Статья 166 ТК РФ определяет служебную командировку как поездку работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Сразу оговорим, что в командировку можно направлять только работников, с которыми заключен трудовой договор, работников, которые оказывают организации услуги (выполняют работы) на основании гражданско-правовых договоров, в командировку в том смысле, который вкладывает в это понятие, законодатель, направить нельзя.
Особенности направления работников в служебные командировки установлены в Положении, утвержденном Постановлением Правительства Российской Федерации от 13.10.2008 г. N 749 "Об особенностях направления работников в служебные командировки" (далее - Положение).
При направлении работника в командировку ему гарантируются сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных со служебной командировкой. Такие расходы включают в себя: расходы по проезду; расходы по найму жилого помещения; дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные); иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя (ст. ст. 167, 168 ТК РФ).
ЭЛЕКТРОННЫЕ ПРОЕЗДНЫЕ ДОКУМЕНТЫ
В соответствии с пунктом 23 Положения, работнику при направлении его в командировку на территорию иностранного государства дополнительно возмещаются:
- расходы на оформление заграничного паспорта, визы и других выездных документов;
- обязательные консульские и аэродромные сборы;
- сборы за право въезда или транзита автомобильного транспорта;
- расходы на оформление обязательной медицинской страховки;
- иные обязательные платежи и сборы.
В соответствии с пунктом 16 Положения, оплата и (или) возмещение расходов работника в иностранной валюте, связанных с командировкой за пределы территории Российской Федерации, включая выплату аванса в иностранной валюте, а также погашение неизрасходованного аванса в иностранной валюте, выданного работнику в связи с командировкой, осуществляются в соответствии с ФЗ "О валютном регулировании и валютном контроле".
Порядок оформления
Трудовым Кодексом РФ не предусмотрены разграничения между командировкой по России или за границу. Таким образом, первичные документы при направлении сотрудника за границу оформляются в том же порядке, что и при направлении работников по России, учитывая определенные особенности. Так, направление работника в командировку за пределы территории Российской Федерации производится по распоряжению работодателя без оформления командировочного удостоверения, кроме случаев командирования в государства - участников Содружества Независимых Государств, с которыми заключены межправительственные соглашения, на основании которых в документах для въезда и выезда пограничными органами не делаются отметки о пересечении государственной границы (п. 15 Постановления Правительства РФ от 13.10. 2008 г. N 749 "Об особенностях направления работников в служебные командировки").
В зависимости от режима въезда в страну (визовый или безвизовый режим), зависит документальное оформление зарубежной командировки.
Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 утверждены унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, в том числе унифицированная форма командировочного удостоверения.
С 1 января 2013 г. вступил в силу Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете", статья 9 которого гласит, что формы первичных учетных документов утверждает руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета.
В связи с этим Федеральная служба по труду и занятости (Роструд), уполномоченная на информирование и консультирование работодателей и работников по вопросам соблюдения трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, в своих письмах от 23.01.2013г. № ПГ/409-6-1, от 23.01.2013г. № ПГ/10659-6-1 разъяснила, что с 1 января 2013 г. унифицированные формы, утвержденные Постановлением №1, для негосударственных организаций не обязательны, такие организации вправе пользоваться формами первичных учетных документов, разработанными ими самостоятельно. Однако, в настоящее время, большое количество организаций продолжают пользоваться формами первичных документов, подлежащих применению ранее, поэтому рассмотрим порядок оформления направления в командировку с их использованием.
При направлении работника в командировку, необходимо оформить:
- служебное задание (форма № Т-10а), в котором нужно указать цель, время и место командировки. Документ должен подписать руководитель структурного подразделения, где работает сотрудник, а утвердить - руководитель организации;
- приказ (распоряжение) о направлении сотрудника в командировку (форма № Т-9 или Т-9а). Эта форма заполняется работником кадровой службы на основании служебного задания, подписываются руководителем организации;
- командировочное удостоверение (форма Т-10). Выписывается в одном экземпляре работником кадровой службы на основании приказа (распоряжения) о направлении в командировку.
- авансовый отчет (форма N АО-1) составляется после возвращения из командировки в организацию работником (подотчетным лицом) с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы, не позднее трех дней (п.4.4. Положения Банка России от 12 октября 2011 г. N 373-П "О порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации"). В отчете можно указать, какие проблемы обсуждались в ходе конференции, с какими партнерами (потенциальными клиентами, производителями товаров) встречались работники организации, решенные вопросы в результате деловых встреч и т.д. К отчету можно приложить материалы, полученные в ходе проведения мероприятия: различные программы,
- конспекты, каталоги, буклеты и т. д.
Следовательно, документы, подтверждающие понесенные организацией расходы, составленные на иностранном языке и переведенные на русский профессиональным переводчиком (компетентным сотрудником организации), могут быть приняты к налоговому учету в качестве первичных документов, если они оформлены в соответствии с законодательством Российской Федерации либо согласно обычаям делового оборота, применяемым в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы (Письмо Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина РФ от 26 марта 2010 г. N 03-08-05/1).
Загранкомандировки сотрудников: порядок оформления и налогообложения
Обращаем Ваше внимание, что при направлении работника в командировку в страны с визовым режимом или страны с безвизовым режимом, но не относящимся к странам СНГ, командировочное удостоверение оформлять не нужно. В этом случае, для определения срока пребывания за рубежом используются отметки о пересечении границы в загранпаспорте командированного работника или, если отметки не проставлялись, на основании проездных документов (авиа- и железнодорожных билетов).
Рекомендуем разработать и утвердить в организации Положение о командировках, в котором четко определить обязанности работника по организации командировок (оформление документов (паспорт, виза), приобретение билетов, заказ гостиницы и т. д.).
Сведения о командировке фиксируются работодателем:
- в журнале учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации. Форма и порядок ведения журнала утверждены приказом Минздравсоцразвития России от 11.09.2009 N 739н на основании п.8 Положения;
- в табеле учета рабочего времени (унифицированные формы №Т-12 и № Т-13). В этом документе отмечаются все календарные дни нахождения сотрудника в командировке путем проставления буквенного кода "К" или цифрового кода "06".
Налог на прибыль
Согласно положениям пункта 1 статьи 252 НК РФ расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных статьей 265 Кодекса, убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком.
Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме.
Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором).
Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.
Подпунктом 12 пункта 1 статьи 264 Кодекса предусмотрено, что к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся расходы налогоплательщика на командировки, в частности на выплату суточных и полевого довольствия.
В соответствии со статьей 168 Трудового кодекса Российской Федерации порядок и размер возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом.
Расходы на выплату суточных для целей исчисления налога на прибыль не нормируются. В коллективном договоре или другом локальном нормативном акте можно установить любой размер суточных, а также дифференцировать этот размер в зависимости от страны, в которую направляется работник. Так, в пункте 16 Положения сказано, что выплата работнику суточных в иностранной валюте при направлении работника в командировку за пределы территории РФ осуществляется в размерах, определяемых коллективным договором или локальным нормативным актом, с учетом особенностей, предусмотренных пункте 19 этого же документа. Правила расчета суточных указаны в подпунктах 17-20 Положения.
В случае аренды гостиниц за рубежом в составе расходов (с пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ) подлежат возмещению расходы работника на основании квитанций или счетов за проживание в гостинице, в том числе на территории иностранного государства, включая суммы налога на добавленную стоимость, включенные в счет (письма Минфина России от 30.01.2012 N 03-03-06/1/37, Письмо Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина РФ от 5 декабря 2011 г. N 03-03-06/1/802).НДС
В соответствии с пунктом 1 статьи 171 НК РФ налогоплательщик имеет право уменьшить общую сумму налога, исчисленную в соответствии со ст. 166 НК РФ, на установленные ст. 171 НК РФ налоговые вычеты.
В соответствии с пунктом 7 статьи 171 НК РФ суммы налога на добавленную стоимость, уплаченные по расходам на командировки, в том числе расходам на наем жилого помещения, принимаемым к вычету при исчислении налога на прибыль организаций, подлежат вычету при исчислении налога на добавленную стоимость, уплачиваемого в бюджет.
В соответствии с пп. 12 п.1 ст. 264 НК РФ при формировании налоговой базы по налогу на прибыль организаций налогоплательщик вправе учесть в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией, расходы на командировки, в частности, на наем жилого помещения. По этой статье расходов подлежат возмещению расходы работника на основании квитанций или счетов за проживание в гостинице, в том числе на территории иностранного государства, включая суммы налога на добавленную стоимость.
НДФЛ
На основании п. 3 ст. 217 НК РФ не подлежат обложению НДФЛ все виды установленных законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ), связанных, в частности, с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей, включая возмещение командировочных расходов.
Положениями указанной статьи предусмотрено, что при оплате работодателем налогоплательщику расходов на командировки как внутри страны, так и за ее пределы в доход, подлежащий налогообложению, не включаются суточные, выплачиваемые в соответствии с законодательством РФ, но не более 700 рублей за каждый день нахождения в командировке на территории РФ и не более 2500 рублей за каждый день нахождения в заграничной командировке. Если суточные, установленные локальным актом, превышают указанные нормы, сотруднику в целях исчисления НДФЛ следует включить в налогооблагаемый доход сумму, превышающую лимит, предусмотренный п. 3 ст. 217 НК РФ (Письмо Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина РФ от 6 марта 2013 г. N 03-04-06/6713, Письмо Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина РФ от 26 декабря 2012 г. N 03-04-06/6-368).
