В соответствии с п. 2 ст. 11 Налогового кодекса РФ обособленное подразделение (далее - ОП) организации – это любое территориально обособленное от нее подразделение, по месту нахождения которого оборудованы стационарные рабочие места. При этом рабочее место считается стационарным, если оно создается на срок более одного месяца.
Под рабочим местом понимается место, где работник должен находиться или куда ему необходимо прибыть в связи с его работой и которое прямо или косвенно находится под контролем работодателя (п. 1 ст. 11 НК РФ, абз. 6 ст. 209 Трудового кодекса РФ).
Согласно разъяснениям налоговой службы по смыслу положений п. 2 ст. 11 НК РФ во взаимосвязи со ст. 16, 20, 22, 209 ТК РФ основным признаком ОП организации является осуществление этой организацией деятельности в РФ вне места ее нахождения посредством стационарного рабочего места, оборудованного для своего работника для исполнения им трудовых обязанностей (Письмо ФНС России от 27.11.2007 г. N 09-2-03/6032@).
В соответствии с пп. 2 п. 3 ст. 28 Федерального закона от 24.07.2009 г. N 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования» (в ред. от 04.06.2014 г.) организации обязаны письменно сообщать в орган контроля за уплатой страховых взносов по месту своего нахождения о создании ОП в течение одного месяца со дня его создания.
В случае если ОП организации имеет отдельный баланс, расчетный счет и начисляет выплаты и иные вознаграждения в пользу физических лиц, то его необходимо зарегистрировать в Фонде социального страхования РФ по месту нахождения этого подразделения в качестве страхователя (пп. 2 п.1 ст. 2.3. Федерального закона от 29.12.2006 г. N 255-ФЗ «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством» (в ред. от 28.06.2014 г.)).
Согласно п. 3 «Порядка регистрации и снятия с регистрационного учета в территориальных органах Фонда социального страхования Российской Федерации страхователей – юридических лиц по месту нахождения обособленных подразделений и физических лиц», являющимся Приложением N 1 к Приказу Минздравсоцразвития России от 07.12.2009 г. N 959н (в ред. от 07.10.2011 г.) (далее – Порядок N 959н).
В отделении ФСС РФ организация одновременно регистрируется в качестве страхователя по двум видам обязательного социального страхования организация:
- на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством;
- от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний.
В соответствии с п. 5 Порядка N 959н для регистрации в органах ФСС РФ по месту нахождения ОП подается заявление о регистрации в качестве страхователя юридического лица по месту нахождения ОП. Заявление должно быть представлено в срок не позднее 30 дней со дня создания обособленного подразделения.
Форма заявления предусмотрена Приложением N 2 «Административного регламента ФСС РФ по предоставлению государственной услуги по регистрации и снятию с регистрационного учета страхователей - юридических лиц по месту нахождения обособленных подразделений», утвержденного Приказом Министерства труда и социальной защиты РФ от 25.10.2013 г. N 576н (далее – Регламент).
Пп. «а» п. 14 Регламента предусмотрено, что для регистрации в качестве страхователя организацией представляются следующие документы:
- заявление о регистрации;
- копии документов, подтверждающих наличие отдельного баланса, расчетного счета и начисление выплат и иных вознаграждений в пользу физических лиц. Этими документами могут быть, в частности, Положение об ОП, а если ОП является филиалом или представительством - устав организации, содержащий сведения о таком ОП или выписка из бухгалтерской учетной политики организации, в которой указано, что ОП самостоятельно ведет бухучет своих операций, приказы руководителя организации, а также справка из банка об открытии ОП расчетного счета.
Согласно п. 16 Регламента территориальным органом ФСС РФ в рамках межведомственного взаимодействия запрашиваются в срок не позднее 1 рабочего дня, следующего за днем поступления заявления о регистрации, находящиеся в распоряжении налоговых органов сведения о постановке на учет юридического лица в налоговом органе по месту нахождения ОП.
Территориальный орган ФСС РФ, осуществляющий регистрацию, в случае, если юридическое лицо зарегистрировано в качестве страхователя в ином территориальном органе ФСС РФ, запрашивает у последнего в срок не позднее 1 рабочего дня, следующего за днем поступления заявления о регистрации, сведения о государственной регистрации юридического лица, о постановке юридического лица на учет в налоговом органе, сведения, подтверждающие виды экономической деятельности, сведения о регистрации юридического лица в качестве страхователя (при отсутствии указанных сведений в поисково-мониторинговой системе).
Согласно п. 19. Регламента организация - заявитель по своей инициативе вправе представить в территориальный орган ФСС РФ копии соответствующих документов, необходимых для регистрации в качестве страхователя по месту нахождения ОП, а именно, - для юридического лица, образованного в соответствии с законодательством РФ:
- свидетельства о государственной регистрации юридического лица;
- свидетельства о постановке юридического лица на учет в налоговом органе;
- уведомления о постановке на учет в налоговом органе по месту нахождения ОП;
- документов, выданных территориальными органами Федеральной службы государственной статистики и подтверждающих виды экономической деятельности, осуществляемой юридическим лицом по месту нахождения ОП.
При этом непредставление организацией - заявителем документов, указанных в п.19 Регламента, не является основанием для отказа в регистрации.
Заявление о регистрации и прилагаемые к нему документы могут быть представлены в территориальный орган ФСС РФ организацией - заявителем лично, направлены почтовым отправлением или в форме электронных документов.
В случае представления документов законным или уполномоченным представителем организации лично - предъявляется документ, подтверждающий соответствующие полномочия.
При подаче заявления о регистрации и прилагаемых к нему документов почтовым отправлением или в форме электронного документа моментом их получения считается дата их поступления в территориальный орган ФСС РФ.
Следует отметить, что согласно п. 40 - 42 Регламента организации могут подать заявление о регистрации и соответствующие документы в электронном виде через Единый портал. В этом случае заявление и документы, должны быть заверены квалифицированной подписью, вид которой предусмотрен Федеральным законом от 06.04.2011 г. N 63-ФЗ «Об электронной подписи» (в ред. от 28.06.2014 г.).
При подаче заявления о регистрации и прилагаемых к нему документов в форме электронных документов организации направляется электронное сообщение, подтверждающее прием данных документов.
В случае если в результате проверки квалифицированной подписи будет выявлена ее недействительность, организации на ее электронную почту в течение 3 рабочих дней со дня завершения проведения такой проверки, направляется уведомление об отказе в приеме к рассмотрению документов.
Согласно п. 10 Регламента регистрация осуществляется в срок, не превышающий 5 рабочих дней со дня получения необходимых документов.
Зарегистрированной организации выдаются:
- уведомление о регистрации в качестве страхователя юридического лица по месту нахождения ОП;
- уведомление о размере страховых взносов на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний.
Следует отметить, что ст. 19 Федерального закона от 24.07.1998 г. N 125-ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний» (в ред. от 28.12.2013 г.) установлена ответственность организаций за несвоевременную постановку на учет в органах ФСС РФ. Так, нарушение срока регистрации в качестве страхователя влечет взыскание штрафа в размере 5 000 руб., а при просрочке свыше 90 дней - в размере 10 000 руб.
Также согласно ст. 15.32 КоАП РФ возможно наступление и административной ответственности - нарушение установленного законодательством срока регистрации влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 500 руб. до 1 000 руб.
