Бухгалтерские документы: сроки и порядок хранения

Документы организаций можно условно разделить на две группы:

• налоговые документы (документы, необходимые для исчисления налогов и страховых взносов) 
• бухгалтерские документы (в том числе кадровые).

Сроки хранения документов, необходимых для исчисления налогов и страховых взносов

В соответствии с пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ налогоплательщики обязаны в течение четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов (для организаций и индивидуальных предпринимателей), а также уплату (удержание) налогов.

НОВЫЙ ЗАКОН О БУХГАЛТЕРСКОМ УЧЕТЕ

При переносе убытков на будущее в целях налогообложения прибыли согласно п. 4 ст. 283 НК РФ налогоплательщики обязаны хранить документы, подтверждающие объем понесенного убытка в течение всего срока, когда он уменьшает налоговую базу текущего налогового периода на суммы ранее полученных убытков.

В соответствии с пп. 6 п. 2 ст. 28 Федерального закона от 24.07.2009 г. № 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования» (в ред. от 07.06.2013 г.) плательщики страховых взносов обязаны обеспечивать в течение шести лет сохранность документов, подтверждающих исчисление и уплату сумм страховых взносов.

Сроки хранения бухгалтерских документов

В соответствии со ст. 29 Федерального закона от 06.12.2011 г. N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (в ред. от 28.06.2013 г.) (далее Закон N 402-ФЗ):

Перечень содержит сгруппированные по разделам документы, составляемые при оформлении фактов хозяйственной жизни организаций и Указания по его применению. В числе разделов, выделяемых в Перечне, в частности присутствует раздел 4 «Учет и отчетность», содержащий подразделы 4.1. «Бухгалтерский учет и отчетность» и 4.2. «Статистический учет и отчетность». Именно этот документ определяет обязательные для всех организаций сроки хранения документации, включая бухгалтерскую, налоговую и кадровую. 

Приведем сроки хранения отдельных документов:

• Бухгалтерская (финансовая) отчетность (бухгалтерские балансы, отчеты о финансовых результатах, отчеты о целевом использовании средств, приложения к ним и др.):

а) сводная годовая (консолидированная), – хранится постоянно (далее – пост. (в организациях, не являющихся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов - не менее 10 лет)).

б) годовая - пост.

в) квартальная - 5 лет, при отсутствии годовой - пост.

• Бухгалтерская (финансовая) отчетность по МСФО или другим стандартам – пост.
• Передаточные акты, разделительные, ликвидационные балансы; пояснительные записки к ним - пост.
• Документы учетной политики (рабочий план счетов, формы первичных учетных документов и др.) - 5 лет.
• Регистры бухгалтерского учета, первичные учетные документы и приложения к ним, зафиксировавшие факт совершения хозяйственной операции и явившиеся основанием для бухгалтерских записей (кассовые документы и книги, банковские документы, корешки банковских чековых книжек, ордера, табели, извещения банков и переводные требования, акты о приеме, сдаче, списании имущества и материалов, квитанции, накладные и авансовые отчеты, переписка и др.) - 5 лет при условии проведения проверки (ревизии).
• Счета-фактуры - 4 года.
• Свидетельства о постановке на учет в налоговых органах - пост.
• Документы (расчеты, сводки, справки, таблицы, сведения, переписка) о начисленных и перечисленных суммах налогов в бюджеты всех уровней, внебюджетные фонды, задолженности по ним. Налоговые декларации (расчеты) юридических лиц по всем видам налогов - 5 лет.
• Реестры сведений о доходах физических лиц, ведомости на выдачу дивидендов - 75 лет.
• Книги учета доходов и расходов организаций и индивидуальных предпринимателей, применяющих упрощенную систему налогообложения - пост.

Порядок хранения бухгалтерских и налоговых документов

В соответствии с п. 3 ст. 29 Закона N 402-ФЗ экономический субъект должен обеспечить безопасные условия хранения документов бухгалтерского учета и их защиту от изменений. Согласно п. 2 ст. 13 Закона № 125-ФЗ организации и граждане вправе создавать архивы в целях хранения образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов.

Согласно основным правилам работы архивов организаций, утвержденным решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 г. в архиве организации по результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел: постоянного хранения; временного (свыше 10 лет) хранения; по личному составу; а также акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению. Дела с истекшими по Перечню сроками хранения включаются в акт о выделении к уничтожению и подлежат уничтожению.

Следует отметить, что для хранения документов организация может воспользоваться услугами специализированной архивной компании. 

Ответственность за ненадлежащее хранение бухгалтерских и налоговых документов

Ответственность за невыполнение правил хранения документов может быть административной, налоговой и уголовной.

Согласно ст. 15.11 Кодекса об административных правонарушениях (далее КоАП) нарушение порядка и сроков хранения учетных документов влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 2 000 до 3 000 руб.

Согласно ст. 13.20 КоАП нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов (в т.ч. уничтожение документов без соблюдения сроков их хранения) влечет предупреждение или наложение административного штрафа на граждан в размере от 100 до 300 руб.; на должностных лиц - от 300 до 500 руб.