Заявления на отпуск: когда и как их нужно составлять?

Существует несколько видов отпусков, которые различаются по срокам и поводам. В любом случае сотрудникам, работающим по найму, нужно составить и подать заявление на отпуск. Без этого документа отсутствие на работе может быть квалифицировано как прогул.

Виды отпусков

Правовая база по этому вопросу представлена в главе 19 Трудового кодекса РФ (ТК РФ). По официальной классификации предусмотрено два вида отпусков:

• оплачиваемые;

• неоплачиваемые.

Работодатель обязан компенсировать время отсутствия на работе сотрудников, взявших один из следующих подвидов оплачиваемых отпусков:

• основного — длящегося 28 или 56 дней ежегодно;

• дополнительного — для сотрудников вредных производств;

• учебного — для студентов вузов.

Следующий подвид отпусков, за которые положена оплата, — по беременности и родам (БиР). Его наряду с отпуском по уходу за ребенком компенсирует соцфонд.

Неоплачиваемый — отпуск, который сотрудник берет за собственный счет. В силу ч.1 ст.121 ТК РФ, наемный работник может взять не более 14 суток без сохранения заработка. Но только при соответствующем стаже.

Законодатель не предъявляет жестких требований к форме такого заявления. Тем не менее при составлении документа нужно учитывать некоторые нюансы и особенности каждого вида отпусков.

Основной

Гарантированный оплачиваемый отдых. Предоставляется каждый год по истечении полугода работы. В большинстве случаев длится 28 суток. Для отдельных категорий работников предусмотрены увеличенные сроки отдыха:

• несовершеннолетние — до 31 дней;

• учителя — 42–56 суток;

• люди с инвалидностью — месяц;

• ученые — 36–48 суток;

• работники силовых структур — более 30 дней;

• дальневосточники — 36 суток.

Отпуск можно делить на 2, 3 и более частей. При этом один из периодов «каникул» не может быть менее двух недель. Продолжительность оставшихся выходных не регламентирована. Главное — согласовать этот вопрос с работодателем.

Важно! Работодатели обязаны составлять графики отпусков. Такой график помогает избежать путаницы и простоев из-за одновременного отсутствия сотрудников одних должностей.

Руководители предпочитают распределять отпуска равномерно по году. За 14 дней до плановой даты отдыха сотрудники отдела кадров уведомляют работника об этом под роспись. По закону писать дополнительные заявления отпускник не обязан, если уходит отдыхать по ранее согласованному графику.

Если сотрудник хочет отправиться на отдых в другие даты, ему следует составить заявление на имя руководителя. Такой документ заполняют вручную на бланке или на ПК. Алгоритм действий прост:

1.   В правом верхнем углу указывают ФИО руководителя (имя и отчество — инициалами).

2.   Ниже пишут ФИО сотрудника, который составляет заявление, в родительном падеже.

3.   Далее идет название документа — «Заявление» в центре страницы.

4.   После этого работник описывает свою просьбу, указывает точный диапазон дат и общую длительность отдыха в днях.

Срок подачи заявки не установлен. Но кадровики советуют предоставить документ работодателю не позднее чем за 14 суток до начала отпуска, чтобы все должностные лица успели его согласовать, а бухгалтер — вовремя начислить отпускные (за 3 суток до отдыха).

Обратите внимание! С 2021 года работники могут подавать заявления на отпуск дистанционно. Это особенно актуально для «удаленщиков», сотрудников, работающих вахтовым методом, и для персонала крупных организаций.

Дополнительный

Такой отдых является компенсаций за тяжелые условия труда (см. ст.119, 117, 116, 302 и 321 ТК РФ) и предоставляется:

• работникам, у которых не нормирован рабочий день — 3 дня доп. отдыха;

• сотрудникам вредных и опасных производств — неделя;

• работникам определенных областей с повышенным районным коэффициентом — 8—24 дней, в зависимости от населенного пункта.

При оформлении заявления необходимо сослаться на статью ТК РФ, соответствующую нужной должности.

Сотрудник вправе оформить сразу два вида отпуска. Для этого можно составить заявление и указать в нем все необходимые даты отдыха.

Отпуск по учебе

На учебный отпуск с денежной компенсацией за дни отсутствия на рабочем месте могут претендовать сотрудники, которые получают соответствующий вид профессионального образования первый раз. А еще те, кто учится в аспирантуре. Главное условие — учебное заведение должно иметь государственную лицензию на оказание образовательных услуг.

Отпуск можно получить на время сессии, аттестации, написания диплома — при наличии справки-вызова. Документ должен быть оформлен по стандарту из приказа Минобрнауки России №1368 от 19 декабря 2013 года.

По БиР

Общий срок БиР — 140 суток. Его можно продлить на 16 дней при тяжелом послеродовом восстановлении. Если женщина вынашивает сразу два и более детей, ей положен более длительный отпуск — 194 суток. В районах с неблагоприятным радиационным фоном беременным предоставляют БиР на период:

• 160 суток — если женщина вынашивает одного ребенка;

• 200 — при многоплодной беременности.

Женщины–усыновительницы новорожденных детей могут рассчитывать на декрет на срок 70 или 110 дней, если усыновляют или удочеряют одного или нескольких детей.

Длительность БиР зависит от данных, указанных в электронном листке нетрудоспособности. Документ оформляют лечащие врачи.

Этот вид отпуска оплачивает Социальный фонд России. Документы за сотрудницу передает работодатель после издания приказа и простановки соответствующей отметки в табеле.

Чтобы получить выходные и оплату за них, требуется составить заявление. В нем указывают ссылку на номер электронного больничного. Узнать этот номер можно в медицинском учреждении или посмотреть в учетной записи на Госуслугах или ФНС.

По уходу за ребенком

В отличие БиР, этот вид отпуска доступен не только матери, но и отцу и близким родственникам. Длится он вплоть до достижения ребенком возраста трех лет. При этом работодатели обязаны оплачивать отпуск только до достижения малышом возраста 1,5 лет.

Работнику следует составить заявление и приложить копию свидетельства о рождении ребенка. Кроме того, потребуется справка с работы супруга об отсутствии ранее оформленного отпуска по тем же основаниям.

Работник вправе прервать приступить к работе в любое время, уведомив руководителя за 14 дней до плановой даты возвращения.

Неоплачиваемый отпуск

Последний вид отпуска — без сохранения зарплаты. Такая привилегия есть не у всех сотрудников, а только у отдельных категорий персонала:

• лиц пенсионного возраста;

• лиц с ограниченными возможностями здоровья (ОВЗ);

• участников ВОВ.

Вескими основаниями для получения внеочередного отпуска за собственный счет могут быть: кончина родственника, заключение брака, рождение малыша. Кроме того, работники могут указать такую причину отсутствия на работе, как «по семейным причинам». Но нужно будет договориться с начальником о временном отсутствии на рабочем месте.

Как и в иных случаях, потребуется составить заявление. В документе нужно сослаться на ст.128 ТК РФ, указать причину и даты отсутствия на работе.