Как посчитать среднесписочную численность работников?

Что такое среднесписочная численность работников? Чем этот показатель отличается от списочной и средней численности работников? Где компании может понадобиться среднесписочная численность работников? Как рассчитать этот показатель для вновь созданных компаний?

С показателями «среднесписочная численность» и «средняя численность» бизнесмены сталкиваются при расчете права на применение льготного налогового режима, при формировании различных отчетов.

Зачем нужны показатели среднесписочной и средней численности работников?

Работодателям для отчетов в государственные органы приходится рассчитывать как среднюю, так и среднесписочную численность работников.

Так, показатели среднесписочной и средней численности работников используются для составления отчетности в Росстат, РСВ, ЕФС-1. А показатель средней численности является одним из маркеров для определения права на применение УСН и ПСН.

Показатель среднесписочной численности сотрудников используется для проверки отнесения компании к малому или среднему предприятию, для применения квот по приему на работу инвалидов.

Чем отличается списочная численность от среднесписочной численности?

Показатели списочной и среднесписочной численности не являются тождественными.

Списочная численность – это срез работников на конкретную дату. Этот показатель отражает, сколько человек работало на определенную дату.

В списочную численность за каждый календарный день включаются все сотрудники, с которыми заключен трудовой договор, даже если работник отработал всего один день (п.16 приказа Росстата РФ от 16.12.2024 г. №647) .

Среднесписочная численность сотрудников показывает, сколько человек в среднем работало за определенный период.

Для ее расчета нужно суммировать списочную численность за каждый календарный день месяца, включая выходные и праздничные дни, а потом поделить на количество календарных дней в этом месяце. 

Таким образом, списочная численность показывает общее число работников на конкретную календарную дату, в то время как среднесписочная численность показывает усредненное число работников за период.

Чем отличается средняя численность от среднесписочной?

Отличие средней численности от среднесписочной численности состоит в том, что в нее включаются и внешние совместители, а также лица, работающие по договорам ГПХ.

Как рассчитать списочную численность?

В подсчет списочной численности включаются как фактически работающие, так и отсутствующие на работе по каким-либо причинам работники (п.17 приказа Росстата РФ от 16.12.2024 г. №647).

Например, работники, которые находятся в командировках, отпусках и отгулах, на больничном, на испытательном сроке, надомники.

Сотрудники, работающие неполный рабочий день или на полставки, учитываются за каждый календарный день как целые единицы. Как целые единицы учитываются и внутренние совместители.

Не включаются в списочную численность внешние совместители.

Списочный состав в рабочие дни берется из табеля учета рабочего времени. А за выходные или нерабочие праздничные дни списочный состав принимается равным за последний предшествующий рабочий день. То есть берутся данные за пятницу при 5-дневной рабочей недели с выходными днями – суббота и воскресенье.

Важно знать, что списочная численность сотрудников является промежуточным этапом для расчета среднесписочной численности работников.

Какой порядок расчета среднесписочной численности работников?

Среднесписочная численность работников должна определяться за конкретный период - месяц, квартал, год.

Шаг 1. Расчет списочной численности работников.

Расчет делается за каждый день месяца. Например, с 1 по 30 апреля 2025 г., с 1 по 31 мая 2025 г.

ПРИМЕР №1.

Расчет списочной численности работников определяется на каждый календарный день.

Предположим, что на четверг у компании был такой расклад:

• 2 сотрудников оформили лист нетрудоспособности;
• 1 сотрудник оформил отпуск за свой счет;
• 1 сотрудник работал на дому;
• 25 сотрудников работали полный день.

Таким образом, списочная численность сотрудников за четверг составит 29 человек: (2 + 1 + 1 + 25).

И так за каждый день производится расчет.

Шаг 2. Просуммировать полученные значения за каждый календарный день.

ПРИМЕР №2.

В компании числится по состоянию на период:

• с 01 апреля 2025 г. по 14 апреля 2025 г. – 29 человек;
• с 15 апреля по 18 апреля 2025 г. – 30 человек;
• с 19 апреля по 28 апреля 2025 г. – 31 человек;
• с 29 апреля по 30 апреля 2025 г. – 30 человек.

Тогда общее значение в апреле 2025 г. составит:

29 человек х 14 дней + 30 человек х 4 дня + 31 человек х 10 дней + 30 человек х 2 дня = 896 человек.

Шаг 3. Разделить полученное значение на количество календарных дней в месяце.

Для расчета среднесписочной численности за месяц, нужно просуммировать списочную численность работников за каждый календарный день месяца, а потом разделить полученную сумму на число календарных дней в этом месяце.

ПРИМЕР №3.

Среднесписочная численность работников за апрель 2025 года составит:

896 человек: 30 дней = 29,867 человек. С учетом округления, получаем 30 человек.

Как рассчитывается среднесписочная численность для компаний-новичков?

Вновь созданная компания впервые сталкивается с необходимостью расчета среднесписочной численности работников при сдаче расчета по страховым взносам.

Для новичков первым расчетным периодом по страховым взносам является период времени со дня создания до конца календарного года, в котором создана компания (абз.2 п.3.5 ст.55, абз.6 п.3 ст.80, ст.423 НК РФ, письмо Минфина РФ от 16.12.2020 г. №03-15-06/110162).

А порядок расчета среднесписочной численности для таких ситуаций не прописан ни в НК РФ, ни в порядке заполнения РСВ и персонифицированных сведений о физических лицах (приказ ФНС РФ от 29.09.2022 г. №ЕД-7-11/878@).

Поэтому, если компания или ИП работают неполный год, то среднесписочная численность за период рассчитывается по формуле (п.16-23 приказа Росстата от 16.12.2024 г. №647):

Среднесписочная численность за год

=

Сумма среднесписочной численности сотрудников за каждый рабочий месяц компании

:

12 месяцев

ПРИМЕР №4.

Компания запустила свой бизнес с 9 сентября 2024 года. Списочная численность работников за каждый день с 9 по 30 сентября 2024 г. составила 40 человек.

Списочная численность сотрудников за этот период, то есть с 9 по 30 сентября 2024 г. – 22 дня, равна:

40 человек × 22 дня = 880 человек.

Тогда среднесписочная численность за сентябрь 2024 г. составит:

880 человек : 30 дней = 29 человек.

Среднесписочная численность за октябрь 2024 г. составила 30 человек, за ноябрь 2024 г. - 32 человека, за декабрь 2024 г. – 42 человека.

Списочная численность работников за 2024 год равна:

29 чел. + 30 чел. + 32 чел. + 42 чел. = 133 чел.

Среднесписочная численность работников за 2024 год:

133 чел. : 12 мес. = 11,083 чел.

С учетом округления, среднесписочная численность работников за 2024 год составила 11 человек.

Выводы

Расчет списочной численности определяют на конкретную дату. Среднесписочную численность рассчитывают за определенный период как среднее арифметическое списочных численностей на каждый календарный день периода.