Какие отчеты компании и ИП должны подавать в Центр занятости в 2023 году?

Юридические лица и ИП с сотрудниками обязаны отчитываться перед Центром занятости населения (ЦЗН). Рассмотрим, кому, какую отчетность и с какой периодичностью нужно предоставлять в службу занятости в 2023 году.

Законодательная база

Отношения между юрлицами и ИП с ЦЗН регламентируются Законом №1032-1 от 19 апреля 1991 года «О занятости населения» (далее — Закон №1032-1).

Минтруд обновил правила подачи отчетности с 1 января 2023 года. Нововведения закреплены в (далее — Приказ № 786). Условия подачи отчетов утверждены приказом Минтруда №24 от 26 января 2022 года (далее — Приказ №24).

В 2023 году введено три новых отчета:

• О неоплачиваемых отпусках;

• Об переводе на дистанционный режим работы;

• О приостановке производства.

Помимо новых трех отчетов, работодатели обязаны подавать традиционную отчетность. В перечень такой отчетности для ЦЗН входят:

• Об открытых вакансиях — сдают ежемесячно;

• О ликвидации юрлица и сокращении численности штата;

• О банкротстве компании;

• О введении сокращенного графика работы;

• Уведомление об итогах собеседования (трудоустройство или отказ) — по направлению от Центра занятости.

Если в компании работают сотрудники-инвалиды, то потребуется дополнительная отчетность о количестве инвалидов, трудоустроенных в штат организации, и о содействии занятости данной категории работников (выполнение квоты).

Теперь рассмотрим все виды отчетов детально.

Об отпусках за собственный счет

Отчет работодатели обязаны заполнять по форме, указанной в приложении №5 к Приказу №24. Нововведение вступило в силу с 2023 года. В отчете должна быть дата начала такого отпуска, дата его окончания, численность сотрудников, отстраненных от работы на время. Более детальные рекомендации к заполнению формы можно посмотреть в приложении №14 к Приказу №24.

Дата подачи документа не регламентирована. Его удобно направлять в ЦЗН в течение 3 суток после издания соответствующего приказа об отправке сотрудника в отпуск без сохранения заработка.

О дистанционной занятости

Отчет из приложения №4 к Приказу №24. В нем указывают количество «удаленщиков», дату начала и окончания работы на «удаленке».

Сдавать отчет нужно лишь в том случае, если:

• сотрудников перевели на «удаленку»;

• это может повлечь за собой массовые увольнения или иные последствия, включая простой производства (см. письмо Минтруда №16-1 /ООГ-455 от 10 марта 2023 года).

В силу приложения №13 к Приказу №24 в бланке необходимо указать определенные сведения. В перечень обязательной информации входят:

• сведения о работодателе (ИП или фирме);

• контакты;

• численность «удаленщиков», осуществляющих деятельность «на дистанте»;

• период удаленной занятости.

В документ при необходимости добавляют данные о сотрудниках, временно отправленных «на дистант» по инициативе компании. Это возможно лишь в исключительных ситуациях: при катастрофах, авариях и несчастных случаях на раб. месте, эпидемиях, природных катаклизмах.

Срок подачи отчета не определен. Регионы сами решают, каких работников и на сколько отправлять на «дистанционку». В Минтруде рекомендовали работодателям предоставлять такой отчет сразу после оформления дополнительных соглашений к договорам с сотрудниками и издания соответствующего приказа.

О введении простоя

ИП и юрлица обязаны передавать в ЦЗН отчетность по форме приложения №3 к Приказу №24. Независимо от причины простоя.

Отчет для службы занятости содержит следующие данные:

• сведения и контакты работодателя;

• численность работников;

• причину простоя;

• даты простоя;

• количество сотрудников, временно отстраненных от работы (отдельно указывают численность иностранцев).

Более подробные правила заполнения отчета можно посмотреть в приложении №12 к Приказу №24.

Срок подачи — 3 раб. суток после решения о приостановке деятельности (п.2 ст.25 Закона №1032-1).

Об открытых вакансиях

Отчитываться по форме приложения №9 к Приказу №738н от 20 октября 2021 года обязаны все работодатели, при наличии вакантных мест в штатном расписании. Если в штате — не более 25 работников, можно использовать региональную форму.

Отчет подается независимо от реальной потребности в кадрах в силу ч.2 п.3 ст.25 Закона № 1032-1.

В отчете указывают:

• информацию о работодателе;

• название должности;

• данные о вакансии;

• уровень оплаты труда;

• требования, предъявляемые к соискателю;

• предоставляемые гарантии.

Важно! В ряде регионов работодателям приходится отчитываться и об отсутствии вакантных раб. мест.

Периодичность подачи данных — каждый месяц. В Минтруде рекомендуют предоставлять отчетность о имеющихся вакансиях в течение суток после размещения объявления.

О ликвидации юрлица и сокращении штата по этому основанию

Форму приложения №1 к Приказу №24 сдают все, кто ликвидируют фирму или сокращают количество наемного персонала: полностью или частично. Заполнять форму нужно согласно рекомендациям из приложения №10 к вышеуказанному приказу.

Работодатели указывают в бланке:

• данные о компании или ИП;

• общую численность персонала (отдельно — количество иностранных сотрудников);

• основание увольнения — в строке 14;

• вид мероприятия — в строке 15;

• численность сотрудников, подлежащих увольнению, — в строке 18 (отдельно указывают кол-во женщин, сотрудников 16–35 лет, инвалидов, пенсионеров, предпенсионеров и граждан иностранных государств)

• информацию о работниках — в строках 20.1–20.9.

Юрлица подают данные в ЦЗН за 60 дней до наступления события наряду с уведомлением сотрудников о грядущих сокращениях. Если увольнения несут массовый характер, срок подачи отчетности составляет за 90 дней до плановой ликвидации или сокращения численности персонала. При этом ИП обязаны отчитываться по аналогичному основанию за 2 недели до мероприятия.

О банкротстве

Отчет из приложения №6 к Приказу №24 подают все юрлица и ИП, которые проходят через процедуру банкротства в судебном порядке.

Чтобы понять, как заполнять этот документ, нужно изучить детальные рекомендации из приложения №15 к Приказу №24. В частности, в документе необходимо указать:

• данные и контакты фирмы;

• реквизиты и дату документа-основания на проведение процедуры банкротства;

• вид процедуры;

• даты банкротства.

Дата сдачи опциональна. Главное — соблюсти периодичность: ежемесячно подавать отчет в СЗН, пока компанию полностью не обанкротят.

О введении неполного рабочего дня

Форму приложения №2 к Приказу №24 подают все работодатели с наемными сотрудниками, которые ввели соответствующий режим раб. времени. Исключение —индивидуальное соглашение с одним сотрудником: уведомлять в этом случае ЦЗН не обязательно.

Порядок заполнения формы указан в рекомендациях Минтруда к приложению №11 Приказа №24. 

В бланке должна содержаться следующая информация:

• данные и контакты работодателя;

• численность персонала, работающих неполный день (отдельно — сведения об иностранных сотрудниках);

• продолжительность рабочей недели (стандартной и неполной).

О приеме сотрудника по направлению из СЗН

Соискатели, отправленные ЦЗН к потенциальному работодателю, предоставляют направление. Если работодатель примет соискателя или откажет претенденту в трудоустройстве, необходимо отчитаться об этом перед ЦЗН. Для осуществления этого действия есть ровно 5 раб. дней после принятия решения о приеме на работу или об отказе. Порядок уведомления указан в п.5 ст.25 Закона №1032-1.

Отчетность по квотированию вакансий для инвалидов

Документ из приложения №7 к Приказу №24 включает информацию о вакантных раб. местах и уже выделенных местах для инвалидов (лиц с ОВЗ) в соответствии с утвержденными квотами. Документ содержит подтверждения выполнения законодательных требований по квотированию в силу п.3 ст.25 Закона №1032-1, ПП № 2576 от 30 декабря 2021 года.

Отчитываются по этой форме организации, в которых работают более 100 сотрудников (п.3 ст.25 №1032-1, ст.21 ФЗ №181 от 24 ноября 1995 года). Освобождены от данного вида отчетности общественные объединения и хозяйственные общества или товарищества, которые были образованы такими объединениями.

Важно! Фирмы, в которых трудятся 35–100 сотрудников, тоже сдают такой отчет, если такое требование установлено в законе соответствующего субъекта РФ в силу ст.13.2 ФЗ № сдают информацию, если это предусмотрено законом субъекта РФ (ст.13.2 Закона №1032-1).

Узнать подробную информацию по алгоритму создания и предоставления раб.мест для сотрудников с ОВЗ можно, если изучить приложении №16 к Приказу №24. Срок подачи — до 10-го числа каждого месяца (см. п.4.1 приказа №24).

Таким образом, в 2023 году предприниматели и владельцы бизнеса обязаны подавать много отчетов. И не только в ЦЗН. Законодатели могут ввести в будущем дополнительные формы. Чтобы избежать штрафные санкции за несвоевременную подачу отчетности, важно постоянно отслеживать нововведения. Для этого нужно выделить отдельного специалиста или воспользоваться услугами профессионалов из компании «РосКо».