Если работник использует свой личный автомобиль для производственных нужд, можно ли показать расходы на эксплуатацию автомобиля (например, бензин) в расходах фирмы?
Согласно правилам, закрепленным в трудовом законодательстве России при использовании работниками с согласия работодателя и в его интересах легкового автомобиля, работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) этого автомобиля. Законодательство устанавливает возможность компенсации работнику любых расходов, связанных с использованием легкового автомобиля. К таким расходам, относятся расходы на бензин, горюче – смазочные материалы, расходы на ремонт, техническое обслуживание автомобиля и пр.
Размер возмещения расходов определяется письменным соглашением между работником и работодателем.
Налоговое законодательство России устанавливает для фирмы возможность уменьшить полученные доходы на сумму произведенных этой фирмой расходов. В частности, для целей налогообложения прибыли фирма может отнести к расходам затраты на компенсацию, которая выплачивается работникам за использование для служебных деловых поездок легковых автомобилей и мотоциклов. Компенсация учитывается в расходах в пределах установленных норм. Сумма компенсации, превышающая установленные нормы, не включается в состав расходов, уменьшающих налогооблагаемую базу по налогу на прибыль.
Для включения в расходы компенсации за использование в служебных поездках личных легковых автомобилей не имеет значения, находится ли автомобиль в собственности работника или же он управляет им по доверенности.
Компенсационные выплаты работнику включаются в состав расходов для целей налогообложения прибыли при условии, что фирма использует личный легковой автомобиль работника в своей деятельности, связанной с получением доходов. Кроме того, компенсационные выплаты работнику должны быть подтверждены документами.
Поэтому, для целей получения компенсации работники представляют в бухгалтерию фирмы технический паспорт автомобиля, заверенную в установленном порядке копию доверенности на управление автомобилем (если он не находится в собственности работника), путевые листы, платежные документы, подтверждающие расходы, связанные с использованием автомобиля.
Между работником и фирмой должен быть заключен договор аренды транспортного средства. Кроме того, руководитель фирмы должен издать приказ, к котором будет объясняться необходимость использования в деятельности фирмы личного автомобиля работника.
Основанием для выплаты компенсации является приказ руководителя фирмы. В приказе руководителя фирмы устанавливаются размер компенсации. Конкретный размер компенсации определяется в зависимости от интенсивности использования личного легкового автомобиля для служебных поездок. В размерах компенсации работнику учитывается возмещение затрат по эксплуатации используемого для служебных поездок личного легкового автомобиля (суммы износа, затрат на горюче-смазочные материалы, техническое обслуживание и текущий ремонт).
Расходы в виде компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей признаются для целей налогообложения прибыли на дату перечисления денежных средств с расчетного счета (выплаты из кассы) организации.
