Какие действия должна предпринять компания, если срок хранения документов, истек? В каком порядке уничтожаются документы?
Статья 29 Федерального закона от 06.12.2011 г. №402-ФЗ «О бухгалтерском учете» устанавливает лишь общий срок жизни бухгалтерский документов - не менее пяти лет. Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 г. №558 (действует с 30 сентября 2011 г.) утвержден «Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения.
Установленные сроки хранения документов нужно отсчитывать не от даты составления документа, а с 1 января следующего года. Например, лицевые счета работников, личные карточки работников, исполнительные документы хранятся не менее 75 лет, а документы о дебиторской и кредиторской задолженности (справки, акты сверки, переписка и др.) - не менее 5 лет.
Отдельные сроки хранения установлены для документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов (сборов), - не менее четырех лет (пп.8 п.1 ст.23, пп.5 п.3 ст.24 НК РФ).
Как уничтожить документы, если срок их жизни истек?
Независимо от того, какие документы с истекшим сроком хранения, подлежат уничтожению, алгоритм действий компании будет единым.
Шаг 1. Определяемся с перечнем документов, по которым истек срок хранения.
На этом этапе производится отбор документов и дел за соответствующий период, срок хранения которых истек и которые подлежат уничтожению.
Шаг 2. Приказом руководителя компании создается экспертная комиссия (состав комиссии: председатель, члены комиссии).
Образец приказа представлен ниже:
ПРИКАЗ №4223
Об утверждении состава комиссии для уничтожения
первичных учетных документов АО «Лютик»
В целях проведения экспертизы ценности документов, законченных делопроизводством, руководствуясь Инструкцией №125, утвержденной приказом АО «Лютик» от 725 от 08.04.2013 г.
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Создать экспертную комиссию в следующем составе:
Незабудкин П.П. – финансовый директор – председатель комиссии;
Медуницына Л.Н. – заместитель главного бухгалтера – член комиссии;
Ромашкина М.Н. – старший бухгалтер – член комиссии.
2. Провести экспертизу документов, законченных делопроизводством, находящихся в архиве АО «Лютик» в срок до 17 января 2017 г.
3. Составить и представить на утверждение акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, в срок до 19 января 2017 г.
4. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.
Шаг 3. Составляется акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.
Акт о выделении к уничтожению документов составляется в 2 экземплярах, подписывается председателем и членами экспертной комиссии и утверждается руководителем компании.
Образец акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, представлен ниже:
АКТ
о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению
Экспертная комиссия, назначенная приказом директора №4223 от 31.12.2016 г., в составе:
Незабудкин П.П. – финансовый директор – председатель комиссии;
Медуницына Л.Н. – заместитель главного бухгалтера – член комиссии;
Ромашкина М.Н. – старший бухгалтер – член комиссии.
составила настоящий акт о том, что по результатам проведенной экспертизы документов, законченных делопроизводством, выявлены следующие документы, подлежащие уничтожению:
-товарные накладные за периоды с января по декабрь …г.
-счета-фактуры за периоды с января по декабрь …г.
.........
.........
Подписи:
Незабудкин
Медуницына
Ромашкина
Шаг 4. Документы, предназначенные для уничтожения, передаются на переработку (утилизацию) с оформлением приемо-сдаточной накладной. В накладной указываются дата передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры.
Компания может самостоятельно (без привлечения сторонней организации) уничтожить документы, например, с помощью шредера (офисного измельчителя бумаги).
Шаг 5. Составляется акт об уничтожении документов, который должен утвердить руководитель компании.
Образец акта об уничтожении документов представлен ниже:
АКТ
Об уничтожении документов, срок хранения которых истек
Экспертная комиссия, назначенная приказом директора №4223 от 31.12.2016 г., в составе:
Незабудкин П.П. – финансовый директор – председатель комиссии;
Медуницына Л.Н. – заместитель главного бухгалтера – член комиссии;
Ромашкина М.Н. – старший бухгалтер – член комиссии.
составила настоящий акт о том, что по согласно акту о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, были уничтожены документы, срок хранения которых истек.
В присутствии членов экспертной комиссии указанные документы были переданы как макулатура в ООО «Цветочек». На передачу документов оформлена накладная от 23.01.2017 г. №1250.
Подписи:
Незабудкин
Медуницына
Ромашкина
