Как и зачем направлять претензии?

Для чего существует такой документ, как претензия? Способен ли он что-то решить? Какую юридическую силу он имеет, если составить его неправильно или выслать в адрес закрывшегося офиса контрагента?

Зачем нужны претензии?

Претензия – это официальное письмо, в котором один деловой партнер фиксирует свое недовольство, как выполняет условия сделки его контрагент. В рекламации он перечисляет, что требует от нарушителя контракта.

Например, покупатель не оплатит вовремя товар, а поставщик требует оплаты. Или же товар оказался некачественным, и заказчик предлагает заменить брак.

С помощью обмена претензиями стороны решают спорные вопросы без походов в суд. Туда они переходят, только если конфликт уладить не удалось.

Что произойдет, если претензию не выставлять?

Отсутствие досудебного письма иногда может послужить препятствием для рассмотрения спора в суде. Необходимость предъявления претензии следует из закона или договора.

Например, соблюдение досудебного порядка обмена претензиями в арбитражном процессе для ООО будет обязательным:

• при обжаловании решений налоговых органов (п. 2 ст.138 НК РФ);

• когда спор – об изменении или расторжении договора (п. 2 ст. 452 ГК РФ);

• при наличии претензий, вытекающих из разных видов перевозок: грузоперевозок (п. 1 ст. 797 ГК РФ), авиа (п. 3 ст. 124 Воздушного кодекса РФ), железнодорожным транспортом (ст. 120 федерального закона № 18-ФЗ от 10.01.2003г. «Устав железнодорожного транспорта РФ»);

• в конфликтах между арендаторами и арендодателями (п. 3 ст. 619 ГК РФ);

• и прочих случаях.

Необходимость соблюдения претензионного порядка предусмотрена в разных законах и кодексах. Единого акта, регулирующего эту сферу, нет. Поэтому прежде, чем подавать иск, истцу придется изучить вопрос более детально. В справочно-информационных системах РФ имеются специальные подборки нормативных актов, из которых следует, нужно ли предъявлять претензию перед тем, как подать иск в суд.

Если претензионный порядок по закону или договору был обязателен, но не выполнен истцом, суд вправе оставить иск без движения (ст. 128 АПК РФ) или без рассмотрения (ст. 148 АПК РФ). А при установлении факта несоблюдения досудебного порядка на стадии принятия заявления суд просто возвращает иск (п. 5 ч. 1 ст. 129 АПК РФ). Такие последствия не препятствуют повторному обращению после того, как нарушение будет устранено.

«Идеальная претензия» - какая?

Никаких шаблонов, бланков, образцов этого документа законом не утверждено. Каждый составляет претензию сам. Главное - указать в ней:

• кому направляется претензия;

• от кого;

• в чем состоит суть нарушения со ссылкой на пункты договора, которые нарушены;

• что требует автор претензии;

• подпись полномочного лица и дата.

Многие предприниматели не хотят платить за составление этого документа, считая, что справятся сами. В этой связи хочется предостеречь владельцев бизнеса. Многие допускают ошибки при написании. Это не страшно, если удается решить конфликт без обращения в суд. Но если документ пойдет в суд, есть риск, что тот его отвергнет из-за того, что обнаружит в нем изъяны.

Недостатки претензии: какие допустимы, а какие – нет?

Разберемся, какие ошибки при написании претензии приемлемы, а какие – критичны. Считается, что истец выдержал претензионный порядок, даже если он:

• неправильно указал номер договора или перепутал его дату;

• ошибся в реквизитах актов;

• не назвал документ «претензией» (но из содержания следует однозначное толкование наименования и смысла документа);

• перепутал индекс при написании адреса;

• допустил математическую неточность при расчетах;

• не прикладывал к досудебному письму копии первичных документов и иных оснований своих расчетов.

Но неточность ошибке рознь. Например, вы направили арендатору письмо с предложением срочно съехать из помещения, а потом подали в суд иск о взыскании платежей. В претензии вы выразили одно требование, а в иске – другое. Суд не сочтет, что вы выполнили требование ст. 619 ГК РФ о направлении претензии (см. данный вывод в постановлении АС Московского округа от 26.01.2022г. по делу № А41-29184/2021).

Если ошибка – в вычислениях, суд снисходителен. Но если в претензии указан один договор, а взыскать долг в суде вы пытаетесь по другому контракту, суд не будет рассматривать иск. Он сочтет, что претензионный порядок не соблюден (см. постановление АС Северо-Западного округа по делу № А56-117685/2020 от 01.02.2022).

Разобраться в тонкостях написания досудебного письма может и не юрист. Но для того, чтобы претензия не вызвала нареканий у суда и не повлекла возврата иска, доверить ее составление лучше профессионалу. Важно также и то, как этот документ был направлен контрагенту.

Как правильно отправить претензию?

Отправить письмо с требованиями по электронной почте не возбраняется. Так можно быстрее уладить конфликт. Иногда бывает достаточно пары звонков – и проблема решается без всяких писем.

Но если между сторонами уже есть натянутость, то пренебрегать соблюдением формальностей не стоит.

Бумажную претензию всегда нужно отправлять на юридический адрес оппонента. Актуальный адрес есть в ЕГРЮЛ. Выписку получить может любой желающий с сайта ФНС по ИНН или ОГРН юридического лица. Услуга бесплатная, выписка предоставляется в доли секунды.

Дополнительный экземпляр рекламации можно послать по почтовому адресу или тому, что приведен в договоре, если он не совпадает со сведениями из ЕГРЮЛ. Как правило, в договоре указывается местонахождение филиала или подразделения, которое непосредственно ведает заключением и исполнением договора. Скорее всего, именно здесь будут выяснять обстоятельства, указанные в претензии.

Правила: при отсутствии надежд на мирное решение конфликта достаточно направить официальную претензию только на юридический адрес. Если же есть перспективы уладить недоразумение до суда, то отправляйте рекламацию по любым адресам, где могут находиться ответственные лица контрагента.

Большинство деловых контактов сейчас осуществляется по телефону и e-mail. В этой связи логичен вопрос: достаточно ли отправить текст претензии по WhatsApp, e-mail или факсу? Ответим так: такой способ весьма спорен, даже если он предусмотрен в договоре. Доказать в суде, что вы направили претензию именно той фирме, к которой потом предъявляете иск, непросто. Еще сложнее подтвердить, что ее получил руководитель, а не завхоз. Поэтому для быстрого решения проблемы такой способ подходит, а для суда – скорее, нет.

Ответить на рекламацию адресат должен в течение 30 дней. После этого срока можно направлять иск в суд (п. 5 ст. 4 АПК РФ).

Выводы:

1. Претензия – это документально зафиксированное недовольство участника сделки качеством услуги или товара, с требованием конкретных действий от оппонента. 

2. Претензия призвана решить спор до обращения в суд.

3. В законе нет требований к содержанию претензии. Главное – указать в ней, что конкретно вы просите выполнить адресата.

4. Обязательность направления претензии следует из закона или договора.

5. Если истец не следовал претензионному порядку, суд может вернуть иск, оставить его без движения или без рассмотрения.