставление в установленный срок в ПФР документов (копий документов), предусмотренных Законом N 212-ФЗ, или иных документов, необходимых для осуществления контроля за правильностью исчисления, полнотой и своевременностью уплаты (перечисления) страховых взносов, влечет взыскание штрафа в размере 200 руб. за каждый непредставленный документ.
Следует отметить, что с 2015 г. будет отменена обязанность сообщать в ПРФ о создании обособленного подразделения (пп. «в» п. 17 ст. 5 Федерального закона от 28.06.2014 г. N 188-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации по вопросам обязательного социального страхования»).
