Как удержать НДФЛ с доходов удаленных работников-нерезидентов в 2025 году?

Кто такие нерезиденты? Имеет ли значение статус резидентства для удержания НДФЛ с дохода дистанционных работников? По каким ставкам облагаются доходы нерезидентов в 2025 году?

За последние 2 года число людей, работающих по трудовым договорам за рубежом, существенно выросло. И многие из них из резидентов РФ превратились в нерезидентов. В связи с этим возникает вопрос о том, как рассчитывать по ним НДФЛ, какую применять налоговую ставку.

Какое действует общее правило для расчета НДФЛ?

Налогом облагается доход, полученный налоговым резидентом РФ как в России, так и за границей. У граждан-нерезидентов РФ облагается налогом только доход, который получен от российских источников (ст.209 НК РФ).

Таким образом, обязанность уплаты НДФЛ зависит от статуса человека: резидент или нерезидент. От этого статуса зависит и ставка НДФЛ. А с 2024 года ставка НДФЛ зависит от вида дохода, который получает дистанционный работник - нерезидент РФ. Физическое лицо - нерезидент РФ может получать зарплату, а также получать иные доходы, никак не связанные с трудовой деятельностью. Например, продавать недвижимое имущество, сдавать в аренду жилье, получать доход по размещенным депозитам, дивиденды от участия в компаниях.

Кто является нерезидентом РФ?

Резиденты - это граждане, которые фактически находятся в России не менее 183 календарных дней в течение 12 следующих месяцев подряд (п.2 ст.207 НК РФ). Соответственно, нерезидентами считаются люди, которые находятся в России менее 183 календарных дней в течение 12 следующих месяцев подряд (п.2 ст.207 НК РФ).

При расчете учитывается непрерывный период.

Если же гражданин периодически живет за границей и приезжает в Россию, но непрерывно не находится в России 183 календарных дня и более, то он считается нерезидентом РФ.

Важно знать, что день прибытия из-за границы и день выезда из России также входит в подсчет числа календарных дней нахождения в России.

Эти даты определяются по штампам в паспорте (п.2 ст.6.1 НК РФ).

Для подтверждения резидентства человека, бухгалтерии всегда требовались документы. В налоговом законодательстве нет даже рекомендованного примерного перечня таких документов.

Поэтому контролеры разрешали подтверждать резидентство гражданина любыми документами, которые подтверждают его передвижение. Например, штампы в паспорте с отметками пограничников о въезде и выезде из России, заверенный работодателем табель учета рабочего времени.

Как облагаются доходы удаленных сотрудников, работающих за границей?

Начиная с 1 января 2024 года, к доходам дистанционных работников-нерезидентов, полученных за границей, относятся вознаграждения и иные выплаты по трудовому договору, заключенному:

• с российской компанией либо

• с обособленным подразделением иностранной компании в РФ (пп.6.2 п.1 ст.208 НК РФ).

Таким образом, независимо от статуса налогового резидента, работодатель будет исчислять, удерживать и перечислять в бюджет НДФЛ по таким работникам.

С 1 января 2025 г. расширен перечень облагаемых НДФЛ доходов от российских источников для фрилансеров, которые выполняют работы, услуги с использованием доменных имен, сетевых адресов или других средств индивидуализации с помощью Интернета (пп.6.3 п.1 ст.208 НК РФ). Речь идет о гражданах, которые работают удаленно через интернет, а сервер находится на российской территории. В этом случае доход также считается полученным от источников в РФ.

По каким ставкам рассчитывается НДФЛ с доходов удаленных сотрудников-нерезидентов?

С 1 января 2025 года доход дистанционного сотрудника, работающего за рубежом, независимо от того резидент он или нет, будут облагаться по 5 ставкам НДФЛ (п.1 ст.224 НК РФ).

Ставки варьируются от уровня дохода:

• если доход до 2,4 млн рублей включительно, то ставка НДФЛ – 13%;

• если доход выше 2,4 млн рублей и до 5 млн рублей включительно, то ставка НДФЛ – 15%, в 2024 году ставка была 13%;

• если доход выше 5 млн рублей и до 20 млн рублей включительно, то ставка НДФЛ – 18%, в 2024 году ставка была 15%;

• если доход выше 20 млн рублей и до 50 млн рублей включительно, то ставка НДФЛ – 20%, в 2024 году ставка была 15%;

• если доход выше 50 млн рублей, то ставка НДФЛ – 22%, в 2024 году ставка была 15%.

Общая сумма налога по каждому удаленному сотруднику определяется по итогам налогового периода.

При расчете налоговой базы не учитываются доходы, полученные работником у других работодателей (п.3 ст.225 и п.3 ст.226 НК РФ).

Поэтому если выплаты в пользу дистанционного сотрудника не превышают 2,4 млн рублей в год, то применяется ставка 13% независимо от того, что в других компаниях совокупный доход превысил 2,4 млн рублей.

По итогам 2025 года налоговики сами рассчитают недостающий НДФЛ, который надо перечислить до 1 декабря следующего года (письмо Минфина РФ от 11.06.2021 г. №03-04-05/46440).

В какие сроки нужно уплатить НДФЛ в бюджет?

Сроки перечисления НДФЛ для дистанционных работников - нерезидентов останутся такими же, как и для остальных работников (п.6 ст.226 НК РФ):

• не позднее 28-го числа текущего месяца, если НДФЛ удержан в период с 1-го по 22-е число текущего месяца;

• не позднее 5-го числа текущего месяца, если НДФЛ удержан в период с 23-го по последнее число предыдущего месяца;

• не позднее последнего рабочего дня текущего года, если НДФЛ удержан в период с 23 по 31 декабря.

Почему сейчас для бухгалтера нет «головных болей» с определением резидентства?

Ранее для бухгалтера компании, в которой трудоустроен удаленный работник, важно было не упустить момент утраты работником статуса резидента РФ.

Например, налоговый резидент РФ превратился в нерезидента. И если статус работника до конца года уже не изменится, то нужно пересчитать НДФЛ. А если сотрудник утратил статус, например, в феврале, но по окончании года он снова станет резидентом, то налог можно не пересчитывать (письмо Минфина РФ от 03.10.2013 г. №03-04-05/41061). А при необходимости, бухгалтер должен предоставить налоговые вычеты работнику.

Вся сложность заключалось в том, что самостоятельно узнать налоговый статус работника было очень сложно. Зачастую сотрудник не всегда приносил в бухгалтерию подтверждающие документы.

Начиная с 2024 года, налоговый статус «удаленщика», работающего за рубежом, не влияет на порядок взимания НДФЛ - работодатель обязан в любом случае заплатить за него НДФЛ. То есть выступить налоговым агентом (Федеральный закон от 31.07.2023 г. №389-ФЗ).

Однако по-прежнему статус нерезидента РФ не дает работнику право получать налоговые вычеты в России (п.3 ст.210, п.3 ст.226 НК РФ).

Выводы

Если российская компания либо обособленное подразделение иностранной компании примет на работу дистанционного работника, который будет работать за границей, то нужно исчислять и уплачивать за него НДФЛ. Удаленный характер работы должен быть прописан в трудовом договоре с таким работником. Такой порядок начал действовать в 2024 году и продолжит свое действие в 2025 году.

С 1 января 2025 года доходы удаленных сотрудников-нерезидентов будут облагаться по ставкам от 13% до 22%.