С 1 января 2014 г. Центральный банк Российской Федерации планирует ввести новый порядок ведения кассовых операций.
Новое Указание Банка России «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства» (далее – Указание) подлежит официальному опубликованию в «Вестнике Банка России» и вступает в силу с 01.01.2014 г.
Указание определяет порядок ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории РФ юридическими лицами (за исключением ЦБ РФ и кредитных организаций), а также упрощенный порядок ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства (далее – МП).
Под субъектами МП понимаются юридические лица, отнесенные в соответствии с условиями, установленными Федеральным законом от 24.07.2007 г. N 209-ФЗ (в ред. от23.07.2013 г.) «О развитии малого и среднего предпринимательства в Российской Федерации» к малым предприятиям, в том числе к микропредприятиям.
Со дня вступления в силу Указания предлагается признать утратившим силу Положение Банка России от 12.10.2011 г. N 373-П «О порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации».
Лимит остатка наличных денег
Для ведения кассовых операций юридическое лицо своим распорядительным документом устанавливает максимально допустимую сумму наличных денег, которая может храниться в кассе – лимит остатка наличных денег. Порядок расчета лимита остался прежним (формула и описание показателей расчета приведены в Приложении 2 к Указанию).
Обособленному подразделению юридического лица, сдающему наличные деньги на банковский счет, открытый юридическому лицу в банке, лимит остатка наличных денег устанавливается в аналогичном порядке. Юридическое лицо, в состав которого входят обособленные подразделения, сдающие наличные деньги в кассу юридического лица, определяет лимит остатка наличных денег с учетом лимитов, установленных этим обособленным подразделениям.
Наличные деньги сверх установленного лимита юридическое лицо обязано хранить на банковских счетах.
Накопление наличных денег в кассе сверх установленного лимита допускается только в дни выплат заработной платы, стипендий, выплат, включенных в фонд заработной платы и выплат социального характера, включая день получения наличных денег с банковского счета на указанные выплаты, а также в выходные, нерабочие праздничные дни в случае ведения юридическим лицом в эти дни кассовых операций.
Платежный агент, осуществляющий деятельность в соответствии с Федеральным законом от 03.06.2009 г. N 103-ФЗ (в ред. от 27.06.2011 г.) «О деятельности по приему платежей физических лиц, осуществляемой платежными агентами» при определении лимита остатка наличных денег не учитывает наличные деньги, принятые при осуществлении деятельности платежного агента.
Индивидуальные предприниматели, субъекты МП лимит остатка наличных денег могут не устанавливать.
Первичные документы по кассовым операциям
Кассовые операции оформляются первичными учетными документами: приходным кассовым ордером и расходным кассовым ордером – кассовыми документами, по формам, предусмотренным в Приложениях 3 и 4 к Указанию. В этих приложениях и приложениях, приведенных далее, содержатся новые формы учетных документов.
Если в соответствии с налоговым законодательством РФ индивидуальные предприниматели ведут учет доходов и расходов (учет доходов) в книге учета доходов и расходов (книге учета доходов) на основании первичных документов, кассовые документы могут ими не оформляться.
Кассовые документы оформляются:
- главным бухгалтером;
- бухгалтером или иным должностным лицом (в том числе кассиром), определенным в распорядительном документе, или должностным лицом юридического лица, физическим лицом, с которыми заключены договоры об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета;
- руководителем (при отсутствии главного бухгалтера и бухгалтера).
Кассовые документы подписываются главным бухгалтером или бухгалтером, а также кассиром. В случае ведения кассовых операций и оформления кассовых документов руководителем кассовые документы подписываются руководителем.
При наличии старшего кассира операции по передаче наличных денег между старшим кассиром и кассирами в течение рабочего дня отражаются старшим кассиром в книге учета принятых и выданных кассиром наличных денег по форме, предусмотренной в Приложении 5 к Указанию.
Поступающие в кассу наличные деньги, за исключением наличных денег, принятых при осуществлении деятельности платежного агента, и выдаваемые из кассы наличные деньги юридическое лицо учитывает в кассовой книге (ее форма, дана в Приложении 1 к Указанию).
Платежный агент для учета наличных денег, принятых при осуществлении деятельности платежного агента, ведет отдельную кассовую книгу.
Записи в кассовой книге осуществляются кассиром по каждому приходному и расходному кассовому ордеру, оформленному соответственно на полученные и выданные наличные деньги (полное оприходование в кассу наличных денег).
Контроль за ведением кассовой книги осуществляет главный бухгалтер (при его отсутствии - руководитель).
Если в соответствии с налоговым законодательством РФ индивидуальные предприниматели ведут учет доходов и расходов (учет доходов) в книге учета доходов и расходов (книге учета доходов), субъекты МП ведут учет доходов и расходов в книге учета доходов и расходов, кассовая книга ими не ведется.
Вышеуказанные документы могут оформляться на бумажном носителе или в электронном виде.
Документы на бумажном носителе оформляются от руки или с применением компьютера и программного обеспечения, и подписываются собственноручными подписями. В документы, оформленные на бумажном носителе, за исключением кассовых документов, допускается внесение исправлений, содержащих дату исправления, фамилии и инициалы, а также подписи лиц, оформивших документы, в которые внесены исправления.
Документы в электронном виде оформляются с применением технических средств с учетом обеспечения их защиты от несанкционированного доступа, искажений и потерь информации. Документы, оформленные в электронном виде, подписываются электронными подписями в соответствии с требованиями Федерального закона от 06.04.2011 г. N 63-ФЗ (в ред. от 02.07.2013 г.) «Об электронной подписи». В документы, оформленные в электронном виде, внесение исправлений после подписания указанных документов не допускается.
Хранение документов, оформленных на бумажном носителе или в электронном виде, организуется руководителем.
Выдача наличных денег под отчет и на выплату заработной платы
Для выдачи наличных денег работнику под отчет на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица (индивидуального предпринимателя) расходный кассовый ордер оформляется согласно письменному заявлению подотчетного лица, составленному в произвольной форме и содержащему надпись о сумме наличных денег и о сроке, на который выдаются наличные деньги, подпись руководителя и дату.
Подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу, предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами. Проверка авансового отчета главным бухгалтером или бухгалтером, его утверждение руководителем и окончательный расчет по авансовому отчету осуществляются в срок, установленный руководителем.
Выдача наличных денег под отчет проводится при условии полного погашения подотчетным лицом задолженности по ранее полученной под отчет сумме.
Предназначенная для выплат заработной платы, стипендий и других выплат сумма наличных денег устанавливается согласно расчетно-платежной ведомости (платежной ведомости), форма которых приведена в Приложениях 6 и 7 к Указанию. Срок выдачи наличных денег на эти выплаты определяется руководителем и указывается в расчетно-платежной ведомости. Продолжительность срока выдачи наличных денег по выплатам заработной платы, стипендий и другим выплатам не может превышать пяти рабочих дней (включая день получения наличных в банке). На фактически выданные суммы наличных денег по расчетно-платежной ведомости оформляется расходный кассовый ордер.
Следует отметить, что мероприятия по обеспечению сохранности наличных денег при ведении кассовых операций, хранении, транспортировке, порядок и сроки проведения проверок фактического наличия наличных денег определяются юридическим лицом, индивидуальным предпринимателем самостоятельно.
На момент написания материала Проект Указания еще не утвержден Банком России.
