В чем заключается новый порядок легализации и истребования документов?

В 2025 году будут действовать новые правила легализации российских официальных документов, применяемых за границей, а также иностранных официальных документов на российской территории. Нововведения затронули процедуру истребования документов гражданами, которые находятся за границей. В чем заключаются новации?

Для того, чтобы подтвердить, что представленный документ соответствует законодательству той или иной страны и может быть использован на территории другого государства нужна легализация.

С 1 января 2025 года легализация официальных документов, а также истребование личных документов гражданами, которые находятся за пределами России, будет проходить по новой процедуре (Федеральный закон от 22.06.2024 г. №145-ФЗ).

В чем состоит порядок легализации документов?

Согласно сложившейся международной практике легализация документов необходима, если планируется использовать их на территории государства, с которым отсутствует международный договор, отменяющий требование их легализации.

Например, Минская конвенция о правовой помощи и правовых отношениях по гражданским, семейным и уголовным делам, Кишиневская конвенция, Соглашение с Казахстаном. У России также заключены соглашения об отмене легализации с такими странами как Азербайджан, Республика Албания, Болгария, Монголия, Словения, Словакия, Эстония, Тунис. Однако таких стран немного.

Узаконивание документа может осуществляться либо путем проставления апостиля, либо проставлением отметки о консульской легализации. Штамп «Апостиль» ставится на документах стран - участников Гаагской конвенции (подписанной в Гааге 5 октября 1961 года). А консульская легализация требуется для документов тех стран, которые не присоединились к Гаагской конвенции.

В настоящее время режим легализации документов действует в отношениях Российской Федерации с 74 иностранными государствами.

Почему были приняты новые правила?

Обновление новых правил - веление времени. Процедура вывоза, пересылки и истребования личных документов российских и иностранных граждан и лиц без гражданства за границу, была разработана более 30 лет назад (Закон СССР от 24.06.1991 г. №2261-1).

И нормы, содержащиеся в действующих правилах, значительно устарели и затрудняли жизнь российских граждан, выехавших за рубеж.

Например, в действующих правилах содержится запрет на вывоз за рубеж трудовой книжки работника. Подобный запрет препятствует исполнению работодателем обязанности при расторжении трудового договора с работником, который убыл на постоянное место жительство в другую страну, направить ему трудовую книжку.

Помимо таких житейских ситуаций, в старом порядке некоторые вопросы, касающиеся использования на территории России иностранных официальных документов, были не отрегулированы.

Так, действующий порядок не содержит общего требования о необходимости легализации иностранных официальных документов, представляемых на территории РФ. Такие нормы предусмотрены лишь отдельными отраслевыми законодательными и иными нормативными правовыми актами РФ.

Например, удостоверенная иностранным нотариусом доверенность, которая представляется нотариусу на территории России, подлежит легализации (ст.106 «Основ законодательства РФ о нотариате»). Соответствующее требование распространяется и в отношении иностранных доверенностей, представляемых в российские суды.

Однако в действующих правилах нет общего требования о легализации иностранных официальных документов, например, нотариальных документов, используемых в рамках сделок между физическими лицами. Такой пробел привел к отсутствию единообразных правил использования иностранных официальных документов на российской территории.

Новыми правилами скорректирован порядок истребования документов.

Дело в том, что во многих странах практика истребования документов по дипломатическим каналам отсутствует - в предоставлении запрашиваемых документов отказывается, либо обращения российской стороны остаются без ответа, в том числе со ссылкой на защиту персональных данных. А в ряде африканских, латиноамериканских стран и стран Юго-Восточной Азии вообще отсутствуют архивы либо единая база хранения документов ЗАГС и иных личных документов.

Как изменятся правила легализации и истребования документов в 2025 году?

1 группа изменений касается истребования личных документов из России.

1) российские граждане, иностранные граждане и лица без гражданства, находящиеся за рубежом, могут обратиться с заявлением в консульство России за рубежом для истребования документов (ст.6 Федерального закона от 22.06.2024 г. №145-ФЗ):

• о государственной регистрации актов гражданского состояния;

• об образовании и о квалификации;

• об обучении;

• о трудовом стаже и трудовой деятельности.

Также можно истребовать иные личные документы, в том числе справки, подготовленные на основании документов, хранящихся в государственных и муниципальных архивах в России.

2) нельзя истребовать из РФ следующие документы:

• паспорт и иные документы, удостоверяющие личность;

• военные билеты;

• трудовые книжки.

Также нельзя истребовать документы, для оформления которых необходимо личное обращение гражданина.

Важно знать, что изменения касаются лишь получения документов через консульство РФ. Но это не означает, что гражданин лишается возможности получения трудовой книжки из России. Работодатель вправе ее отправить по почте за рубеж.

2 группа изменений касается истребования личных документов с территории иностранного государства.

С заявлением об истребовании документов с территории государств - членов СНГ заявителям необходимо обращаться в Министерство юстиции РФ, а с территории иностранных государств, не входящих в состав СНГ,- в отдел по работе с обращениями граждан МИД РФ.

С территории зарубежных государств можно также получить документы о государственной регистрации актов гражданского состояния, об образовании и квалификации, об обучении, о трудовом стаже и трудовой деятельности (ст.7 Федерального закона от 22.06.2024 г. №145-ФЗ).

3 группа изменений касается легализации иностранных документов в России и российских документов за рубежом.

1) Начиная с 2025 года, полномочия по легализации российских официальных документов будут возложены не только на центральный аппарат МИД РФ, но и на его территориальные органы (ст.5 Федерального закона от 22.06.2024 г. №145-ФЗ).

2) Легализация иностранных официальных документов на территориях иностранных государств осуществляется в консульстве.

3) Запрещена легализация в электронной форме иностранных официальных документов, в том числе подача в электронной форме заявлений о легализации иностранных официальных документов.

Данный запрет обусловлен отсутствием технической возможности в российских загранучреждениях верифицировать документы, совершенные в электронном формате местными компетентными органами.

Такой же запрет установлен и в отношении легализации российских официальных документов (п.4 ст.4 Федерального закона от 22.06.2024 г. №145-ФЗ).

Выводы

В 2025 году территориальные органы МИД РФ имеют право легализовывать официальные документы на территории РФ. Легализовать как российские, так и иностранные документы, в электронной форме нельзя.

Гражданам, находящимся за рубежом, станет проще истребовать свои личные документы.