Кто несет ответственность за документы компании при банкротстве?

Законодательная база

Субсидиарную ответственность в силу п.1 ст.61.11 №127-ФЗ от 26.10.2002 года «О несостоятельности (банкротстве)» несут контролирующие лица — те, кто определяют действия фирмы, влияют на принятие решений и являются выгодоприобретателями. К ним относятся директор, учредители (акционеры), руководитель финансовой службы и главный бухгалтер компании-должника.

По общему правилу документы должны храниться у исполнительного органа. Допустим, директор организации уволился, а новый руководитель еще не вступил в должность. В это время в отношении компании инициирована процедура банкротства. Кто в этом случае будет отвечать за документы?

Передача документации бухучета должна осуществляться при смене руководителя организации в силу ч.4 ст.29 №402-ФЗ от 06.12.2011 года «О бухгалтерском учете». Порядок передачи документов представители организации определяют сами. Как именно передавать бумаги законодатели не уточнили. Но из содержания вышеуказанной нормы следует, что порядок приема документов можно определить в момент смены руководителя.

Судебная практика

Суды сходятся во мнении, что полномочия уволенного руководителя прекращаются сразу после принятия решения участников. Форму Р13014 вправе подписывать только действующий руководитель. Предыдущий обязан передать документацию вновь назначенному директору. Но что делать, если новый исполнительный орган Общества еще не назначен?

В Постановлении АС ЗСО №Ф04-5058/2019 по делу №А70-19565/2018 от 22 января 2021 года бывшему директору ООО удалось доказать, что он пытался передать документы участнику, который уклонялся от приема документации.

Суды пришли к выводу, что при отсутствии руководителя за сохранность документов и корпоративного имущества должен отвечать именно участник общества. По делу №А70-19565/2018 от 22 января 2021 года определено, что бывший директор мог предположить, что учредитель заинтересован в передаче конкурсному управляющему в полном объеме.

В Постановлении Арбитражного суда Поволжского округа №Ф06-34806/2018 по делу №А57-31101/2015 от 31 июня 2019 года указано, что невнесение данных о смене директора в госреестр свидетельствует о том, что участник компании-должника, который уволил руководителя, берет на себя его полномочия. В таком случае именно участник общества должен отвечать за своевременную передачу полного пакета документов конкурсному управляющему.

В деле №А57-31101/2015 от 31 июня 2019 года участник не подал сведения о смене руководителя в ЕГРЮЛ. Руководителем числился уволенный гражданин. Бывший директор представил суду доказательства своего увольнения. Судья сделал вывод, что бывший руководитель общества не несет более субсидиарную ответственность по обязательствам юрлица.

Рекомендации директору

Чтобы обезопасить себя при увольнении из компании, директору нужно принять все меры, чтобы передать документы участникам организации, подписав двусторонний акт приема-передачи документов. Если после его ухода уже назначен другой директор, то документацию нужно передать ему под роспись. Если нового руководителя еще нет, документы, печати, электронные ключи и так далее необходимо предоставить участникам общества.

По факту передачи документов нужно составить акта приема-передачи, в котором стоит зафиксировать полный перечень бумаг. Если представители компании откажутся от приемки документации, потребуется составить отказной акт и получить подпись представителя юрлица.

Если же имеет место конфликт, например, новый директор не принимает документацию, предыдущему руководителю следует передать документацию уполномоченному лицу. После этого — направить письмо на имя учредителей ООО с уведомлением о вручении и описью вложений по почте. В уведомлении нужно указать место, в котором в данный момент хранятся документы.

Рекомендации главному бухгалтеру

Субсидиарная ответственность возлагается на главного бухгалтера, которого могут приравнять к контролирующему лицу компании-должника. Такой риск есть всегда. Бухгалтеру универсальный совет: вести деятельность с соблюдением принципов разумности и добросовестности.

Бухгалтеру нужно выполнять свою работу, соблюдая простые правила:

• не искажать данные в документах;

• не уничтожать бумаги о хозяйственной деятельности, даже если об этом попросил непосредственный руководитель;

• не принимать участие в сокрытии корпоративных активов;

• письменно оповещать руководителя о наличии у контрагентов признаков фирм-«однодневок»;

• особое внимание уделять подписываемым документам, особенно тем, которые могут негативно отразиться на фин. состоянии компании;

• оперативно уведомлять обо всех причинах ухудшения фин. состояния фирмы;

Рекомендации акционеру (участнику)

После увольнения директора участникам общества с ограниченной ответственностью нужно проверить документацию. Рекомендуется провести инвентаризацию. Если тот или иной документ отсутствует, важно составить об этом акт. А еще не нужно затягивать с назначением нового директора на должность.

Если директор — работник по найму, достаточно провести простую процедуру увольнения. Если в компании два и более участника, причем один из них одновременно является и директором, и участником Общества, то можно провести отчуждение доли или вывод участника из состава учредителей. Помочь с оформлением процедуры могут юристы из компании «РосКо».

Решение о смене гендиректора — участника общества нужно оформлять протоколом по итогам общего собрания. В ФНС необходимо направить заявление и Р13014 и в течение 3-х суток после оформления протокола. Кроме того, нужно составить еще один протокол о распределении доли и передаточный акт.